Khai báo hải quan là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết khi nhập khẩu hàng hóa

Khai báo hải quan là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là hoạt động mà người khai hải quan cung cấp thông tin về hàng hóa, người xuất khẩu, người nhập khẩu, trị giá, số lượng, mã hàng, xuất xứ và các thông tin liên quan cho cơ quan hải quan theo quy định.

Hiểu đơn giản, nếu doanh nghiệp đưa một lô hàng từ nước ngoài vào Việt Nam hoặc xuất hàng từ Việt Nam ra nước ngoài, doanh nghiệp không thể chỉ vận chuyển hàng qua cửa khẩu. Thông tin về lô hàng phải được khai báo với cơ quan hải quan để cơ quan chức năng thực hiện kiểm tra, giám sát và xác định các nghĩa vụ liên quan.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, khai báo hải quan càng quan trọng bởi một sai sót nhỏ về tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá hoặc chính sách mặt hàng cũng có thể ảnh hưởng đến thuế, thời gian thông quan và khả năng đưa hàng vào lưu thông.

Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc người khai hải quan thực hiện cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cho cơ quan hải quan theo hình thức và nội dung được pháp luật quy định.

Luật Hải quan quy định người khai hải quan phải khai đầy đủ, chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung khai hải quan. Hệ thống pháp luật về thủ tục hải quan hiện nay được xây dựng trên Luật Hải quan, các nghị định hướng dẫn và các thông tư của Bộ Tài chính. Luật Hải quan đã được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH ngày 23/03/2026.

Trong thực tế, khai báo hải quan không đơn thuần là nhập dữ liệu vào phần mềm. Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất của hàng hóa, loại hình xuất nhập khẩu, mã HS, chính sách quản lý, trị giá và hồ sơ đi kèm.

Ai là người thực hiện khai báo hải quan?

Tùy từng trường hợp, việc khai báo có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc được thực hiện thông qua đại lý làm thủ tục hải quan, đơn vị dịch vụ hoặc người được doanh nghiệp ủy quyền theo quy định.

Doanh nghiệp tự khai cần có nhân sự hiểu nghiệp vụ, hệ thống khai báo phù hợp và khả năng xử lý các vấn đề phát sinh.

Nếu chưa có đội ngũ chuyên trách, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ khai báo và làm thủ tục hải quan. Tuy nhiên, việc thuê đơn vị dịch vụ không có nghĩa doanh nghiệp được miễn trách nhiệm đối với thông tin của hàng hóa. Người nhập khẩu vẫn cần cung cấp chứng từ và thông tin chính xác cho đơn vị thực hiện khai báo.

Một tờ khai hải quan thường có những thông tin nào?

Tùy loại hình và mẫu tờ khai, các nhóm thông tin có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản doanh nghiệp sẽ phải làm việc với các nhóm dữ liệu như:

• Thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu.
• Loại hình xuất nhập khẩu.
• Cửa khẩu, địa điểm làm thủ tục.
• Thông tin về hợp đồng, hóa đơn và chứng từ vận tải.
• Tên hàng.
• Số lượng, đơn vị tính.
• Trọng lượng.
• Mã HS.
• Xuất xứ.
• Đơn giá và trị giá.
• Thuế suất, tiền thuế nếu có.
• Các thông tin liên quan đến giấy phép hoặc quản lý chuyên ngành.

Điểm quan trọng là những dữ liệu này không tồn tại độc lập. Ví dụ, tên hàng ảnh hưởng đến việc xác định mã HS; mã HS có thể liên quan đến thuế và chính sách quản lý; trị giá ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Vì vậy, không nên xem khai báo hải quan là công việc “nhập thông tin theo hóa đơn”.

Vì sao khai báo hải quan cần chính xác?

Một trong những rủi ro phổ biến nhất của doanh nghiệp mới nhập khẩu là nghĩ rằng chỉ cần chứng từ có thông tin gì thì đưa nguyên thông tin đó vào tờ khai.

Thực tế không đơn giản như vậy.

Ví dụ, nhà cung cấp Trung Quốc có thể ghi tên sản phẩm trên invoice theo cách dễ hiểu với người mua, nhưng tên thương mại đó chưa chắc đã đủ để xác định chính xác bản chất hàng hóa phục vụ phân loại HS.

Tương tự, đơn vị tính trên invoice, packing list và tờ khai có thể khác nhau nhưng phải được xử lý phù hợp với quy định và thực tế hàng hóa.

Một sai sót có thể dẫn đến:

• Phải sửa hoặc khai bổ sung.
• Chậm thông quan.
• Phát sinh thêm chi phí.
• Điều chỉnh thuế.
• Bị kiểm tra hồ sơ hoặc thực tế hàng hóa.
• Có thể bị xử lý nếu thuộc trường hợp vi phạm.

Các quy định hiện hành về khai bổ sung đã được sửa đổi, cập nhật, trong đó Thông tư 121/2025/TT-BTC tiếp tục sửa đổi quy định về khai bổ sung hồ sơ hải quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi khai báo hải quan?

Trước khi bắt đầu khai báo hải quan, doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu các nhóm thông tin sau:

Một là, thông tin doanh nghiệp.

Tên, mã số thuế, thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu phải thống nhất với hồ sơ.

Hai là, thông tin hàng hóa.

Cần hiểu rõ hàng hóa là gì, cấu tạo, công dụng, vật liệu, model, thương hiệu và tình trạng mới hay đã qua sử dụng.

Ba là, chứng từ thương mại.

Thông thường cần đối chiếu hợp đồng hoặc đơn hàng, commercial invoice, packing list và các chứng từ liên quan.

Bốn là, chứng từ vận tải.

Thông tin vận đơn hoặc chứng từ vận tải cần thống nhất với lô hàng.

Năm là, chính sách mặt hàng.

Đây là phần đặc biệt quan trọng. Không phải hàng nào cũng chỉ cần khai tờ khai và nộp thuế là có thể thông quan. Một số mặt hàng có thể thuộc diện giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, kiểm tra chất lượng hoặc các yêu cầu quản lý khác.

Quy trình khai báo hải quan cơ bản

Có thể hình dung quy trình theo các bước:

1. Xác định hàng hóa và loại hình nhập khẩu.
2. Kiểm tra chính sách mặt hàng.
3. Chuẩn bị chứng từ.
4. Xác định mã HS và các thông tin liên quan.
5. Nhập dữ liệu vào hệ thống khai hải quan.
6. Gửi tờ khai đến cơ quan hải quan.
7. Nhận kết quả phản hồi và phân luồng.
8. Thực hiện các yêu cầu kiểm tra, nộp thuế hoặc bổ sung hồ sơ nếu có.
9. Hoàn thành thủ tục thông quan hoặc xử lý theo kết quả của cơ quan hải quan.
10. Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy loại hình, mặt hàng và tình trạng hồ sơ.

Khai báo hải quan có phải chỉ dành cho doanh nghiệp lớn?

Đây là một nhận định hoàn toàn sai lầm. Bất kỳ tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp phải làm thủ tục hải quan đều cần thực hiện nghĩa vụ khai báo theo quy định.

Điểm khác biệt nằm ở mức độ nghiệp vụ.

Doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên nên xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ và dữ liệu trước khi khai. Trong khi đó, doanh nghiệp mới nhập khẩu có thể cần sự hỗ trợ của đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan để giảm rủi ro trong giai đoạn đầu.

FAQ về khai báo hải quan

Khai báo hải quan có bắt buộc không?

Đối với hàng hóa thuộc trường hợp phải làm thủ tục hải quan, người khai phải thực hiện khai hải quan theo quy định. Không nên hiểu rằng mọi hàng hóa di chuyển qua biên giới đều có cùng một quy trình.

Khai sai có sửa được không?

Trong nhiều trường hợp, pháp luật cho phép khai bổ sung hồ sơ hải quan. Tuy nhiên, điều kiện, thời điểm và cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai sót và trạng thái của tờ khai. Không nên tự ý sửa nếu chưa xác định căn cứ áp dụng.

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị khác khai hải quan không?

Có thể sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan hoặc đơn vị được ủy quyền theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin và chứng từ chính xác.

Khai báo hải quan sai có ảnh hưởng đến thuế không?

Có. Nếu sai mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ hoặc các thông tin liên quan đến thuế, số thuế phải nộp có thể bị ảnh hưởng.

Kết luận

Khai báo hải quan là bước nền tảng trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Một tờ khai chính xác không chỉ giúp hàng hóa được xử lý thuận lợi hơn mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát thuế, chứng từ và rủi ro pháp lý.

Đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu hàng Trung Quốc, việc chuẩn hóa thông tin ngay từ lúc đặt hàng với nhà cung cấp sẽ giúp giảm đáng kể các vấn đề phát sinh khi hàng về đến cửa khẩu.

Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách hoặc chưa chắc chắn về hồ sơ, mã hàng và quy trình khai báo, việc sử dụng đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể giúp kiểm soát quy trình từ chứng từ đến thông quan.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển và xử lý thủ tục nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam.

Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – Hoàng Mai
Kho TP.HCM – Tân Bình

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com