Ủy thác nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị khác có chức năng phù hợp để đứng ra thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa theo thỏa thuận giữa hai bên. Đơn vị nhận ủy thác thay mặt bên ủy thác thực hiện một hoặc nhiều công việc liên quan đến giao dịch và nhập khẩu. Còn bên ủy thác là doanh nghiệp có nhu cầu đưa hàng từ nước ngoài về Việt Nam.

Ủy thác nhập khẩu thường được doanh nghiệp quan tâm khi chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý . Hoặc chưa muốn tự thực hiện toàn bộ quy trình. Hoặc cần một đơn vị đứng ra thực hiện phần nhập khẩu theo mô hình phù hợp.

Ủy thác nhập khẩu không phải là thuê một đơn vị vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam. Hai khái niệm này có phạm vi công việc và trách nhiệm khác nhau.

Ủy thác nhập khẩu thực chất là gì?

Trong một giao dịch ủy thác, có thể hình dung cơ bản gồm hai bên:

• Bên ủy thác: doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa.
• Bên nhận ủy thác: đơn vị nhận thực hiện hoạt động nhập khẩu theo nội dung hai bên đã thỏa thuận.

Bên ủy thác có thể là doanh nghiệp đang cần nhập hàng để kinh doanh. Hoặc nhập hàng phục vụ hoạt động của mình. Tuy nhiên lựa chọn không trực tiếp đứng tên thực hiện toàn bộ hoạt động nhập khẩu.

Bên nhận ủy thác sẽ thực hiện các công việc được giao theo hợp đồng. Tùy thỏa thuận, phạm vi có thể liên quan đến giao dịch với nhà cung cấp. Ngoài ra còn có thể liên quan đến chứng từ, vận chuyển, khai báo hải quan, thực hiện nghĩa vụ tài chính, nhận hàng và bàn giao lại cho bên ủy thác.

Do đó, ủy thác nhập khẩu là một mô hình tổ chức hoạt động nhập khẩu. Ủy thác nhập khẩu không phải tên của một phương thức vận chuyển.

Ví dụ, doanh nghiệp tại Việt Nam mua một lô máy móc từ nhà cung cấp Trung Quốc. Thay vì tự đứng ra thực hiện toàn bộ hoạt động nhập khẩu. Doanh nghiệp ký hợp đồng với một đơn vị nhận ủy thác. Sau đó để đơn vị này thực hiện phần công việc nhập khẩu theo thỏa thuận.

Trong trường hợp đó, doanh nghiệp vẫn phải xác định rõ hàng hóa. Ngoài ra cần xác định mục đích sử dụng, thông tin nhà cung cấp, giá mua và các yêu cầu liên quan. Đơn vị nhận ủy thác không có nghĩa là mọi trách nhiệm đối với hàng hóa được chuyển hoàn toàn.

Ủy thác nhập khẩu gồm những công việc nào?

Phạm vi ủy thác không phải lúc nào cũng giống nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hợp đồng để xác định chính xác đơn vị nhận ủy thác thực hiện đến đâu.

Một gói ủy thác có thể bao gồm các công việc như:

• Làm việc với nhà cung cấp nước ngoài theo phạm vi được giao.
• Kiểm tra và phối hợp chuẩn bị chứng từ thương mại.
• Thực hiện các công việc liên quan đến vận chuyển hàng hóa.
• Khai báo hải quan theo hồ sơ và thông tin của lô hàng.
• Thực hiện hoặc phối hợp thực hiện nghĩa vụ thuế, phí theo thỏa thuận.
• Xử lý các yêu cầu liên quan đến chính sách quản lý hàng hóa nếu thuộc phạm vi dịch vụ.
• Nhận hàng sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết.
• Bàn giao hàng cho bên ủy thác.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng cứ sử dụng dịch vụ ủy thác thì doanh nghiệp có thể giao toàn bộ thông tin cho đơn vị dịch vụ và không cần kiểm tra gì thêm.

Thông tin về hàng hóa phải được cung cấp đầy đủ và chính xác. Nếu doanh nghiệp cung cấp sai tên hàng, thông số, số lượng, tình trạng hàng hóa hoặc thông tin khác, việc xử lý lô hàng cũng có thể phát sinh vấn đề.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, hai bên cần thống nhất rõ ai làm việc gì, cung cấp thông tin gì, chịu khoản chi phí nào và xử lý trách nhiệm ra sao khi có phát sinh.

Ủy thác nhập khẩu khác gì với việc thuê vận chuyển?

Đây là điểm doanh nghiệp mới nhập khẩu rất dễ phát sinh nhầm lẫn.

Thuê vận chuyển tập trung chủ yếu vào việc đưa hàng từ điểm nhận tại Trung Quốc về Việt Nam. Trong khi đó, ủy thác nhập khẩu liên quan đến hoạt động nhập khẩu. Hoặc trách nhiệm của bên nhận ủy thác trong giao dịch đó.

Một đơn vị logistics có thể cung cấp dịch vụ vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam. Tuy nhiên không đồng nghĩa đơn vị đó đang nhận ủy thác nhập khẩu.

Ngược lại, một hợp đồng ủy thác có thể bao gồm thêm các dịch vụ logistics nếu có thỏa thuận.

Doanh nghiệp vì vậy không nên chỉ nhìn vào tên gọi “dịch vụ nhập hàng” hoặc “dịch vụ logistics” để xác định mô hình. Cần đọc phạm vi dịch vụ và hợp đồng cụ thể.

Có thể hiểu đơn giản:

Vận chuyển trả lời câu hỏi: hàng được đưa từ đâu đến đâu?

Ủy thác nhập khẩu trả lời câu hỏi: ai đứng ra thực hiện hoạt động nhập khẩu theo thỏa thuận giữa các bên?

Hai hoạt động này có thể đi cùng nhau nhưng không phải là một.

Khi nào doanh nghiệp thường quan tâm đến ủy thác nhập khẩu?

Ủy thác thường phù hợp với những doanh nghiệp chưa muốn hoặc chưa thể tự tổ chức toàn bộ hoạt động nhập khẩu.

Một số trường hợp thường gặp:

Doanh nghiệp mới bắt đầu nhập hàng Trung Quốc

Doanh nghiệp có thể chưa quen với chứng từ, quy trình, khai báo và các bước liên quan đến nhập khẩu. Sử dụng đơn vị có kinh nghiệm có thể giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc giai đoạn đầu.

Doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng

Nếu tần suất nhập hàng chưa đủ lớn để xây dựng một bộ phận chuyên trách, thuê ngoài một phần hoạt động có thể là phương án cần cân nhắc.

Doanh nghiệp muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh

Thay vì tự xử lý toàn bộ các khâu logistics và nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phân công phần việc phù hợp cho đơn vị chuyên môn.

Doanh nghiệp đang thử nghiệm nguồn hàng mới

Khi chưa có lịch sử giao dịch ổn định với nhà cung cấp hoặc chưa biết rõ khối lượng nhập trong tương lai, ủy thác có thể giúp doanh nghiệp triển khai những lô đầu tiên mà chưa cần xây dựng ngay một hệ thống nhập khẩu hoàn chỉnh.

Tuy nhiên, đây không phải lựa chọn bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã có bộ phận xuất nhập khẩu, quy trình nội bộ và năng lực xử lý ổn định, việc tự nhập khẩu có thể phù hợp hơn.

Ủy thác nhập khẩu có làm hàng hóa trở thành “không chính ngạch” không?

Việc doanh nghiệp tự nhập khẩu hay sử dụng đơn vị nhận ủy thác không phải yếu tố quyết định hàng hóa có được nhập khẩu chính ngạch hay không.

Điểm cần quan tâm là hoạt động nhập khẩu có được thực hiện theo đúng quy định về hải quan, thuế, chứng từ và chính sách quản lý hàng hóa hay không.

Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ủy thác vẫn cần kiểm tra:

• Hàng hóa có được phép nhập khẩu không.
• Hàng có thuộc diện quản lý đặc biệt không.
• Chứng từ có phù hợp không.
• Thông tin khai báo có đúng với hàng thực tế không.
• Nghĩa vụ thuế và các khoản chi phí được xác định như thế nào.
• Trách nhiệm của từng bên được ghi nhận ra sao.

Nói cách khác, ủy thác là cách tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu, không phải cách “né” các yêu cầu pháp lý của hoạt động nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lựa chọn ủy thác?

Điều quan trọng nhất không phải chỉ là tìm đơn vị có mức phí thấp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước:

• Đơn vị nhận ủy thác có đủ năng lực thực hiện phạm vi công việc đã cam kết không.
• Hợp đồng thể hiện rõ trách nhiệm của hai bên không.
• Chi phí ủy thác được tính như thế nào.
• Các khoản phí logistics, kho bãi, vận chuyển, thuế và chi phí phát sinh có được tách rõ không.
• Chứng từ được xử lý và bàn giao như thế nào.
• Ai chịu trách nhiệm khi thông tin hàng hóa do một bên cung cấp bị sai.
• Quy trình xử lý khi hàng phát sinh vấn đề tại khâu nhập khẩu.
• Hàng sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được bàn giao ở đâu.

Một báo giá thấp nhưng không nói rõ phạm vi công việc có thể khiến doanh nghiệp phải thanh toán thêm nhiều khoản trong quá trình thực hiện.

Do đó, nên so sánh tổng chi phí và phạm vi trách nhiệm, thay vì chỉ so sánh phí ủy thác.

Ủy thác nhập khẩu có phải giải pháp lâu dài không?

Ủy thác có thể là giải pháp phù hợp trong một giai đoạn nhất định. Khi doanh nghiệp tăng số lượng đơn hàng, nhập khẩu thường xuyên hơn hoặc bắt đầu xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu riêng, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang mô hình tự nhập khẩu.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không có nhu cầu xây dựng bộ phận chuyên trách và muốn tập trung nguồn lực vào kinh doanh, tiếp tục sử dụng mô hình ủy thác cũng có thể là lựa chọn phù hợp.

Vấn đề không nằm ở việc ủy thác hay tự nhập khẩu tốt hơn tuyệt đối, mà là mô hình nào phù hợp với quy mô, tần suất nhập hàng, năng lực nội bộ và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam

Với doanh nghiệp cần triển khai vận chuyển và nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, Hoa Việt Logistics có hệ thống kho phục vụ quá trình tập kết và vận chuyển:

• Kho Bằng Tường (Trung Quốc)
• Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội
• Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM

Hoa Việt Logistics định hướng cung cấp giải pháp vận chuyển – ký gửi chính ngạch minh bạch, uy tín, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đưa hàng từ Trung Quốc về Việt Nam và phối hợp xử lý các khâu logistics phù hợp với nhu cầu từng lô hàng.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam nhanh chóng, an toàn và ổn định.

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

Doanh nghiệp mới nhập hàng Trung Quốc thường tập trung vào ba việc: tìm nhà cung cấp, chốt giá và đưa hàng về Việt Nam. Nhưng để một lô hàng về được đúng thời gian, đúng chi phí và có thể nhập ổn định về sau, doanh nghiệp còn phải kiểm soát nhiều vấn đề khác như chính sách mặt hàng, chứng từ, vận chuyển, thuế, chất lượng và dòng tiền.

Điều quan trọng nhất không phải là biết thật nhiều thuật ngữ logistics ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần hiểu những điểm nào phải kiểm tra trước, điểm nào có thể thuê đơn vị chuyên môn xử lý và điểm nào mình vẫn phải tự kiểm soát.

Dưới đây là 10 vấn đề doanh nghiệp mới nên nắm trước khi bắt đầu nhập hàng Trung Quốc.

1. Đừng nhầm “mua được hàng” với “nhập được hàng”

Mua được hàng và nhập được hàng là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau trong vấn đề nhập khẩu, đây là khác biệt đầu tiên mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm trên 1688, Taobao, Alibaba hoặc thông qua một nhà cung cấp Trung Quốc. Tuy nhiên, việc mua được sản phẩm không đồng nghĩa với việc sản phẩm đó có thể được đưa về Việt Nam theo đúng phương án mà doanh nghiệp dự kiến.

Sau khi mua hàng còn có nhiều bước:

• Nhà cung cấp chuẩn bị và giao hàng.

• Hàng được tiếp nhận tại kho Trung Quốc.

• Hàng được kiểm tra, phân loại hoặc xử lý theo yêu cầu.

• Hàng được vận chuyển về Việt Nam.

• Thực hiện các thủ tục liên quan tùy loại hàng và phương án nhập.

• Hàng được đưa về kho Việt Nam và giao đến địa chỉ cuối.

Vì vậy, ngay từ đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên nhìn toàn bộ chuỗi thay vì chỉ quan tâm đến giá mua.

2. Phải biết mình đang nhập mặt hàng gì

Một trong những lỗi phổ biến của người mới là mô tả sản phẩm quá chung chung.

Ví dụ, chỉ nói “đồ gia dụng”, “đồ điện”, “đồ chơi”, “quần áo” hoặc “phụ kiện” là chưa đủ để đánh giá phương án nhập.

Doanh nghiệp nên nắm được:

• Tên hàng cụ thể.

• Chất liệu hoặc thành phần.

• Công dụng.

• Cấu tạo.

• Model, mã sản phẩm nếu có.

• Kích thước và quy cách.

• Tình trạng hàng hóa.

• Mục đích sử dụng.

Những thông tin này ảnh hưởng đến việc phân loại hàng hóa, xác định chính sách quản lý và chuẩn bị hồ sơ.

Một sản phẩm có tên thương mại giống nhau nhưng khác chất liệu hoặc công dụng có thể dẫn đến cách xử lý khác nhau. Vì vậy, đừng bắt đầu bằng câu hỏi “phí vận chuyển bao nhiêu?” trước khi xác định rõ bản chất hàng hóa.

3. Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi quyết định thanh toán

Doanh nghiệp mới thường kiểm tra chính sách hàng hóa sau khi hàng đã được gửi đi. Đây là thời điểm rất dễ bị động.

Trước khi đặt hàng, cần xác định mặt hàng có thuộc diện:

• Cấm nhập khẩu.

• Quản lý theo điều kiện.

• Kiểm tra chuyên ngành.

• Kiểm tra chất lượng.

• Có yêu cầu về chứng nhận, công bố hoặc hợp quy.

• Có quy định riêng về nhãn hàng hóa.

• Có yêu cầu đặc biệt về tình trạng hàng hóa.

Không phải mọi mặt hàng đều áp dụng một bộ thủ tục giống nhau.

Đặc biệt, với những nhóm hàng có khả năng chịu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ký đơn hàng lớn. Chi phí kiểm tra hoặc thời gian xử lý nếu phát sinh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch bán hàng.

4. Giá trên 1688 hoặc Taobao chưa phải giá vốn

Một sản phẩm niêm yết 20 tệ không có nghĩa doanh nghiệp chỉ cần quy đổi 20 tệ sang tiền Việt là biết giá vốn.

Để đưa hàng về đến kho tại Việt Nam, có thể phát sinh nhiều nhóm chi phí:

• Giá mua sản phẩm.

• Vận chuyển nội địa Trung Quốc.

• Chi phí kho hoặc xử lý hàng nếu có.

• Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam.

• Chi phí liên quan đến thủ tục.

• Thuế và các khoản phải nộp theo quy định.

• Chi phí giao hàng tại Việt Nam.

• Các khoản phát sinh khác tùy từng lô hàng.

Vì vậy, khi so sánh hai nhà cung cấp, không nên chỉ nhìn vào đơn giá sản phẩm.

Một nhà cung cấp rẻ hơn 1–2 tệ nhưng yêu cầu MOQ cao, đóng gói cồng kềnh hoặc có thời gian giao hàng dài chưa chắc tạo ra phương án tốt hơn.

Doanh nghiệp nên hình thành thói quen nhìn vào tổng chi phí để hàng về đến nơi cần bán hoặc sử dụng.

5. Nhà cung cấp rẻ nhất chưa chắc là nhà cung cấp phù hợp nhất

Với đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên đánh giá nhà cung cấp trên nhiều tiêu chí thay vì chỉ chọn mức giá thấp nhất.

Có thể xem xét:

• Giá và chính sách theo số lượng.

• MOQ.

• Khả năng cung ứng.

• Thời gian sản xuất.

• Chất lượng sản phẩm.

• Quy cách đóng gói.

• Khả năng đáp ứng đơn hàng lặp lại.

• Chính sách xử lý hàng lỗi.

• Khả năng cung cấp thông tin, chứng từ cần thiết.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp muốn nhập một sản phẩm trong thời gian dài.

Nếu lần đầu mua 100 sản phẩm, nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt. Nhưng khi tăng lên 1.000 hoặc 5.000 sản phẩm, năng lực sản xuất, thời gian giao hàng và chất lượng ổn định mới thực sự trở thành vấn đề.

6. Đơn hàng nhỏ và đơn hàng lớn cần cách tiếp cận khác nhau

Không có một mức số lượng “đúng” cho mọi doanh nghiệp.

Với sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng lượng vừa phải để kiểm tra:

• Chất lượng thực tế.

• Tỷ lệ lỗi.

• Khả năng tiêu thụ.

• Chi phí logistics.

• Phản hồi của khách hàng.

Sau khi dữ liệu đủ tốt, doanh nghiệp mới cân nhắc tăng quy mô.

Ngược lại, với sản phẩm đã có đầu ra ổn định, việc nhập số lượng lớn có thể giúp tối ưu một số khoản chi phí và hạn chế tình trạng thiếu hàng.

Vấn đề là doanh nghiệp phải cân đối giữa giá nhập – chi phí logistics – tốc độ bán – vốn tồn kho.

Nhập ít quá có thể làm chi phí trên đơn vị hàng cao. Nhập quá nhiều lại khiến vốn bị nằm trong kho.

7. Cần phân biệt thời gian vận chuyển và thời gian hàng về thực tế

Một sai lầm khác của người mới là hỏi:

“Bao nhiêu ngày hàng về?”

Nhưng thời gian vận chuyển chỉ là một phần của tổng thời gian đơn hàng.

Doanh nghiệp còn phải tính:

• Thời gian nhà cung cấp xử lý đơn.

• Thời gian sản xuất nếu là hàng đặt theo yêu cầu.

• Thời gian giao từ nhà cung cấp đến kho Trung Quốc.

• Thời gian chờ gom hoặc xử lý hàng.

• Thời gian vận chuyển.

• Thời gian thực hiện các thủ tục liên quan.

• Thời gian giao hàng chặng cuối tại Việt Nam.

Vì vậy, khi lập kế hoạch nhập hàng, nên tính theo lead time của toàn bộ đơn hàng, không chỉ lấy thời gian xe chạy làm mốc.

Điều này đặc biệt quan trọng với hàng mùa vụ. Nếu chỉ tính thời gian vận chuyển mà bỏ qua thời gian sản xuất và giao hàng nội địa Trung Quốc, doanh nghiệp rất dễ đặt hàng quá muộn.

8. Chứng từ không phải chuyện của riêng đơn vị logistics

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị logistics hoặc đơn vị dịch vụ hỗ trợ xử lý nhiều công việc, nhưng không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua phần thông tin và chứng từ.

Người nhập hàng vẫn cần nắm được những thông tin cơ bản của lô hàng:

• Ai là người bán?

• Ai là người mua?

• Hàng hóa là gì?

• Số lượng bao nhiêu?

• Đơn giá và tổng giá trị bao nhiêu?

• Quy cách đóng gói thế nào?

• Hàng có tài liệu kỹ thuật hoặc chứng từ đặc thù không?

Các thông tin trên cần có sự thống nhất giữa hàng thực tế và hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp không kiểm soát thông tin đầu vào, việc thuê dịch vụ bên ngoài cũng khó đảm bảo lô hàng được xử lý đúng ngay từ đầu.

9. Cần xác định rõ phần việc của doanh nghiệp và phần việc của đơn vị logistics

Đây là vấn đề rất quan trọng khi mới nhập hàng.

Doanh nghiệp nên thống nhất trước:

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm:

• Chọn sản phẩm.

• Chọn nhà cung cấp.

• Đàm phán giá và điều kiện mua.

• Kiểm soát chất lượng theo thỏa thuận.

• Cung cấp thông tin sản phẩm cần thiết.

• Xác định nhu cầu nhận hàng.

Đơn vị logistics có thể hỗ trợ:

• Tiếp nhận hàng tại kho Trung Quốc.

• Kiểm đếm hoặc xử lý hàng theo dịch vụ.

• Gom hàng.

• Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam.

• Hỗ trợ các thủ tục logistics và nhập khẩu theo phạm vi dịch vụ.

• Giao hàng về địa chỉ tại Việt Nam.

Phân chia rõ trách nhiệm ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng khi hàng có vấn đề thì không bên nào biết mình phải xử lý phần nào.

10. Hãy xem đơn hàng đầu tiên là lúc xây dựng quy trình

Đơn hàng đầu tiên không chỉ có mục tiêu “đưa hàng về”.

Đó cũng là lúc doanh nghiệp kiểm tra toàn bộ cách mình đang vận hành.

Sau một đơn hàng, nên ghi nhận lại:

• Nhà cung cấp nào giao đúng thời gian?

• Tỷ lệ hàng lỗi bao nhiêu?

• Chi phí thực tế khác dự toán bao nhiêu?

• Khâu nào mất nhiều thời gian nhất?

• Có phát sinh thủ tục ngoài dự kiến không?

• Đơn vị logistics xử lý có ổn định không?

• Hàng về có đúng kế hoạch bán hàng không?

Những dữ liệu này sẽ trở thành cơ sở cho các đơn hàng tiếp theo.

Khi doanh nghiệp nhập thường xuyên, thay vì mỗi lần lại tìm nhà cung cấp, hỏi lại phí và xử lý từ đầu, có thể xây dựng một quy trình chuẩn từ mua hàng đến giao hàng.

Người mới nhập hàng Trung Quốc nên bắt đầu từ đâu?

Nếu chưa từng nhập hàng, doanh nghiệp không nhất thiết phải giải quyết tất cả vấn đề cùng lúc.

Có thể bắt đầu theo thứ tự:

Bước 1: Xác định sản phẩm và mục đích nhập.

Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng.

Bước 3: Tìm và đánh giá nhà cung cấp.

Bước 4: Chốt mẫu, chất lượng và điều kiện mua.

Bước 5: Dự toán tổng chi phí.

Bước 6: Xác định phương án vận chuyển và kho nhận hàng.

Bước 7: Chuẩn bị thông tin, chứng từ cần thiết.

Bước 8: Thực hiện đơn hàng và theo dõi từng mốc.

Bước 9: Đối chiếu chi phí, thời gian và chất lượng sau khi hàng về.

Bước 10: Chuẩn hóa lại quy trình cho những lần nhập tiếp theo.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp không cần tự làm tất cả. Những khâu chuyên môn có thể thuê đơn vị logistics hoặc đơn vị dịch vụ phù hợp hỗ trợ, nhưng doanh nghiệp vẫn cần hiểu mình đang nhập gì, tổng chi phí ra sao và trách nhiệm của từng bên nằm ở đâu.

Nhập hàng lần đầu không khó, khó là thiếu một quy trình kiểm soát

Một đơn hàng Trung Quốc – Việt Nam có thể bắt đầu rất đơn giản: tìm sản phẩm, đặt hàng và chờ hàng về.

Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu nhập thường xuyên, những vấn đề về chất lượng, chi phí, thời gian, chứng từ và tồn kho sẽ xuất hiện rõ hơn.

Vì vậy, ngay từ những đơn đầu tiên, doanh nghiệp nên xây dựng cách quản lý có hệ thống thay vì chỉ xử lý từng lô riêng lẻ.

Đó cũng là nền tảng để doanh nghiệp chuyển từ “nhập được hàng” sang “nhập hàng ổn định và kiểm soát được giá vốn”.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tiếp nhận hàng tại Trung Quốc, kiểm đếm/xử lý hàng, vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, hỗ trợ thủ tục và giao hàng tại Việt Nam.

Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

Nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp có mức giá tốt hơn, chủ động nguồn cung và tối ưu chi phí logistics trên mỗi sản phẩm. Tuy nhiên, khi số lượng hàng tăng lên, rủi ro cũng tăng theo. Một sai sót nhỏ trong khâu đặt hàng, kiểm tra sản phẩm, chứng từ hoặc vận chuyển có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý một lô hàng có giá trị lớn.

Vì vậy, nhập số lượng lớn không đơn giản là đặt nhiều hàng hơn. Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời nhà cung cấp, chất lượng, số lượng, chứng từ, chính sách nhập khẩu, phương án vận chuyển và khả năng tiêu thụ.

1. Xác định nhu cầu trước khi tăng số lượng nhập hàng Trung Quốc

Trước khi đặt một lô hàng lớn, doanh nghiệp cần xác định lượng hàng thực sự có thể tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định. Một số yếu tố nên được xem xét như:

– Doanh số trung bình theo tháng.

– Tốc độ bán của từng sản phẩm.

– Mùa vụ.

– Thời gian nhập lại hàng.

– Mức tồn kho an toàn.

– Khả năng lưu trữ.

– Dòng tiền của doanh nghiệp.

Giá nhập càng thấp khi mua số lượng lớn không có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn tối ưu. Nếu nhập quá nhiều nhưng tốc độ bán chậm, vốn sẽ bị giữ trong hàng tồn kho, đồng thời phát sinh thêm chi phí lưu kho, quản lý và rủi ro hàng lỗi thời. Do đó, trước khi quyết định số lượng, doanh nghiệp nên trả lời câu hỏi: “Mức nhập này giúp giảm chi phí bao nhiêu và doanh nghiệp cần bao lâu để thu hồi vốn?”

2. Kiểm tra kỹ nhà cung cấp Trung Quốc

Với đơn hàng nhỏ, nếu có vấn đề doanh nghiệp có thể giới hạn thiệt hại. Nhưng với đơn hàng lớn, việc lựa chọn sai nhà cung cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp nên kiểm tra:

– Thông tin nhà cung cấp.

– Thời gian hoạt động.

– Năng lực sản xuất.

– Sản phẩm chủ lực.

– Khả năng đáp ứng số lượng.

– Thời gian giao hàng.

– Chính sách đổi trả.

– Quy cách đóng gói.

– Khả năng cung cấp chứng từ liên quan.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào giá bán. Một nhà cung cấp có đơn giá thấp nhưng không đảm bảo được sản lượng hoặc chất lượng ổn định có thể khiến tổng chi phí của doanh nghiệp cao hơn nhiều.

3. Chốt rõ thông số sản phẩm trước khi sản xuất

Một trong những rủi ro lớn khi nhập số lượng lớn là hàng nhận được không đúng với kỳ vọng ban đầu. Trước khi đặt hàng, cần xác nhận rõ:

– Chất liệu.

– Kích thước.

– Màu sắc.

– Model.

– Quy cách.

– Bao bì.

– Tem nhãn.

– Phụ kiện đi kèm.

– Tiêu chuẩn kỹ thuật nếu có.

Nếu sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu riêng, doanh nghiệp càng cần có thông số kỹ thuật hoặc mẫu đối chiếu rõ ràng. Không nên chỉ trao đổi bằng những mô tả chung như “loại tốt”, “hàng cao cấp” hoặc “đúng mẫu”. Những thông tin này khó trở thành căn cứ để đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

4. Nên kiểm tra mẫu trước khi đặt số lượng lớn

Đây là bước đặc biệt quan trọng.

Nếu chưa từng nhập sản phẩm hoặc chưa từng làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên cân nhắc đặt mẫu hoặc một lô thử nghiệm trước khi tăng số lượng.

Có thể kiểm tra:

– Chất lượng thực tế.

– Kích thước.

– Màu sắc.

– Độ hoàn thiện.

– Bao bì.

– Khả năng vận chuyển.

– Tỷ lệ lỗi.

Mục tiêu của lô thử không nhất thiết là tối ưu lợi nhuận. Nó giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề khi quy mô còn nhỏ.

Chi phí kiểm tra một mẫu thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí xử lý một lô hàng lớn không đạt yêu cầu.

5. Tính tổng giá vốn thay vì chỉ nhìn giá mua

Khi nhập số lượng lớn, chênh lệch một khoản chi phí nhỏ trên mỗi sản phẩm có thể trở thành con số lớn khi nhân với hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn sản phẩm.

Doanh nghiệp cần dự toán:

Giá hàng + vận chuyển nội địa Trung Quốc + kho/xử lý + cước Trung – Việt + hải quan + thuế + kiểm tra chuyên ngành nếu có + giao hàng tại Việt Nam.

Đồng thời, cần kiểm tra cách tính cước:

– Tính theo kg?

– Tính theo khối?

– Có trọng lượng quy đổi không?

– Hàng cồng kềnh tính thế nào?

– Phụ phí nào đã bao gồm?

– Khoản nào có thể phát sinh?

Đừng để một mức giá vận chuyển thấp làm doanh nghiệp bỏ qua tổng chi phí của cả lô hàng.

6. Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng trước khi đặt

Đây là một trong những bước quan trọng đối với hàng nhập khẩu số lượng lớn.

Doanh nghiệp cần xác định:

– Hàng thuộc nhóm nào?

– Mã HS dự kiến là gì?

– Thuế nhập khẩu ra sao?

– Có cần C/O không?

– Có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?

– Có cần giấy phép hoặc điều kiện nhập khẩu không?

– Có yêu cầu kiểm tra chất lượng, hợp quy hoặc thủ tục khác không?

Nếu nhập một lô hàng lớn nhưng sau đó phát hiện sản phẩm cần thêm hồ sơ hoặc kiểm tra chuyên ngành, thời gian và chi phí xử lý có thể tăng đáng kể.

Vì vậy, kiểm tra chính sách mặt hàng nên được thực hiện trước khi thanh toán và đặt số lượng lớn, không nên chờ đến khi hàng về cửa khẩu.

7. Chuẩn bị chứng từ ngay từ đầu

Đối với các lô hàng nhập khẩu, chứng từ cần được thống nhất giữa nhà cung cấp, doanh nghiệp và đơn vị logistics.

Tùy trường hợp, có thể liên quan đến:

– Commercial Invoice.

– Packing List.

– Hợp đồng.

– Chứng từ vận chuyển.

– Chứng từ xuất xứ.

– Hồ sơ kỹ thuật.

– Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu có.

Thông tin giữa các chứng từ cần thống nhất với hàng thực tế. Các thông tin như tên hàng, số lượng, quy cách, trọng lượng và trị giá nếu không đồng nhất có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc giải trình.

8. Kiểm soát số lượng và chất lượng tại kho Trung Quốc

Khi hàng được giao đến kho Trung Quốc, doanh nghiệp có thể kiểm tra và đối chiếu hàng trước khi vận chuyển về Việt Nam tùy theo dịch vụ và nhu cầu.

Việc kiểm đếm có thể giúp phát hiện:

– Thiếu kiện.

– Sai số lượng.

– Nhầm sản phẩm.

– Sai màu hoặc model.

– Bao bì bị hư hỏng.

– Kiện hàng bất thường.

Với những lô hàng nhiều SKU, việc kiểm soát càng quan trọng.

Nếu chỉ đến khi hàng về Việt Nam mới phát hiện sai lệch, việc xác định nguyên nhân sẽ khó hơn vì hàng đã trải qua nhiều chặng vận chuyển.

9. Đặc biệt chú ý quy cách đóng gói

Nhập số lượng lớn đồng nghĩa với số lượng kiện hàng lớn.

Nếu quy cách đóng gói không phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp:

– Tăng thể tích.

– Tăng chi phí vận chuyển.

– Hàng dễ móp hoặc vỡ.

– Khó xếp dỡ.

– Khó kiểm đếm.

– Tăng diện tích lưu kho.

Doanh nghiệp nên thống nhất với nhà cung cấp về quy cách đóng gói ngay từ trước khi sản xuất.

Với hàng cồng kềnh, việc tối ưu bao bì đôi khi có thể mang lại hiệu quả lớn hơn việc cố thương lượng giảm một phần nhỏ giá sản phẩm.

10. Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp

Với hàng số lượng lớn, phương án vận chuyển cần được lựa chọn dựa trên cả chi phí và thời gian.

Đối với tuyến Trung Quốc – Việt Nam, doanh nghiệp có thể cân nhắc các phương thức khác nhau tùy loại hàng, sản lượng và yêu cầu giao hàng.

Nếu ưu tiên tốc độ và tính linh hoạt, đường bộ có thể phù hợp với nhiều lô hàng trên tuyến Trung – Việt.

Tuy nhiên, không nên mặc định một phương thức vận chuyển phù hợp với mọi loại hàng.

Cần xem xét:

– Sản lượng.

– Trọng lượng.

– Thể tích.

– Thời gian cần hàng.

– Tính chất hàng hóa.

– Điểm nhận hàng.

– Chi phí tổng thể.

11. Có phương án dự phòng cho hàng số lượng lớn

Khi doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp hoặc một tuyến vận chuyển, rủi ro chuỗi cung ứng sẽ tăng.

Một số phương án có thể cân nhắc:

– Duy trì nhiều nhà cung cấp.

– Có nhà cung cấp dự phòng.

– Không dồn toàn bộ hàng vào một thời điểm nếu không cần thiết.

– Có kế hoạch tồn kho an toàn.

– Theo dõi tiến độ từng lô.

– Chủ động phương án vận chuyển thay thế khi cần.

Mục tiêu không phải loại bỏ hoàn toàn rủi ro mà là giảm mức độ phụ thuộc vào một điểm duy nhất.

12. Kiểm soát dòng tiền và hàng tồn kho

Nhập số lượng lớn thường cần một lượng vốn đáng kể.

Doanh nghiệp cần tính cả:

Tiền hàng → thời gian sản xuất → vận chuyển → thông quan → nhập kho → bán hàng → thu hồi vốn.

Nếu chu kỳ này kéo dài, doanh nghiệp có thể gặp áp lực dòng tiền dù sản phẩm có biên lợi nhuận tốt.

Vì vậy, quyết định nhập hàng cần dựa trên cả:

– Giá vốn.

– Biên lợi nhuận.

– Tốc độ bán.

– Tồn kho.

– Chu kỳ thu hồi vốn.

 Checklist trước khi nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn

Trước khi xác nhận một đơn hàng lớn, doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh:

Nhà cung cấp

– [ ] Đã kiểm tra thông tin nhà cung cấp.

– [ ] Đã xác nhận năng lực đáp ứng.

– [ ] Đã thống nhất giá và điều kiện giao hàng.

Sản phẩm

– [ ] Đã kiểm tra mẫu.

– [ ] Đã chốt thông số.

– [ ] Đã xác nhận quy cách đóng gói.

– [ ] Đã xác định tiêu chuẩn/chất lượng cần đáp ứng.

Nhập khẩu

– [ ] Đã kiểm tra mã HS.

– [ ] Đã kiểm tra chính sách mặt hàng.

– [ ] Đã dự toán thuế.

– [ ] Đã kiểm tra yêu cầu quản lý chuyên ngành nếu có.

Logistics

– [ ] Đã xác định trọng lượng và thể tích.

– [ ] Đã có phương án vận chuyển.

– [ ] Đã kiểm tra toàn bộ khoản phí.

– [ ] Đã xác định địa điểm giao hàng.

Tài chính

– [ ] Đã tính giá vốn dự kiến.

– [ ] Đã tính biên lợi nhuận.

– [ ] Đã kiểm tra khả năng xoay vòng vốn.

– [ ] Đã có kế hoạch tồn kho.

Kết luận

Nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp tối ưu giá mua, giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm và chủ động nguồn cung, nhưng chỉ hiệu quả khi toàn bộ quy trình được kiểm soát.

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “Nhập bao nhiêu thì được giá tốt?”, mà nên bắt đầu bằng:

“Với số lượng này, tổng giá vốn, thời gian quay vòng vốn và rủi ro của doanh nghiệp là bao nhiêu?”

Từ việc lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra mẫu, xác định mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ đến kiểm đếm, vận chuyển và giao hàng, mỗi bước đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của cả lô hàng.

Với doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng từ Trung Quốc, xây dựng một quy trình logistics ổn định và có khả năng theo dõi từng lô hàng sẽ giúp việc nhập số lượng lớn trở nên chủ động hơn thay vì chỉ chạy theo xử lý sự cố khi hàng đã phát sinh vấn đề.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, kết nối kho Trung Quốc, gom và xử lý hàng, vận chuyển đường bộ, hỗ trợ thủ tục hải quan và giao hàng tại Việt Nam.

Kho Trung Quốc: Bằng Tường

Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội

Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688

Website: vanchuyenhoaviet.com