Quy trình nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam từ A đến Z

Một lô hàng Trung Quốc không bắt đầu từ lúc xe nhận hàng và cũng không kết thúc khi hàng qua cửa khẩu.

Để một sản phẩm từ nhà cung cấp tại Trung Quốc về đến kho doanh nghiệp tại Việt Nam. Hàng phải đi qua nhiều bước liên tiếp: xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, thanh toán, tập kết tại kho Trung Quốc. Ngoài ra còn có kiểm tra và xử lý hàng, vận chuyển, thực hiện thủ tục cần thiết, sau đó mới giao về kho Việt Nam.

Hiểu rõ quy trình này giúp xác định khâu nào đang tạo chi phí. Hoặc xem khâu nào ảnh hưởng đến thời gian và khâu nào có thể phát sinh rủi ro.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp sẽ không còn nhìn việc nhập hàng một cách đơn giản.

Quy trình nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam gồm những bước nào?

Một quy trình nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam cơ bản có thể hình dung như sau:

Xác định nhu cầu → Tìm và đánh giá nhà cung cấp → Đặt hàng → Thanh toán → Nhà cung cấp gửi hàng → Tập kết tại kho Trung Quốc → Kiểm tra, xử lý hàng → Vận chuyển về Việt Nam → Kê khai và thực hiện thủ tục cần thiết → Hàng về kho Việt Nam → Giao hàng

Tùy loại hàng, phương thức giao dịch, phương án logistics và yêu cầu áp dụng, số bước thực tế có thể khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể thuê ngoài một phần hoặc nhiều công đoạn thay vì tự thực hiện toàn bộ.

Bước 1: Xác định nhu cầu nhập hàng

Trước khi tìm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định cần nhập gì và nhập bao nhiêu. Đây là bước thường bị xem nhẹ. Bởi vì vì doanh nghiệp có xu hướng bắt đầu ngay từ việc tìm sản phẩm. Tuy nhiên, nếu chưa xác định được nhu cầu, doanh nghiệp rất khó đánh giá nhà cung cấp. Hoặc tính toán phương án nhập hàng.

Một số thông tin nên xác định trước gồm:

– Tên và đặc điểm sản phẩm.

– Số lượng dự kiến.

– Quy cách hoặc kích thước.

– Chất liệu, công dụng.

– Mức giá mục tiêu.

– Thời điểm cần hàng.

– Dự kiến tần suất nhập.

– Kênh bán hàng hoặc mục đích sử dụng.

Nếu sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một lượng phù hợp để kiểm tra thị trường trước khi tăng quy mô. Nếu là nguyên liệu hoặc hàng phục vụ sản xuất, kế hoạch nhập cần gắn với lịch sản xuất và lượng tồn kho hiện có.

Bước 2: Tìm và đánh giá nhà cung cấp Trung Quốc

Sau khi xác định sản phẩm, doanh nghiệp bắt đầu tìm nguồn cung. Nguồn hàng có thể đến từ sàn thương mại điện tử, nhà máy, thương nhân hoặc các kênh tìm kiếm nhà cung cấp khác. Nhưng tìm được sản phẩm không đồng nghĩa với tìm được nhà cung cấp phù hợp.

Doanh nghiệp nên đánh giá ít nhất các yếu tố như sau:

– Giá sản phẩm.

– Chất lượng.

– Số lượng đặt tối thiểu.

– Năng lực cung ứng.

– Thời gian chuẩn bị hàng.

– Quy cách đóng gói.

– Khả năng đáp ứng đơn hàng lớn.

– Khả năng cung cấp thông tin và chứng từ cần thiết.

Nếu doanh nghiệp dự kiến nhập lâu dài, việc đánh giá nhà cung cấp càng quan trọng. Một nhà cung cấp có giá tốt nhưng thường xuyên giao chậm hoặc chất lượng không ổn định có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí hơn về sau.

Bước 3: Xác nhận sản phẩm và đặt hàng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác nhận lại các điều kiện của đơn hàng, doanh nghiệp không nên chỉ chốt một con số giá rồi thanh toán.

Các thông tin quan trọng cần được thống nhất có thể bao gồm:

– Tên và mã sản phẩm.

– Màu sắc, kích thước hoặc quy cách.

– Số lượng.

– Đơn giá.

– Bao bì.

– Thời gian chuẩn bị.

– Địa điểm giao hàng tại Trung Quốc.

– Điều kiện thanh toán.

– Các yêu cầu riêng nếu có.

Đối với đơn hàng lớn hoặc sản phẩm đặt theo yêu cầu, việc xác nhận càng chi tiết càng giúp giảm khả năng xảy ra tranh chấp hoặc giao sai hàng.

Bước 4: Thanh toán cho nhà cung cấp

Sau khi đơn hàng được xác nhận, doanh nghiệp thực hiện thanh toán theo thỏa thuận. Phương thức thanh toán có thể khác nhau tùy nhà cung cấp và cách doanh nghiệp tổ chức giao dịch. Điểm cần quan tâm không chỉ là “đã chuyển tiền hay chưa”, mà là thời điểm nào nhà cung cấp bắt đầu chuẩn bị hàng.

Với những đơn hàng sản xuất theo yêu cầu, thời gian chuẩn bị có thể bắt đầu sau khi nhà cung cấp xác nhận thanh toán hoặc đạt điều kiện thanh toán đã thống nhất. Vì vậy, khi lập kế hoạch nhập hàng, doanh nghiệp nên tính cả thời gian này vào lead time.

Bước 5: Nhà cung cấp gửi hàng đến kho Trung Quốc

Sau khi chuẩn bị xong, nhà cung cấp gửi hàng đến địa điểm nhận hàng tại Trung Quốc theo thông tin được cung cấp. Nếu doanh nghiệp sử dụng kho Trung Quốc, kho sẽ trở thành một điểm tập kết quan trọng trong dòng hàng. Đây là nơi doanh nghiệp có thể quản lý hàng trước khi đưa vào tuyến vận chuyển về Việt Nam. Đặc biệt với doanh nghiệp mua từ nhiều nhà cung cấp, việc tập kết tại một kho giúp giảm tình trạng mỗi đơn hàng đi theo một hướng riêng.

Ví dụ, doanh nghiệp cùng lúc đặt:

– Sản phẩm A từ Quảng Châu.

– Sản phẩm B từ Thâm Quyến.

– Sản phẩm C từ một nhà cung cấp khác.

Thay vì quản lý ba dòng hàng hoàn toàn tách biệt, hàng có thể được gửi về kho Trung Quốc để tiếp nhận và xử lý trước khi vận chuyển về Việt Nam.

Bước 6: Kiểm tra và xử lý hàng tại kho Trung Quốc

Khi hàng đến kho, tùy phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm đếm hoặc các công việc xử lý hàng. Mục tiêu của bước này là xác định hàng đã về kho có phù hợp với thông tin đơn hàng hay không.

Có thể kiểm tra:

– Số lượng kiện.

– Tình trạng bao bì bên ngoài.

– Mã đơn hàng.

– Thông tin người nhận.

– Một số yêu cầu kiểm tra hàng hóa theo thỏa thuận.

Nếu phát hiện vấn đề ngay tại kho Trung Quốc, doanh nghiệp có cơ hội liên hệ nhà cung cấp để xử lý trước khi hàng đi về Việt Nam. Đây là một lợi thế rất lớn so với việc chỉ phát hiện sai sót sau khi hàng đã về đến kho Việt Nam. Tùy nhu cầu, hàng cũng có thể được gom, đóng gói hoặc xử lý lại trước khi đưa vào vận chuyển.

Bước 7: Tập kết và chuẩn bị vận chuyển

Sau khi hoàn tất các bước xử lý cần thiết, hàng được sắp xếp để đưa vào tuyến vận chuyển. Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, đây là bước có ý nghĩa trong việc tổ chức dòng hàng. Hàng có thể được gom từ nhiều nhà cung cấp, sắp xếp theo đơn, theo khách hoặc theo kế hoạch giao nhận.

Quá trình này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về:

– Hàng nào đã về kho.

– Hàng nào còn thiếu.

– Hàng nào đã sẵn sàng vận chuyển.

– Hàng nào cần xử lý thêm.

Việc quản lý trạng thái hàng tại đây đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhập hàng liên tục.

Bước 8: Vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam

Sau khi hàng sẵn sàng, lô hàng được đưa vào phương án vận chuyển đã lựa chọn. Đối với tuyến Trung Quốc – Việt Nam, doanh nghiệp có thể cân nhắc nhiều phương thức tùy loại hàng, sản lượng và yêu cầu thời gian. Với vận chuyển đường bộ, hàng được tổ chức theo tuyến phù hợp từ Trung Quốc về Việt Nam.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt:

• Transit time không phải toàn bộ lead time của lô hàng.

• Thời gian xe chạy chỉ là một phần.

Trước đó, hàng đã mất thời gian đặt hàng, nhà cung cấp chuẩn bị, giao đến kho và xử lý. Sau đó, hàng còn có các bước liên quan đến thủ tục và giao nhận tại Việt Nam. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ hỏi “xe chạy bao lâu”, chưa chắc đã có được câu trả lời chính xác cho câu hỏi “bao lâu nữa hàng mới có thể đưa vào kho và bán?”

Bước 9: Kê khai và thực hiện thủ tục cần thiết

Đây là một trong những bước doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Tùy phương án nhập khẩu và đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định áp dụng. Các thông tin về hàng hóa, chứng từ, mã HS, chính sách mặt hàng và những yêu cầu liên quan cần được kiểm tra phù hợp với từng lô hàng. Không nên đợi đến khi hàng đã đến khu vực cửa khẩu mới bắt đầu tìm hiểu hàng có yêu cầu gì. Một vấn đề phát hiện càng muộn càng có khả năng làm tăng thời gian xử lý và chi phí phát sinh.

Đây cũng là lý do kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng là một bước quan trọng trong quy trình nhập hàng. Với những mặt hàng có yêu cầu riêng về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, chất lượng hoặc chứng từ, doanh nghiệp càng cần chuẩn bị trước.

Bước 10: Hàng được đưa về kho Việt Nam

Sau khi hoàn thành các bước cần thiết để hàng tiếp tục hành trình, lô hàng được vận chuyển về địa điểm nhận tại Việt Nam. Tùy kế hoạch của doanh nghiệp, hàng có thể về kho Hà Nội, kho TP.HCM hoặc địa điểm giao nhận khác.

Tại kho Việt Nam, doanh nghiệp có thể tiếp tục kiểm tra:

– Số lượng kiện.

– Tình trạng hàng.

– Đối chiếu đơn hàng.

– Phân loại hàng.

– Chuẩn bị giao cho khách hoặc đưa vào kho nội bộ.

Đây là thời điểm doanh nghiệp có thể đối chiếu giữa dữ liệu từ đầu chuỗi và hàng thực tế nhận được. Nếu có sai lệch, việc truy ngược lại từng bước sẽ giúp xác định vấn đề xuất hiện ở đâu.

Bước 11: Giao hàng chặng cuối

Nếu hàng không được giữ lại tại kho, bước cuối cùng là giao đến địa chỉ của doanh nghiệp hoặc điểm phân phối. Đây là last-mile delivery, nhưng với doanh nghiệp nhập hàng, chặng cuối không đơn thuần là việc đưa một kiện hàng đi giao.

• Nếu hàng được nhập để phục vụ sản xuất, giao trễ có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.

• Nếu hàng phục vụ bán lẻ, giao chậm có thể ảnh hưởng đến lịch mở bán.

• Nếu hàng theo mùa, chỉ cần chậm một khoảng thời gian nhất định cũng có thể làm giảm giá trị thương mại của cả lô hàng.

Vì vậy, chặng giao cuối cần được đặt trong tổng thể kế hoạch nhập hàng.

Những điểm doanh nghiệp dễ gặp vấn đề trong quy trình nhập hàng

Một quy trình có nhiều bước cũng đồng nghĩa với việc có nhiều điểm có thể phát sinh vấn đề.

Nhà cung cấp chuẩn bị hàng chậm

Doanh nghiệp có thể đã thanh toán nhưng hàng chưa được gửi đi. Nếu không theo dõi trạng thái đơn hàng, thời gian chậm có thể chỉ được phát hiện khi kế hoạch nhập đã bị ảnh hưởng.

Hàng giao sai hoặc thiếu

Sai số lượng, sai mẫu hoặc sai quy cách nếu không được phát hiện sớm có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian xử lý. Kiểm tra tại kho Trung Quốc có thể giúp phát hiện một phần vấn đề trước khi hàng đi về Việt Nam. Nhiều nhà cung cấp nhưng không có điểm quản lý tập trung Khi hàng đến từ nhiều nơi, doanh nghiệp khó theo dõi nếu không có một hệ thống quản lý rõ ràng. Kho Trung Quốc có thể đóng vai trò là điểm tập kết để gom và kiểm soát dòng hàng.

Chỉ quan tâm đến thời gian vận chuyển

Đây là lỗi khá phổ biến.

Doanh nghiệp hỏi “từ Trung Quốc về Việt Nam mất mấy ngày” nhưng lại không tính thời gian chuẩn bị hàng, chờ tập kết, xử lý và các bước liên quan.

Kết quả là kế hoạch nhập hàng bị thiếu thời gian dự phòng.

Kiểm tra chính sách hàng hóa quá muộn

Nếu chỉ đến khi hàng chuẩn bị về mới kiểm tra yêu cầu áp dụng, doanh nghiệp có thể phải xử lý những vấn đề đã đáng lẽ được xác định trước khi đặt hàng.

Làm thế nào để quy trình nhập hàng Trung Quốc vận hành ổn định hơn?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự làm tất cả các công đoạn. Điều quan trọng là phải biết rõ từng công đoạn đang do ai phụ trách và trạng thái hiện tại của lô hàng là gì.

Có thể bắt đầu bằng việc xây dựng một checklist đơn giản:

Trước khi đặt hàng

– Xác định sản phẩm.

– Kiểm tra nhà cung cấp.

– Kiểm tra yêu cầu áp dụng đối với hàng hóa.

– Xác định số lượng.

– Dự toán tổng chi phí.

Sau khi đặt hàng

– Theo dõi thanh toán.

– Theo dõi thời gian nhà cung cấp chuẩn bị.

– Theo dõi hàng về kho Trung Quốc.

– Kiểm đếm hoặc xử lý hàng nếu cần.

Trước khi vận chuyển

– Xác nhận hàng đã đủ.

– Kiểm tra thông tin lô hàng.

– Chuẩn bị chứng từ và các nghiệp vụ cần thiết.

– Xác nhận phương án vận chuyển.

Khi hàng về Việt Nam

– Theo dõi trạng thái lô hàng.

– Kiểm tra hàng tại kho.

– Đối chiếu số lượng.

– Sắp xếp giao hàng.

Khi quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định một lô hàng đang nằm ở đâu. Hoặc xác định vấn đề phát sinh ở khâu nào. Quy trình tốt không phải là quy trình có nhiều bước nhất. Một doanh nghiệp nhập hàng hiệu quả không nhất thiết phải xây dựng một quy trình phức tạp. Điều quan trọng là mỗi bước đều có mục đích rõ ràng. Bên cạnh đó có người chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp cần kiểm soát được ba dòng chính:

• Dòng hàng: Hàng đang ở đâu?

• Dòng thông tin: Đơn hàng và chứng từ đang ở trạng thái nào?

• Dòng tiền: Doanh nghiệp đã chi bao nhiêu và còn khoản nào có thể phát sinh?

Khi ba dòng này được kiểm soát đồng bộ, doanh nghiệp sẽ dễ chủ động. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có dự báo thời gian, tính giá vốn và xử lý sự cố hơn. Đặc biệt, với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc thường xuyên, quy trình không nên được xây dựng cho một lô hàng duy nhất. Nó cần đủ rõ để có thể lặp lại, đo lường và cải thiện qua từng lần nhập.

Hoa Việt hỗ trợ doanh nghiệp ở những khâu nào?

Trong một chuỗi nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, doanh nghiệp có thể tự quản lý nguồn hàng nhưng thuê ngoài những công đoạn logistics phù hợp.

Hoa Việt Logistics cung cấp các giải pháp liên quan đến vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam. Bên cạnh đó Hoa Việt giúp doanh nghiệp tổ chức dòng hàng từ kho Trung Quốc đến Việt Nam ổn định.

Hệ thống kho:

– Kho Bằng Tường – Trung Quốc.

– Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội.

– Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi dịch vụ phù hợp thay vì phải tự tổ chức toàn bộ các công đoạn logistics.

Kết luận

Quy trình nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam là một chuỗi liên tục. Chuỗi này bắt đầu từ lúc xác định nhu cầu đến khi hàng được đưa vào kho phục vụ kinh doanh.

Doanh nghiệp càng hiểu rõ từng bước, càng dễ kiểm soát thời gian, chi phí và rủi ro.

Thay vì chỉ quan tâm đến việc hàng “đang đi” hay “đã về”. Doanh nghiệp nên theo dõi toàn bộ dòng hàng: nhà cung cấp → kho Trung Quốc → xử lý hàng → vận chuyển → thủ tục cần thiết → kho Việt Nam → giao hàng.

Khi hoạt động nhập hàng tăng về số lượng và tần suất. Chuẩn hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp chuyển từ cách xử lý từng đơn riêng lẻ sang quản lý nguồn hàng một cách có hệ thống.

Hoa Việt Logistics

Hotline: 0392.54.1688

Website: vanchuyenhoaviet.com