Trong hoạt động xuất nhập khẩu, có một dãy số xuất hiện gần như xuyên suốt quá trình khai báo hải quan, tính thuế và kiểm tra chính sách mặt hàng, đó là mã HS.
Mã HS đôi khi chỉ được hiểu đơn giản là “mã của sản phẩm”. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa đầy đủ. Một mã HS được xác định đúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế, chính sách quản lý hàng hóa. Ngoài ra là hồ sơ nhập khẩu và cả chi phí của doanh nghiệp.
Vậy mã HS là gì? Vì sao hàng hóa phải có mã HS? doanh nghiệp cần quan tâm đến mã này từ thời điểm nào?
Mã HS là gì?
HS là viết tắt của Harmonized System. Mã này có thể hiểu là Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa.
Mã HS là hệ thống mã số được sử dụng để phân loại hàng hóa trong hoạt động thương mại quốc tế. Thông qua mã HS, cơ quan hải quan có thể xác định nhiều vấn đề. Như hàng hóa thuộc nhóm, chương và phân nhóm nào để áp dụng các quy định quản lý tương ứng.
Tại Việt Nam, mã HS thường được thể hiện dưới dạng 8 chữ số trong biểu thuế. Hệ thống phân loại hàng hóa sử dụng cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Có thể hình dung đơn giản:
Hàng hóa → xác định đặc điểm → phân loại → xác định mã HS → tra thuế và chính sách quản lý
Do đó, mã HS không phải là một mã được đặt tùy ý cho từng sản phẩm. Việc xác định mã phải dựa trên bản chất, đặc điểm và các quy định về phân loại hàng hóa.
Mã HS dùng để làm gì?
Mã HS có nhiều vai trò trong quá trình xuất nhập khẩu.
1. Xác định cách phân loại hàng hóa
Mỗi sản phẩm khi làm thủ tục hải quan cần được phân loại vào một nhóm hàng phù hợp.
Ví dụ, cùng là một sản phẩm dùng trong gia đình nhưng nếu khác nhau về vật liệu, công dụng, cấu tạo hoặc đặc tính thì cách phân loại có thể khác nhau.
Đây là lý do không nên chỉ nhìn tên thương mại của sản phẩm để kết luận mã HS.
2. Xác định thuế nhập khẩu
Mã HS là một trong những căn cứ quan trọng để tra cứu mức thuế áp dụng.
Khi nhập khẩu hàng từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS. Điều này cần được diễn ra trước khi tính toán tổng chi phí nhập hàng.
Nếu xác định sai mã, doanh nghiệp có thể dự toán sai số tiền thuế phải nộp. Từ đó ảnh hưởng đến giá vốn và giá bán.
3. Kiểm tra chính sách quản lý hàng hóa
Không phải hàng hóa nào cũng chỉ cần khai tờ khai và nộp thuế là có thể thông quan.
Một số nhóm hàng có thể chịu yêu cầu về kiểm tra chuyên ngành. Hoặc các vấn đề về giấy phép, công bố, kiểm tra chất lượng. Ngoài ra là công bố hợp quy hoặc các điều kiện quản lý khác.
Mã HS giúp doanh nghiệp xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không.
4. Hỗ trợ khai báo hải quan
Mã HS là một trong những thông tin quan trọng trên tờ khai hải quan.
Do đó, trước khi tiến hành nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp nên xác định mã HS. Bên cạnh đó là những chính sách liên quan thay vì chờ đến lúc hàng về cửa khẩu.
Mã HS có phải là tên sản phẩm không?
Đây là một trong những hiểu lầm khá phổ biến trong vấn đề nhập khẩu. Mã HS KHÔNG phải tên sản phẩm.
Tên thương mại có thể do nhà sản xuất hoặc người bán đặt ra để phục vụ kinh doanh. Trong khi đó, phân loại HS dựa trên các quy tắc và đặc điểm của hàng hóa.
Ví dụ, một nhà cung cấp Trung Quốc có thể gọi sản phẩm bằng một tên rất cụ thể. Tuy nhiên khi nhập khẩu vào Việt Nam, doanh nghiệp không thể lấy tên đó để quyết định mã HS.
Cần xem xét thêm:
- Sản phẩm được làm từ chất liệu gì?
- Công dụng chính là gì?
- Cấu tạo ra sao?
- Hoạt động bằng điện hay không?
- Có bộ phận đặc biệt nào không?
- Thành phần cấu tạo như thế nào?
- Sản phẩm hoàn chỉnh hay chưa hoàn chỉnh?
- Có thuộc một nhóm hàng được quy định riêng hay không?
Ai là người xác định mã HS?
Về thực tế, doanh nghiệp hoặc người khai hải quan phải chịu trách nhiệm về việc khai báo hàng hóa.
Do đó, doanh nghiệp không nên có tâm lý “bên bán Trung Quốc đưa mã nào thì dùng mã đó”.
Mã HS do nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp có thể hữu ích để tham khảo. Tuy nhiên, không đồng nghĩa với việc mã đó chắc chắn phù hợp khi nhập khẩu vào Việt Nam.
Hệ thống phân loại của từng quốc gia có thể có những điểm khác nhau ở cấp độ chi tiết.
Vì sao doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc cần quan tâm mã HS?
Với hàng nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam, doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến giá hàng và cước vận chuyển.
Tuy nhiên, nếu chỉ tính hai khoản này mà bỏ qua mã HS thì giá vốn dự kiến sẽ khó chính xác.
Một sản phẩm có thể phát sinh:
Giá hàng + vận chuyển + thuế + chi phí thủ tục + chi phí kiểm tra/chứng từ + chi phí giao hàng
Trong đó, mã HS có thể ảnh hưởng đến một số khoản liên quan đến thuế và chính sách quản lý.
Vì vậy, việc xác định mã HS nên được thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu.
Có thể tự tra mã HS không?
Doanh nghiệp có thể chủ động nghiên cứu biểu thuế, các quy tắc phân loại và thông tin kỹ thuật của sản phẩm.
Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất không nằm ở việc “tìm một mã có tên giống sản phẩm”. Điều này nằm ở việc chọn đúng mã dựa trên bản chất hàng hóa và quy định phân loại.
Đặc biệt với sản phẩm mới, sản phẩm có cấu tạo phức tạp hoặc hàng hóa thuộc nhóm có nhiều mã gần nhau. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi khai báo.
Những thông tin nên chuẩn bị để xác định mã HS
Trước khi tra mã HS, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp càng đầy đủ thông tin càng tốt.
| Thông tin | Mục đích |
| Tên sản phẩm | Xác định đối tượng cần phân loại |
| Công dụng | Xác định chức năng chính |
| Chất liệu | Căn cứ quan trọng khi phân loại |
| Thành phần | Phân biệt các nhóm hàng |
| Cấu tạo | Đánh giá đặc điểm sản phẩm |
| Thông số kỹ thuật | Đặc biệt quan trọng với máy móc, thiết bị |
| Hình ảnh | Hỗ trợ nhận diện sản phẩm |
| Catalogue | Bổ sung thông tin kỹ thuật |
| Model | Phân biệt các phiên bản |
| Cách vận hành | Hữu ích với thiết bị, máy móc |
Thông tin càng đầy đủ thì việc phân loại càng có cơ sở.
Những sai lầm thường gặp khi xác định mã HS
Xác định mã HS là bước quan trọng trong quá trình khai báo hải quan và nhập khẩu hàng hóa. Mã HS không chỉ được sử dụng để xác định thuế suất mà còn có thể liên quan đến chính sách quản lý, điều kiện nhập khẩu và các yêu cầu về hồ sơ đối với từng mặt hàng.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro không phải vì hàng hóa quá phức tạp mà do xác định mã HS dựa trên thông tin chưa đầy đủ hoặc lựa chọn mã theo kinh nghiệm cũ. Theo Hoa Việt dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp nên tránh.
1. Chỉ nhìn tên hàng để xác định mã HS
Tên hàng không phải lúc nào cũng phản ánh đầy đủ bản chất của sản phẩm. Khi xác định mã HS, doanh nghiệp cần xem xét các đặc điểm liên quan như thành phần, chất liệu, cấu tạo, công dụng, đặc tính kỹ thuật và cách thức sử dụng của hàng hóa.
Ví dụ, các sản phẩm có tên thương mại tương tự nhau nhưng khác về vật liệu hoặc công dụng. Tuy nhiên, chúng vẫn có thể được phân loại vào những nhóm HS khác nhau. Nếu chỉ dựa vào tên gọi trên invoice, báo giá hoặc tên sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn sai mã.
Hậu quả: Sai mã HS có thể dẫn đến khai báo không chính xác, chênh lệch số thuế phải nộp. Ngoài ra là phát sinh yêu cầu giải trình hoặc phải điều chỉnh thông tin khai báo. Nếu mã HS liên quan đến chính sách quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp còn có thể bỏ sót các yêu cầu cần thực hiện trước hoặc trong quá trình nhập khẩu.
Vì vậy, không nên xác định mã HS chỉ dựa vào tên hàng mà cần kiểm tra bản chất và đặc điểm thực tế của sản phẩm.
2. Copy mã HS của nhà cung cấp mà không kiểm tra lại
Một sai lầm khác là sử dụng ngay mã HS do nhà cung cấp Trung Quốc hoặc đối tác nước ngoài cung cấp. Mã HS trên chứng từ của nhà cung cấp có thể hữu ích để tham khảo, nhưng không nên mặc nhiên sử dụng làm mã khai báo tại Việt Nam.
Việc phân loại hàng hóa phải căn cứ vào hệ thống và quy định áp dụng tại Việt Nam. Cùng một sản phẩm nhưng cách phân loại hoặc mã số sử dụng ở các quốc gia có thể không hoàn toàn giống nhau.
Hậu quả: Nếu doanh nghiệp copy mã HS mà không kiểm tra, sai sót có thể được đưa trực tiếp vào hồ sơ nhập khẩu. Khi cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra lại, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hồ sơ, điều chỉnh khai báo và xử lý chênh lệch thuế nếu phát sinh. Những vấn đề này cũng có thể làm kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Do đó, mã HS do nhà cung cấp cung cấp nên được xem là thông tin tham khảo, không phải căn cứ duy nhất để doanh nghiệp xác định mã HS tại Việt Nam.
3. Chọn mã HS có thuế thấp rồi mới tìm lý do để giải thích
Đây là một trong những cách xác định mã HS tiềm ẩn nhiều rủi ro. Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc tìm mã có thuế suất thấp nhất rồi mới tìm đặc điểm của hàng hóa để giải thích cho lựa chọn đó.
Quy trình phù hợp phải đi theo chiều ngược lại: xác định chính xác bản chất hàng hóa → đối chiếu quy tắc và căn cứ phân loại → xác định mã HS → xác định thuế suất và chính sách liên quan.
Hậu quả: Nếu mã HS được lựa chọn không phù hợp với bản chất hàng hóa, doanh nghiệp có thể phát sinh chênh lệch thuế và phải thực hiện nghĩa vụ thuế bổ sung nếu có. Tùy trường hợp, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với rủi ro xử lý vi phạm về khai báo hải quan.
Quan trọng hơn, việc lựa chọn mã chỉ vì thuế thấp khiến doanh nghiệp khó xây dựng một căn cứ phân loại có tính ổn định cho những lô hàng tiếp theo.
4. Không cập nhật mã HS khi sản phẩm thay đổi
Doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng lại mã HS của những lô hàng đã nhập trước đây. Cách làm này có thể tiết kiệm thời gian nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp, đặc biệt khi sản phẩm đã có thay đổi.
Các thay đổi về thành phần, chất liệu, cấu tạo, công dụng hoặc thông số kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến việc phân loại hàng hóa. Vì vậy, khi sản phẩm được cải tiến hoặc thay đổi phiên bản, doanh nghiệp nên rà soát lại mã HS thay vì mặc định sử dụng mã cũ.
Hậu quả: Tiếp tục sử dụng mã HS cũ cho sản phẩm đã thay đổi có thể khiến nội dung khai báo không còn phù hợp với hàng hóa thực tế. Sai sót có thể kéo theo chênh lệch thuế, thay đổi về chính sách quản lý hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc rà soát mã HS định kỳ cũng giúp hạn chế tình trạng một sai sót được lặp lại trên nhiều tờ khai.
5. Không lưu hồ sơ chứng minh căn cứ phân loại
Một mã HS được lựa chọn đúng vẫn cần có căn cứ để doanh nghiệp giải thích khi cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ lưu lại mã HS cuối cùng mà không lưu các tài liệu được sử dụng để đi đến kết luận đó.
Hồ sơ phục vụ việc xác định mã HS có thể bao gồm catalogue, hình ảnh sản phẩm, thành phần, thông số kỹ thuật, tài liệu của nhà sản xuất, hướng dẫn sử dụng và các tài liệu liên quan khác.
Hậu quả: Khi cần giải trình, doanh nghiệp có thể mất thời gian tìm lại thông tin hoặc không có đủ tài liệu để chứng minh căn cứ phân loại. Điều này đặc biệt bất lợi khi doanh nghiệp nhập khẩu cùng một mặt hàng trong thời gian dài và cần duy trì tính nhất quán trong khai báo.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ mã HS cho từng nhóm hàng quan trọng và lưu lại các tài liệu làm căn cứ ngay từ khi bắt đầu nhập khẩu.
Doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế sai mã HS?
Để hạn chế rủi ro khi xác định mã HS, doanh nghiệp nên thực hiện theo một quy trình thống nhất:
- Kiểm tra đầy đủ đặc điểm thực tế của hàng hóa trước khi phân loại.
- Không sử dụng tên thương mại hoặc mã HS của nhà cung cấp làm căn cứ duy nhất.
- Đối chiếu mã HS với quy tắc phân loại và các quy định hiện hành tại Việt Nam.
- Rà soát lại mã HS khi sản phẩm thay đổi về thành phần, chất liệu, cấu tạo hoặc công dụng.
- Lưu hồ sơ kỹ thuật và tài liệu chứng minh căn cứ lựa chọn mã HS.
Có thể thấy, sai mã HS không chỉ ảnh hưởng đến số thuế phải nộp mà còn có thể tác động đến hồ sơ, chính sách quản lý và tiến độ thông quan hàng hóa. Vì vậy, xác định mã HS nên được thực hiện dựa trên bản chất hàng hóa và căn cứ pháp lý phù hợp, thay vì lựa chọn theo tên hàng, mã của nhà cung cấp hoặc mức thuế suất mong muốn.
Kết luận
Mã HS không đơn giản chỉ là một dãy số để điền vào tờ khai. Đây là công cụ quan trọng giúp xác định cách phân loại hàng hóa, tra cứu thuế và kiểm tra chính sách quản lý.
Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam, việc xác định mã HS nên được thực hiện trước khi nhập hàng, đặc biệt với các sản phẩm mới hoặc mặt hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành.
Một mã HS đúng giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí, hồ sơ và kế hoạch thông quan.
Hệ thống kho Hoa Việt Logistics:
- Kho Bằng Tường – Trung Quốc
- Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
- Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.