Chi phí logistics bao gồm những gì? Các khoản chi phí và cách doanh nghiệp xác định

Việc hiểu đúng chi phí logistics giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá thành hàng hóa, tính giá bán và đánh giá hiệu quả của từng phương án nhập hàng.

1. Chi phí logistics bao gồm những gì?

Chi phí logistics là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh để tổ chức, vận hành và kiểm soát quá trình đưa hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm nhận cuối cùng.

Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp nhập một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, chi phí logistics không chỉ là tiền cước vận chuyển. Doanh nghiệp còn có thể phát sinh chi phí đóng gói, bốc xếp, lưu kho, thủ tục, chứng từ, giao hàng nội địa và nhiều khoản khác tùy theo phương án vận chuyển.

Tùy vào mô hình kinh doanh và cách tổ chức chuỗi cung ứng, chi phí logistics có thể bao gồm nhiều nhóm khác nhau.

Các nhóm phổ biến gồm:

• Chi phí vận chuyển: cước vận chuyển hàng hóa giữa các điểm.
• Chi phí kho bãi: thuê kho, lưu kho, quản lý hàng hóa trong kho.
• Chi phí bốc xếp: nâng, hạ, đóng, dỡ và xử lý hàng hóa.
• Chi phí đóng gói: thùng carton, pallet, vật liệu bảo vệ và nhân công đóng gói.
• Chi phí xử lý đơn hàng: tiếp nhận, kiểm đếm, phân loại và chuẩn bị hàng.
• Chi phí chứng từ và thủ tục: tùy thuộc vào loại hình vận chuyển và hoạt động xuất nhập khẩu.
• Chi phí giao nhận chặng cuối: vận chuyển hàng từ kho, cảng hoặc điểm trung chuyển đến địa chỉ nhận.

Không phải lô hàng nào cũng phát sinh tất cả các khoản trên. Cấu trúc chi phí phụ thuộc vào tuyến đường, phương thức vận tải, loại hàng và cách doanh nghiệp tổ chức logistics.

2. Chi phí logistics khác gì chi phí vận chuyển?

Đây là hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn.

Chi phí vận chuyển chủ yếu liên quan đến việc di chuyển hàng hóa từ điểm này đến điểm khác.

Trong khi đó, chi phí logistics có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả vận chuyển và các hoạt động hỗ trợ quá trình lưu chuyển hàng hóa.

Có thể hình dung:

Chi phí logistics = Chi phí vận chuyển + Kho bãi + Bốc xếp + Đóng gói + Xử lý hàng + Chứng từ/thủ tục + Các chi phí liên quan khác

Vì vậy, một phương án có cước vận chuyển thấp chưa chắc có tổng chi phí logistics thấp.

Ví dụ, một tuyến có cước rẻ nhưng thời gian vận chuyển dài có thể khiến doanh nghiệp phải lưu kho nhiều hơn hoặc duy trì lượng tồn kho lớn hơn.

3. Vì sao doanh nghiệp cần tính tổng chi phí logistics?

Nếu chỉ nhìn vào giá cước, doanh nghiệp rất dễ lựa chọn sai phương án.

Giả sử có hai phương án vận chuyển:

Phương án A: cước thấp nhưng thời gian giao hàng dài.

Phương án B: cước cao hơn nhưng hàng về nhanh và ít phát sinh chi phí trung gian.

Nếu doanh nghiệp cần hàng liên tục để phục vụ sản xuất hoặc bán hàng, phương án B chưa chắc đắt hơn khi tính toàn bộ chi phí.

Do đó, cần đánh giá:

• Chi phí vận chuyển.
• Chi phí lưu kho.
• Chi phí xử lý hàng.
• Chi phí tồn kho.
• Chi phí phát sinh do chậm hàng.
• Chi phí giao nhận cuối cùng.

Đây chính là tư duy tính tổng chi phí logistics, thay vì chỉ tập trung vào một khoản cước.

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics

Chi phí logistics của một lô hàng có thể thay đổi theo rất nhiều yếu tố.

Khối lượng và thể tích

Hàng càng nhiều thì tổng chi phí thường càng lớn, nhưng cách tính còn phụ thuộc vào phương thức vận tải.

Một số loại hàng được tính theo kg, một số theo m³, container, chuyến hoặc trọng lượng tính cước.

Đặc biệt, hàng nhẹ nhưng cồng kềnh có thể phát sinh chi phí cao hơn dự kiến nếu phương thức vận chuyển tính đến thể tích.

Khoảng cách vận chuyển

Tuyến đường dài thường làm tăng chi phí nhiên liệu, nhân công và thời gian khai thác phương tiện.

Tuy nhiên, không thể chỉ lấy khoảng cách để dự đoán giá vì mỗi tuyến có đặc điểm hạ tầng và phương thức vận chuyển khác nhau.

Loại hàng hóa

Hàng thông thường và hàng có yêu cầu đặc biệt có thể có cấu trúc chi phí khác nhau.

Đặc tính hàng có thể ảnh hưởng đến:

• Đóng gói.
• Bảo quản.
• Phương tiện vận chuyển.
• Điều kiện giao nhận.
• Hồ sơ, chứng từ.
• Chi phí xử lý.

Phương thức vận tải

Đường bộ, đường biển, đường hàng không và đường sắt có cách tính chi phí khác nhau.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức phù hợp với thời gian, khối lượng và đặc điểm hàng thay vì chỉ chọn phương án có cước thấp nhất.

Thời gian

Thời gian vận chuyển ảnh hưởng đến cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Nếu hàng về chậm, doanh nghiệp có thể phải tăng lượng tồn kho hoặc đối mặt với nguy cơ thiếu hàng.

5. Chi phí logistics trong hoạt động nhập hàng Trung Quốc

Đối với doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, tổng chi phí logistics có thể trải qua nhiều công đoạn.

Một lô hàng có thể đi theo chuỗi:

Nhà cung cấp → kho tại Trung Quốc → vận chuyển quốc tế → cửa khẩu/cảng → thủ tục liên quan → kho tại Việt Nam → giao đến doanh nghiệp.

Ở mỗi công đoạn có thể phát sinh một nhóm chi phí khác nhau.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể phải xem xét:

• Chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp đến điểm tập kết.
• Chi phí vận chuyển quốc tế.
• Chi phí xử lý hàng.
• Chi phí kho bãi nếu có.
• Chi phí thủ tục và chứng từ.
• Chi phí vận chuyển từ điểm nhập về kho.

Vì vậy, khi tính giá nhập hàng, không nên chỉ lấy giá mua từ nhà cung cấp + cước vận chuyển rồi kết luận đó là toàn bộ chi phí.

6. Chi phí logistics ảnh hưởng thế nào đến giá bán?

Chi phí logistics là một thành phần quan trọng trong bài toán giá vốn.

Nếu doanh nghiệp bỏ sót một khoản chi phí trong quá trình nhập hàng, giá vốn thực tế có thể cao hơn con số dự kiến.

Ví dụ:

Doanh nghiệp mua một sản phẩm với giá 100.000 đồng nhưng phải phát sinh thêm chi phí vận chuyển, xử lý, kho bãi và đưa hàng về kho.

Khi đó, giá trị thực tế để doanh nghiệp đưa hàng vào kinh doanh sẽ không còn đơn giản là 100.000 đồng.

Nếu vẫn lấy 100.000 đồng làm cơ sở tính giá bán, doanh nghiệp có thể tưởng rằng mình đang có biên lợi nhuận tốt trong khi lợi nhuận thực tế thấp hơn.

Đây là lý do việc xác định đầy đủ chi phí logistics có ý nghĩa trực tiếp với hoạt động kinh doanh.

7. Có phải giảm cước là luôn tối ưu logistics?

Không.

Giảm cước chỉ là một phần của tối ưu logistics.

Một doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản cước nhưng lại phát sinh:

• Thời gian giao hàng dài hơn.
• Tồn kho lớn hơn.
• Nhiều lần xử lý hàng hơn.
• Tỷ lệ hàng chậm tăng.
• Chi phí giao nhận cuối cùng cao hơn.

Khi đó, tổng chi phí có thể không giảm.

Tối ưu logistics đúng nghĩa là tìm được phương án có tổng chi phí hợp lý nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu vận hành.

8. Cách doanh nghiệp bắt đầu kiểm soát chi phí logistics

Doanh nghiệp nên tách từng khoản chi phí thay vì gộp tất cả thành một con số.

Có thể bắt đầu bằng cách theo dõi:

Chi phí vận chuyển

→ Bao nhiêu tiền cho mỗi kg, m³, chuyến hoặc container?

Chi phí kho

→ Hàng lưu kho bao lâu và chi phí bao nhiêu?

Chi phí xử lý

→ Bốc xếp, đóng gói, kiểm đếm phát sinh bao nhiêu?

Chi phí giao nhận

→ Từ điểm trung chuyển về kho cuối cùng tốn bao nhiêu?

Chi phí phát sinh

→ Có khoản phụ phí hoặc chi phí ngoài dự kiến nào không?

Ví dụ đơn giản khi có dữ liệu theo từng lô hàng, doanh nghiệp sẽ dễ nhận ra khoản nào đang làm tổng chi phí tăng.

Một doanh nghiệp nhập hàng về Việt Nam có:

• Giá hàng: 100 triệu đồng.
• Cước vận chuyển: 8 triệu đồng.
• Chi phí xử lý và giao nhận: 3 triệu đồng.
• Chi phí kho và các khoản logistics khác: 2 triệu đồng.

Nếu chỉ nhìn vào giá hàng và cước, doanh nghiệp có thể tính tổng là 108 triệu đồng.

Nhưng khi cộng các khoản logistics liên quan, tổng chi phí thực tế đã lên 113 triệu đồng.

Khoản chênh lệch 5 triệu đồng có thể ảnh hưởng đáng kể nếu doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên hoặc biên lợi nhuận không cao.

Đây chính là lý do cần xây dựng cách theo dõi chi phí logistics ngay từ từng lô hàng.

9. Chi phí logistics cần được nhìn theo toàn bộ hành trình

Một lô hàng không chỉ bắt đầu khi xe hoặc tàu khởi hành và kết thúc khi hàng đến cửa khẩu.

Trong thực tế, doanh nghiệp cần nhìn toàn bộ quá trình:

Đặt hàng → nhận hàng → tập kết → lưu kho → vận chuyển → xử lý thủ tục → giao hàng → nhập kho → phân phối.

Mỗi điểm có thể tạo ra chi phí.

Khi doanh nghiệp xác định được toàn bộ các khoản này, việc so sánh nhà vận chuyển, phương thức vận tải hoặc tuyến đường sẽ chính xác hơn.

Kết luận

Chi phí logistics là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức và vận hành dòng hàng hóa, trong đó vận chuyển chỉ là một thành phần.

Doanh nghiệp muốn tối ưu logistics không nên chỉ tập trung vào việc tìm cước rẻ. Cần xác định đầy đủ các khoản chi phí từ lúc hàng bắt đầu được xử lý cho đến khi hàng về đúng điểm nhận.

Đặc biệt với hoạt động nhập khẩu, việc phân biệt rõ giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí logistics và giá vốn sẽ giúp doanh nghiệp tính giá bán chính xác hơn và kiểm soát lợi nhuận tốt hơn.

Năng lực kho bãi của Hoa Việt Logistics

Hoa Việt Logistics có hệ thống kho phục vụ hoạt động tiếp nhận, tập kết và điều phối hàng hóa:

• Kho Bằng Tường (Trung Quốc): hỗ trợ tập kết hàng trước khi vận chuyển về Việt Nam.
• Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội.
• Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com