Nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp có mức giá tốt hơn, chủ động nguồn cung và tối ưu chi phí logistics trên mỗi sản phẩm. Tuy nhiên, khi số lượng hàng tăng lên, rủi ro cũng tăng theo. Một sai sót nhỏ trong khâu đặt hàng, kiểm tra sản phẩm, chứng từ hoặc vận chuyển có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý một lô hàng có giá trị lớn.
Vì vậy, nhập số lượng lớn không đơn giản là đặt nhiều hàng hơn. Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời nhà cung cấp, chất lượng, số lượng, chứng từ, chính sách nhập khẩu, phương án vận chuyển và khả năng tiêu thụ.
1. Xác định nhu cầu trước khi tăng số lượng nhập hàng Trung Quốc
Trước khi đặt một lô hàng lớn, doanh nghiệp cần xác định lượng hàng thực sự có thể tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định. Một số yếu tố nên được xem xét như:
– Doanh số trung bình theo tháng.
– Tốc độ bán của từng sản phẩm.
– Mùa vụ.
– Thời gian nhập lại hàng.
– Mức tồn kho an toàn.
– Khả năng lưu trữ.
– Dòng tiền của doanh nghiệp.
Giá nhập càng thấp khi mua số lượng lớn không có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn tối ưu. Nếu nhập quá nhiều nhưng tốc độ bán chậm, vốn sẽ bị giữ trong hàng tồn kho, đồng thời phát sinh thêm chi phí lưu kho, quản lý và rủi ro hàng lỗi thời. Do đó, trước khi quyết định số lượng, doanh nghiệp nên trả lời câu hỏi: “Mức nhập này giúp giảm chi phí bao nhiêu và doanh nghiệp cần bao lâu để thu hồi vốn?”
2. Kiểm tra kỹ nhà cung cấp Trung Quốc
Với đơn hàng nhỏ, nếu có vấn đề doanh nghiệp có thể giới hạn thiệt hại. Nhưng với đơn hàng lớn, việc lựa chọn sai nhà cung cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp nên kiểm tra:
– Thông tin nhà cung cấp.
– Thời gian hoạt động.
– Năng lực sản xuất.
– Sản phẩm chủ lực.
– Khả năng đáp ứng số lượng.
– Thời gian giao hàng.
– Chính sách đổi trả.
– Quy cách đóng gói.
– Khả năng cung cấp chứng từ liên quan.
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào giá bán. Một nhà cung cấp có đơn giá thấp nhưng không đảm bảo được sản lượng hoặc chất lượng ổn định có thể khiến tổng chi phí của doanh nghiệp cao hơn nhiều.
3. Chốt rõ thông số sản phẩm trước khi sản xuất
Một trong những rủi ro lớn khi nhập số lượng lớn là hàng nhận được không đúng với kỳ vọng ban đầu. Trước khi đặt hàng, cần xác nhận rõ:
– Chất liệu.
– Kích thước.
– Màu sắc.
– Model.
– Quy cách.
– Bao bì.
– Tem nhãn.
– Phụ kiện đi kèm.
– Tiêu chuẩn kỹ thuật nếu có.
Nếu sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu riêng, doanh nghiệp càng cần có thông số kỹ thuật hoặc mẫu đối chiếu rõ ràng. Không nên chỉ trao đổi bằng những mô tả chung như “loại tốt”, “hàng cao cấp” hoặc “đúng mẫu”. Những thông tin này khó trở thành căn cứ để đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.
4. Nên kiểm tra mẫu trước khi đặt số lượng lớn
Đây là bước đặc biệt quan trọng.
Nếu chưa từng nhập sản phẩm hoặc chưa từng làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên cân nhắc đặt mẫu hoặc một lô thử nghiệm trước khi tăng số lượng.
Có thể kiểm tra:
– Chất lượng thực tế.
– Kích thước.
– Màu sắc.
– Độ hoàn thiện.
– Bao bì.
– Khả năng vận chuyển.
– Tỷ lệ lỗi.
Mục tiêu của lô thử không nhất thiết là tối ưu lợi nhuận. Nó giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề khi quy mô còn nhỏ.
Chi phí kiểm tra một mẫu thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí xử lý một lô hàng lớn không đạt yêu cầu.
5. Tính tổng giá vốn thay vì chỉ nhìn giá mua
Khi nhập số lượng lớn, chênh lệch một khoản chi phí nhỏ trên mỗi sản phẩm có thể trở thành con số lớn khi nhân với hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn sản phẩm.
Doanh nghiệp cần dự toán:
Giá hàng + vận chuyển nội địa Trung Quốc + kho/xử lý + cước Trung – Việt + hải quan + thuế + kiểm tra chuyên ngành nếu có + giao hàng tại Việt Nam.
Đồng thời, cần kiểm tra cách tính cước:
– Tính theo kg?
– Tính theo khối?
– Có trọng lượng quy đổi không?
– Hàng cồng kềnh tính thế nào?
– Phụ phí nào đã bao gồm?
– Khoản nào có thể phát sinh?
Đừng để một mức giá vận chuyển thấp làm doanh nghiệp bỏ qua tổng chi phí của cả lô hàng.
6. Kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng trước khi đặt
Đây là một trong những bước quan trọng đối với hàng nhập khẩu số lượng lớn.
Doanh nghiệp cần xác định:
– Hàng thuộc nhóm nào?
– Mã HS dự kiến là gì?
– Thuế nhập khẩu ra sao?
– Có cần C/O không?
– Có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?
– Có cần giấy phép hoặc điều kiện nhập khẩu không?
– Có yêu cầu kiểm tra chất lượng, hợp quy hoặc thủ tục khác không?
Nếu nhập một lô hàng lớn nhưng sau đó phát hiện sản phẩm cần thêm hồ sơ hoặc kiểm tra chuyên ngành, thời gian và chi phí xử lý có thể tăng đáng kể.
Vì vậy, kiểm tra chính sách mặt hàng nên được thực hiện trước khi thanh toán và đặt số lượng lớn, không nên chờ đến khi hàng về cửa khẩu.
7. Chuẩn bị chứng từ ngay từ đầu
Đối với các lô hàng nhập khẩu, chứng từ cần được thống nhất giữa nhà cung cấp, doanh nghiệp và đơn vị logistics.
Tùy trường hợp, có thể liên quan đến:
– Commercial Invoice.
– Packing List.
– Hợp đồng.
– Chứng từ vận chuyển.
– Chứng từ xuất xứ.
– Hồ sơ kỹ thuật.
– Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu có.
Thông tin giữa các chứng từ cần thống nhất với hàng thực tế. Các thông tin như tên hàng, số lượng, quy cách, trọng lượng và trị giá nếu không đồng nhất có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc giải trình.
8. Kiểm soát số lượng và chất lượng tại kho Trung Quốc
Khi hàng được giao đến kho Trung Quốc, doanh nghiệp có thể kiểm tra và đối chiếu hàng trước khi vận chuyển về Việt Nam tùy theo dịch vụ và nhu cầu.
Việc kiểm đếm có thể giúp phát hiện:
– Thiếu kiện.
– Sai số lượng.
– Nhầm sản phẩm.
– Sai màu hoặc model.
– Bao bì bị hư hỏng.
– Kiện hàng bất thường.
Với những lô hàng nhiều SKU, việc kiểm soát càng quan trọng.
Nếu chỉ đến khi hàng về Việt Nam mới phát hiện sai lệch, việc xác định nguyên nhân sẽ khó hơn vì hàng đã trải qua nhiều chặng vận chuyển.
9. Đặc biệt chú ý quy cách đóng gói
Nhập số lượng lớn đồng nghĩa với số lượng kiện hàng lớn.
Nếu quy cách đóng gói không phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp:
– Tăng thể tích.
– Tăng chi phí vận chuyển.
– Hàng dễ móp hoặc vỡ.
– Khó xếp dỡ.
– Khó kiểm đếm.
– Tăng diện tích lưu kho.
Doanh nghiệp nên thống nhất với nhà cung cấp về quy cách đóng gói ngay từ trước khi sản xuất.
Với hàng cồng kềnh, việc tối ưu bao bì đôi khi có thể mang lại hiệu quả lớn hơn việc cố thương lượng giảm một phần nhỏ giá sản phẩm.
10. Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp
Với hàng số lượng lớn, phương án vận chuyển cần được lựa chọn dựa trên cả chi phí và thời gian.
Đối với tuyến Trung Quốc – Việt Nam, doanh nghiệp có thể cân nhắc các phương thức khác nhau tùy loại hàng, sản lượng và yêu cầu giao hàng.
Nếu ưu tiên tốc độ và tính linh hoạt, đường bộ có thể phù hợp với nhiều lô hàng trên tuyến Trung – Việt.
Tuy nhiên, không nên mặc định một phương thức vận chuyển phù hợp với mọi loại hàng.
Cần xem xét:
– Sản lượng.
– Trọng lượng.
– Thể tích.
– Thời gian cần hàng.
– Tính chất hàng hóa.
– Điểm nhận hàng.
– Chi phí tổng thể.
11. Có phương án dự phòng cho hàng số lượng lớn
Khi doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp hoặc một tuyến vận chuyển, rủi ro chuỗi cung ứng sẽ tăng.
Một số phương án có thể cân nhắc:
– Duy trì nhiều nhà cung cấp.
– Có nhà cung cấp dự phòng.
– Không dồn toàn bộ hàng vào một thời điểm nếu không cần thiết.
– Có kế hoạch tồn kho an toàn.
– Theo dõi tiến độ từng lô.
– Chủ động phương án vận chuyển thay thế khi cần.
Mục tiêu không phải loại bỏ hoàn toàn rủi ro mà là giảm mức độ phụ thuộc vào một điểm duy nhất.
12. Kiểm soát dòng tiền và hàng tồn kho
Nhập số lượng lớn thường cần một lượng vốn đáng kể.
Doanh nghiệp cần tính cả:
Tiền hàng → thời gian sản xuất → vận chuyển → thông quan → nhập kho → bán hàng → thu hồi vốn.
Nếu chu kỳ này kéo dài, doanh nghiệp có thể gặp áp lực dòng tiền dù sản phẩm có biên lợi nhuận tốt.
Vì vậy, quyết định nhập hàng cần dựa trên cả:
– Giá vốn.
– Biên lợi nhuận.
– Tốc độ bán.
– Tồn kho.
– Chu kỳ thu hồi vốn.
Checklist trước khi nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn
Trước khi xác nhận một đơn hàng lớn, doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh:
Nhà cung cấp
– [ ] Đã kiểm tra thông tin nhà cung cấp.
– [ ] Đã xác nhận năng lực đáp ứng.
– [ ] Đã thống nhất giá và điều kiện giao hàng.
Sản phẩm
– [ ] Đã kiểm tra mẫu.
– [ ] Đã chốt thông số.
– [ ] Đã xác nhận quy cách đóng gói.
– [ ] Đã xác định tiêu chuẩn/chất lượng cần đáp ứng.
Nhập khẩu
– [ ] Đã kiểm tra mã HS.
– [ ] Đã kiểm tra chính sách mặt hàng.
– [ ] Đã dự toán thuế.
– [ ] Đã kiểm tra yêu cầu quản lý chuyên ngành nếu có.
Logistics
– [ ] Đã xác định trọng lượng và thể tích.
– [ ] Đã có phương án vận chuyển.
– [ ] Đã kiểm tra toàn bộ khoản phí.
– [ ] Đã xác định địa điểm giao hàng.
Tài chính
– [ ] Đã tính giá vốn dự kiến.
– [ ] Đã tính biên lợi nhuận.
– [ ] Đã kiểm tra khả năng xoay vòng vốn.
– [ ] Đã có kế hoạch tồn kho.
Kết luận
Nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp tối ưu giá mua, giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm và chủ động nguồn cung, nhưng chỉ hiệu quả khi toàn bộ quy trình được kiểm soát.
Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “Nhập bao nhiêu thì được giá tốt?”, mà nên bắt đầu bằng:
“Với số lượng này, tổng giá vốn, thời gian quay vòng vốn và rủi ro của doanh nghiệp là bao nhiêu?”
Từ việc lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra mẫu, xác định mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ đến kiểm đếm, vận chuyển và giao hàng, mỗi bước đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của cả lô hàng.
Với doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng từ Trung Quốc, xây dựng một quy trình logistics ổn định và có khả năng theo dõi từng lô hàng sẽ giúp việc nhập số lượng lớn trở nên chủ động hơn thay vì chỉ chạy theo xử lý sự cố khi hàng đã phát sinh vấn đề.
Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, kết nối kho Trung Quốc, gom và xử lý hàng, vận chuyển đường bộ, hỗ trợ thủ tục hải quan và giao hàng tại Việt Nam.
Kho Trung Quốc: Bằng Tường
Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.