Thông tư 85/2026/TT-BTC quy định mới về phân loại, phân tích hàng hóa xuất nhập khẩu, lấy mẫu, xác định mã HS và xây dựng cơ sở dữ liệu phân loại hàng hóa, có hiệu lực từ 15/09/2026.

Thông tư 85/2026/TT-BTC là gì?

Thông tư 85/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/06/2026. Thông tư quy định về phân loại hàng hóa, phân tích để phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là điểm xây dựng, sử dụng cơ sở dữ liệu về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Thông tư chính thức có hiệu lực từ ngày 15/09/2026. Đồng thời thay thế Thông tư 14/2015/TT-BTC và các quy định sửa đổi, bổ sung liên quan.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, đây là văn bản cần lưu ý khi xác định mã HS, thuế suất và chính sách quản lý mặt hàng. Đặc biệt, những sản phẩm có cấu tạo phức tạp. Hoặc nhiều thành phần hoặc chưa đủ thông tin kỹ thuật có thể cần được phân tích. Hoặc kiểm tra hoặc thử nghiệm để có cơ sở phân loại.

Phân loại hàng hóa là gì?

Là quá trình xác định mã số HS phù hợp cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Điều này dựa trên bản chất, đặc điểm, cấu tạo, thành phần. Ngoài ra là công dụng và các quy tắc phân loại hàng hóa.

Theo Thông tư 85/2026/TT-BTC, việc phân loại phải căn cứ vào hệ thống quy định hiện hành, bao gồm:

• Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
• Biểu thuế xuất khẩu, nhập khẩu.
• Sáu Quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại hàng hóa theo HS.
• Chú giải Phần, Chương và Phân nhóm.
• Các chú giải chi tiết của HS và AHTN.
• Ý kiến phân loại của Tổ chức Hải quan thế giới (WCO).
• Cơ sở dữ liệu về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của Việt Nam.

Một nguyên tắc quan trọng là mỗi hàng hóa được xác định một mã số phù hợp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm hoặc mã HS do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp.

Ví dụ, hai sản phẩm cùng được gọi là “máy đóng gói” nhưng có thể khác nhau về nguyên lý hoạt động, cấu tạo hoặc chức năng. Những khác biệt này có thể ảnh hưởng đến việc xác định mã HS.

Vì sao mã HS có vai trò quan trọng khi nhập khẩu?

Mã HS là một trong những thông tin quan trọng trên tờ khai hải quan. Bởi vì có liên quan đến thuế suất và chính sách quản lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Theo Thông tư 85/2026/TT-BTC, kết quả phân loại hàng hóa được sử dụng làm cơ sở cho việc xác định chính sách quản lý hàng hóa và thuế suất áp dụng.

Do đó, xác định mã HS không nên được thực hiện đơn giản bằng cách tìm một sản phẩm có tên tương tự rồi lấy mã tương ứng.

Doanh nghiệp cần xem xét bản chất thực tế của hàng hóa, chẳng hạn:

• Hàng hóa được cấu tạo từ vật liệu gì?
• Thành phần chính là gì?
• Sản phẩm có công dụng gì?
• Nguyên lý hoạt động như thế nào?
• Hàng hóa là sản phẩm hoàn chỉnh hay bộ phận của một hệ thống?
• Hàng hóa được nhập nguyên chiếc hay ở dạng tháo rời?

Những thông tin này càng đầy đủ thì cơ sở xác định mã HS càng rõ ràng.

Khi nào hàng hóa cần phân tích để phân loại?

Không phải mọi hàng hóa nhập khẩu đều phải lấy mẫu và phân tích.

Trường hợp cơ quan hải quan chưa có đủ cơ sở để xác định chính xác việc phân loại hàng hóa. Việc phân tích, kiểm tra hoặc thử nghiệm có thể được thực hiện để bổ sung căn cứ xác định mã số.

Hồ sơ yêu cầu phân tích có thể bao gồm:

• Phiếu yêu cầu phân tích hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu kiêm biên bản lấy mẫu.
• Mẫu hàng hóa.
• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.
• Tài liệu thể hiện thành phần, cấu tạo hoặc đặc tính hàng hóa.
• Các chứng từ, tài liệu liên quan đến mẫu hàng hóa.

Trường hợp không có tài liệu kỹ thuật thì phải nêu rõ lý do trong hồ sơ.

Đây là điểm doanh nghiệp nhập khẩu nên lưu ý. Với những sản phẩm phức tạp, catalogue, datasheet, thông số kỹ thuật, thành phần sản phẩm và tài liệu của nhà sản xuất có thể trở thành những thông tin quan trọng để làm rõ bản chất hàng hóa.

Quy định về lấy mẫu hàng hóa theo Thông tư 85/2026/TT-BTC

Khi thực hiện phân tích, mẫu hàng hóa phải có tính đại diện và được lấy với số lượng hoặc thể tích phù hợp.

Thông thường, 02 mẫu hàng hóa được lấy để phục vụ việc phân tích.

Nếu toàn bộ hàng hóa chỉ có một mẫu được nhập khẩu. Không thực hiện lấy mẫu theo quy định thông thường.

Quá trình lấy mẫu có sự tham gia của đại diện người khai hải quan theo quy định. Mẫu được niêm phong và các bên liên quan thực hiện ký xác nhận.

Trong trường hợp đại diện người khai hải quan không có mặt, cơ quan hải quan có thể tiến hành lấy mẫu với người chứng kiến thuộc các đơn vị được quy định.

Một điểm cần chú ý là mẫu hàng hóa chỉ có giá trị pháp lý trong thời gian niêm phong còn nguyên vẹn.

Mẫu hàng hóa được lưu giữ trong bao lâu?

Theo Thông tư 85/2026/TT-BTC, mẫu hàng hóa được lưu giữ trong thời hạn 120 ngày kể từ ngày thông báo kết quả phân tích, phân loại.

Một số trường hợp đặc biệt như hàng hóa nguy hiểm, dễ hư hỏng hoặc không thể bảo quản được sẽ được xử lý theo quy định tương ứng.

Nếu trong thời hạn lưu giữ, doanh nghiệp không đồng ý với kết quả phân tích hoặc có yêu cầu kiểm tra theo quy định. Mẫu có thể được tiếp tục lưu giữ cho đến khi việc khiếu nại được giải quyết.

Doanh nghiệp cũng có thể đề nghị nhận lại mẫu theo thủ tục quy định tại Thông tư.

Thời gian phân tích và ban hành kết quả phân loại

Thời gian ban hành thông báo kết quả phân tích, phân loại trong điều kiện là 05 ngày làm việc.

Đối với một số trường hợp phức tạp do đặc tính kỹ thuật, quy trình phân tích hoặc tính chất của mẫu hàng hóa, thời gian có thể lên đến 20 ngày làm việc.

Nếu phải thực hiện kiểm tra hoặc thử nghiệm tại tổ chức giám định, đơn vị kiểm tra bên ngoài, thời hạn thông thường là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả. Với mẫu phức tạp, thời hạn có thể lên đến 08 ngày làm việc.

Vì vậy, khi nhập khẩu những mặt hàng có cấu tạo hoặc thành phần phức tạp, doanh nghiệp nên tính đến khả năng phát sinh thời gian phân tích trong kế hoạch thông quan.

Máy móc, thiết bị nhập khẩu dạng tháo rời cần lưu ý gì?

Thông tư 85/2026/TT-BTC có quy định riêng đối với một số trường hợp máy móc, thiết bị đồng bộ hoặc tổ hợp máy, đặc biệt liên quan đến các Chương 84, 85 và 90.

Đối với máy móc, thiết bị chưa lắp ráp hoặc tháo rời, việc phân loại có thể được xem xét theo Quy tắc tổng quát 2(a) nếu đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Nhóm hàng này thường có đặc điểm là một hệ thống máy có thể được nhập khẩu:

• Từ nhiều nguồn khác nhau.
• Thành nhiều lô hàng.
• Qua nhiều thời điểm nhập khẩu.
• Tại nhiều đơn vị hải quan.

Trong trường hợp thuộc diện phải đăng ký danh mục, doanh nghiệp cần chuẩn bị danh mục máy móc, thiết bị và hồ sơ liên quan để theo dõi quá trình nhập khẩu.

Thông tư cũng quy định về Phiếu theo dõi trừ lùi đối với các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng, giúp cơ quan hải quan theo dõi số lượng hàng hóa đã thực tế nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hạn chế vướng mắc về mã HS?

Để chủ động hơn khi nhập khẩu, doanh nghiệp nên xác định mã HS ngay từ giai đoạn chuẩn bị hàng thay vì chờ đến khi hàng về cửa khẩu.

Chuẩn bị đầy đủ thông tin về sản phẩm

Tên hàng chỉ là thông tin ban đầu. Doanh nghiệp nên thu thập thêm công dụng, cấu tạo, thành phần, vật liệu, nguyên lý hoạt động, model và các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.

Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tài liệu kỹ thuật

Với máy móc, thiết bị, hóa chất hoặc các sản phẩm có cấu tạo đặc thù, nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp catalogue, datasheet, tài liệu thành phần và thông số kỹ thuật ngay khi đặt hàng.

Kiểm tra mã HS trước khi nhập khẩu

Mã HS cần được đối chiếu với các quy tắc phân loại, chú giải và cơ sở dữ liệu liên quan. Không nên mặc định rằng mã HS do nhà cung cấp nước ngoài đưa ra là mã được sử dụng tại Việt Nam.

Kiểm tra chính sách quản lý mặt hàng

Sau khi xác định mã HS dự kiến, doanh nghiệp cần kiểm tra tiếp các yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, điều kiện nhập khẩu hoặc các chính sách quản lý khác nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.

Thống nhất thông tin trên bộ chứng từ

Thông tin về tên hàng, model, thành phần, công dụng và thông số kỹ thuật nên được kiểm tra giữa invoice, packing list, catalogue, tài liệu kỹ thuật và hồ sơ hải quan.

Sự thống nhất này giúp doanh nghiệp có cơ sở giải trình rõ hơn khi cơ quan hải quan cần kiểm tra hoặc xác minh đặc tính hàng hóa.

Thông tư 85/2026/TT-BTC có quy định chuyển tiếp như thế nào?

Đối với trường hợp đã bắt đầu lấy mẫu, phân tích hoặc kiểm tra trước ngày Thông tư có hiệu lực nhưng chưa có kết quả, việc xử lý tiếp tục được thực hiện theo quy định áp dụng tại thời điểm đăng ký tờ khai.

Đối với danh mục máy móc, thiết bị đã đăng ký trước thời điểm Thông tư có hiệu lực, một số trường hợp tiếp tục được thực hiện theo quy định trước đây cho đến khi nhập khẩu hết hàng hóa thuộc danh mục.

Doanh nghiệp đang có hồ sơ hoặc kế hoạch nhập khẩu kéo dài qua thời điểm 15/09/2026 nên rà soát quy định chuyển tiếp để xác định đúng căn cứ áp dụng.

Một số câu hỏi thường gặp

Thông tư 85/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày nào?

Thông tư có hiệu lực từ 15/09/2026.

Thông tư 85/2026/TT-BTC thay thế văn bản nào?

Thông tư thay thế Thông tư 14/2015/TT-BTC và Thông tư 17/2021/TT-BTC cùng các quy định liên quan theo phạm vi thay thế được quy định tại Thông tư.

Có phải tất cả hàng nhập khẩu đều phải phân tích không?

Không. Phân tích, kiểm tra hoặc thử nghiệm được thực hiện trong những trường hợp cần thiết, chẳng hạn khi cơ quan hải quan chưa có đủ cơ sở để xác định chính xác việc phân loại hàng hóa.

Hàng hóa được lấy bao nhiêu mẫu để phân tích?

Thông thường là 02 mẫu. Trường hợp hàng hóa chỉ có một mẫu được nhập khẩu thì không lấy mẫu theo quy định thông thường.

Mẫu hàng hóa được lưu giữ trong bao lâu?

Thời hạn lưu giữ thông thường là 120 ngày kể từ ngày thông báo kết quả phân tích, phân loại, trừ các trường hợp được quy định riêng.

Kết quả phân loại hàng hóa có ảnh hưởng đến thuế không?

Có. Kết quả phân loại là cơ sở để xác định mã số hàng hóa, đồng thời được sử dụng trong việc xác định thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa theo quy định.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam

Thông tư 85/2026/TT-BTC cho thấy việc xác định mã HS không chỉ là bước khai báo trên tờ khai mà cần được chuẩn bị dựa trên bản chất hàng hóa, hồ sơ kỹ thuật và các căn cứ phân loại.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng Trung Quốc, đặc biệt là máy móc, thiết bị, hàng có thành phần hoặc cấu tạo phức tạp. Việc kiểm tra mã HS và chính sách nhập khẩu sẽ giúp chủ động hơn nhiều mặt. Như về chứng từ, thuế và kế hoạch thông quan.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam nhanh chóng, an toàn và ổn định.

Hoa Việt chuyên nhận vận chuyển – ký gửi chính ngạch minh bạch. Chuyên hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam bằng đường bộ. Ngoài ra kết hợp xử lý các yêu cầu liên quan đến hồ sơ, chứng từ và thông quan.

Năng lực kho bãi

Kho Bằng Tường (Trung Quốc).
Tiếp nhận, tập kết và xử lý hàng hóa trước khi vận chuyển về Việt Nam.

Kho Hà Nội
P. Hoàng Mai, Hà Nội.

Kho TP.HCM
P. Tân Bình, TP.HCM.

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

#HoaVietLogistics #VanChuyenTrungViet #NhapHangTrungQuoc #Logistics #LogisticsTrungViet #GiaiPhapLogistics

Dưới đây là nội dung chi tiết Thông tư 85/2026/TT-BTC

Khai báo hải quan là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là hoạt động mà người khai hải quan cung cấp thông tin về hàng hóa, người xuất khẩu, người nhập khẩu, trị giá, số lượng, mã hàng, xuất xứ và các thông tin liên quan cho cơ quan hải quan theo quy định.

Hiểu đơn giản, nếu doanh nghiệp đưa một lô hàng từ nước ngoài vào Việt Nam hoặc xuất hàng từ Việt Nam ra nước ngoài, doanh nghiệp không thể chỉ vận chuyển hàng qua cửa khẩu. Thông tin về lô hàng phải được khai báo với cơ quan hải quan để cơ quan chức năng thực hiện kiểm tra, giám sát và xác định các nghĩa vụ liên quan.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, khai báo hải quan càng quan trọng bởi một sai sót nhỏ về tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá hoặc chính sách mặt hàng cũng có thể ảnh hưởng đến thuế, thời gian thông quan và khả năng đưa hàng vào lưu thông.

Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc người khai hải quan thực hiện cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cho cơ quan hải quan theo hình thức và nội dung được pháp luật quy định.

Luật Hải quan quy định người khai hải quan phải khai đầy đủ, chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung khai hải quan. Hệ thống pháp luật về thủ tục hải quan hiện nay được xây dựng trên Luật Hải quan, các nghị định hướng dẫn và các thông tư của Bộ Tài chính. Luật Hải quan đã được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH ngày 23/03/2026.

Trong thực tế, khai báo hải quan không đơn thuần là nhập dữ liệu vào phần mềm. Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất của hàng hóa, loại hình xuất nhập khẩu, mã HS, chính sách quản lý, trị giá và hồ sơ đi kèm.

Ai là người thực hiện khai báo hải quan?

Tùy từng trường hợp, việc khai báo có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc được thực hiện thông qua đại lý làm thủ tục hải quan, đơn vị dịch vụ hoặc người được doanh nghiệp ủy quyền theo quy định.

Doanh nghiệp tự khai cần có nhân sự hiểu nghiệp vụ, hệ thống khai báo phù hợp và khả năng xử lý các vấn đề phát sinh.

Nếu chưa có đội ngũ chuyên trách, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ khai báo và làm thủ tục hải quan. Tuy nhiên, việc thuê đơn vị dịch vụ không có nghĩa doanh nghiệp được miễn trách nhiệm đối với thông tin của hàng hóa. Người nhập khẩu vẫn cần cung cấp chứng từ và thông tin chính xác cho đơn vị thực hiện khai báo.

Một tờ khai hải quan thường có những thông tin nào?

Tùy loại hình và mẫu tờ khai, các nhóm thông tin có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản doanh nghiệp sẽ phải làm việc với các nhóm dữ liệu như:

• Thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu.
• Loại hình xuất nhập khẩu.
• Cửa khẩu, địa điểm làm thủ tục.
• Thông tin về hợp đồng, hóa đơn và chứng từ vận tải.
• Tên hàng.
• Số lượng, đơn vị tính.
• Trọng lượng.
• Mã HS.
• Xuất xứ.
• Đơn giá và trị giá.
• Thuế suất, tiền thuế nếu có.
• Các thông tin liên quan đến giấy phép hoặc quản lý chuyên ngành.

Điểm quan trọng là những dữ liệu này không tồn tại độc lập. Ví dụ, tên hàng ảnh hưởng đến việc xác định mã HS; mã HS có thể liên quan đến thuế và chính sách quản lý; trị giá ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Vì vậy, không nên xem khai báo hải quan là công việc “nhập thông tin theo hóa đơn”.

Vì sao khai báo hải quan cần chính xác?

Một trong những rủi ro phổ biến nhất của doanh nghiệp mới nhập khẩu là nghĩ rằng chỉ cần chứng từ có thông tin gì thì đưa nguyên thông tin đó vào tờ khai.

Thực tế không đơn giản như vậy.

Ví dụ, nhà cung cấp Trung Quốc có thể ghi tên sản phẩm trên invoice theo cách dễ hiểu với người mua, nhưng tên thương mại đó chưa chắc đã đủ để xác định chính xác bản chất hàng hóa phục vụ phân loại HS.

Tương tự, đơn vị tính trên invoice, packing list và tờ khai có thể khác nhau nhưng phải được xử lý phù hợp với quy định và thực tế hàng hóa.

Một sai sót có thể dẫn đến:

• Phải sửa hoặc khai bổ sung.
• Chậm thông quan.
• Phát sinh thêm chi phí.
• Điều chỉnh thuế.
• Bị kiểm tra hồ sơ hoặc thực tế hàng hóa.
• Có thể bị xử lý nếu thuộc trường hợp vi phạm.

Các quy định hiện hành về khai bổ sung đã được sửa đổi, cập nhật, trong đó Thông tư 121/2025/TT-BTC tiếp tục sửa đổi quy định về khai bổ sung hồ sơ hải quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi khai báo hải quan?

Trước khi bắt đầu khai báo hải quan, doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu các nhóm thông tin sau:

Một là, thông tin doanh nghiệp.

Tên, mã số thuế, thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu phải thống nhất với hồ sơ.

Hai là, thông tin hàng hóa.

Cần hiểu rõ hàng hóa là gì, cấu tạo, công dụng, vật liệu, model, thương hiệu và tình trạng mới hay đã qua sử dụng.

Ba là, chứng từ thương mại.

Thông thường cần đối chiếu hợp đồng hoặc đơn hàng, commercial invoice, packing list và các chứng từ liên quan.

Bốn là, chứng từ vận tải.

Thông tin vận đơn hoặc chứng từ vận tải cần thống nhất với lô hàng.

Năm là, chính sách mặt hàng.

Đây là phần đặc biệt quan trọng. Không phải hàng nào cũng chỉ cần khai tờ khai và nộp thuế là có thể thông quan. Một số mặt hàng có thể thuộc diện giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, kiểm tra chất lượng hoặc các yêu cầu quản lý khác.

Quy trình khai báo hải quan cơ bản

Có thể hình dung quy trình theo các bước:

1. Xác định hàng hóa và loại hình nhập khẩu.
2. Kiểm tra chính sách mặt hàng.
3. Chuẩn bị chứng từ.
4. Xác định mã HS và các thông tin liên quan.
5. Nhập dữ liệu vào hệ thống khai hải quan.
6. Gửi tờ khai đến cơ quan hải quan.
7. Nhận kết quả phản hồi và phân luồng.
8. Thực hiện các yêu cầu kiểm tra, nộp thuế hoặc bổ sung hồ sơ nếu có.
9. Hoàn thành thủ tục thông quan hoặc xử lý theo kết quả của cơ quan hải quan.
10. Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy loại hình, mặt hàng và tình trạng hồ sơ.

Khai báo hải quan có phải chỉ dành cho doanh nghiệp lớn?

Đây là một nhận định hoàn toàn sai lầm. Bất kỳ tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp phải làm thủ tục hải quan đều cần thực hiện nghĩa vụ khai báo theo quy định.

Điểm khác biệt nằm ở mức độ nghiệp vụ.

Doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên nên xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ và dữ liệu trước khi khai. Trong khi đó, doanh nghiệp mới nhập khẩu có thể cần sự hỗ trợ của đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan để giảm rủi ro trong giai đoạn đầu.

FAQ về khai báo hải quan

Khai báo hải quan có bắt buộc không?

Đối với hàng hóa thuộc trường hợp phải làm thủ tục hải quan, người khai phải thực hiện khai hải quan theo quy định. Không nên hiểu rằng mọi hàng hóa di chuyển qua biên giới đều có cùng một quy trình.

Khai sai có sửa được không?

Trong nhiều trường hợp, pháp luật cho phép khai bổ sung hồ sơ hải quan. Tuy nhiên, điều kiện, thời điểm và cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai sót và trạng thái của tờ khai. Không nên tự ý sửa nếu chưa xác định căn cứ áp dụng.

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị khác khai hải quan không?

Có thể sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan hoặc đơn vị được ủy quyền theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin và chứng từ chính xác.

Khai báo hải quan sai có ảnh hưởng đến thuế không?

Có. Nếu sai mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ hoặc các thông tin liên quan đến thuế, số thuế phải nộp có thể bị ảnh hưởng.

Kết luận

Khai báo hải quan là bước nền tảng trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Một tờ khai chính xác không chỉ giúp hàng hóa được xử lý thuận lợi hơn mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát thuế, chứng từ và rủi ro pháp lý.

Đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu hàng Trung Quốc, việc chuẩn hóa thông tin ngay từ lúc đặt hàng với nhà cung cấp sẽ giúp giảm đáng kể các vấn đề phát sinh khi hàng về đến cửa khẩu.

Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách hoặc chưa chắc chắn về hồ sơ, mã hàng và quy trình khai báo, việc sử dụng đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể giúp kiểm soát quy trình từ chứng từ đến thông quan.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển và xử lý thủ tục nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam.

Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – Hoàng Mai
Kho TP.HCM – Tân Bình

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, có một dãy số xuất hiện gần như xuyên suốt quá trình khai báo hải quan, tính thuế và kiểm tra chính sách mặt hàng, đó là mã HS.

Mã HS đôi khi chỉ được hiểu đơn giản là “mã của sản phẩm”. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa đầy đủ. Một mã HS được xác định đúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế, chính sách quản lý hàng hóa. Ngoài ra là hồ sơ nhập khẩu và cả chi phí của doanh nghiệp.

Vậy mã HS là gì? Vì sao hàng hóa phải có mã HS? doanh nghiệp cần quan tâm đến mã này từ thời điểm nào?

Mã HS là gì?

HS là viết tắt của Harmonized System. Mã này có thể hiểu là Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa.

Mã HS là hệ thống mã số được sử dụng để phân loại hàng hóa trong hoạt động thương mại quốc tế. Thông qua mã HS, cơ quan hải quan có thể xác định nhiều vấn đề. Như hàng hóa thuộc nhóm, chương và phân nhóm nào để áp dụng các quy định quản lý tương ứng.

Tại Việt Nam, mã HS thường được thể hiện dưới dạng 8 chữ số trong biểu thuế. Hệ thống phân loại hàng hóa sử dụng cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Có thể hình dung đơn giản:

Hàng hóa → xác định đặc điểm → phân loại → xác định mã HS → tra thuế và chính sách quản lý

Do đó, mã HS không phải là một mã được đặt tùy ý cho từng sản phẩm. Việc xác định mã phải dựa trên bản chất, đặc điểm và các quy định về phân loại hàng hóa.

Mã HS dùng để làm gì?

Mã HS có nhiều vai trò trong quá trình xuất nhập khẩu.

1. Xác định cách phân loại hàng hóa

Mỗi sản phẩm khi làm thủ tục hải quan cần được phân loại vào một nhóm hàng phù hợp.

Ví dụ, cùng là một sản phẩm dùng trong gia đình nhưng nếu khác nhau về vật liệu, công dụng, cấu tạo hoặc đặc tính thì cách phân loại có thể khác nhau.

Đây là lý do không nên chỉ nhìn tên thương mại của sản phẩm để kết luận mã HS.

2. Xác định thuế nhập khẩu

Mã HS là một trong những căn cứ quan trọng để tra cứu mức thuế áp dụng.

Khi nhập khẩu hàng từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS. Điều này cần được diễn ra trước khi tính toán tổng chi phí nhập hàng.

Nếu xác định sai mã, doanh nghiệp có thể dự toán sai số tiền thuế phải nộp. Từ đó ảnh hưởng đến giá vốn và giá bán.

3. Kiểm tra chính sách quản lý hàng hóa

Không phải hàng hóa nào cũng chỉ cần khai tờ khai và nộp thuế là có thể thông quan.

Một số nhóm hàng có thể chịu yêu cầu về kiểm tra chuyên ngành. Hoặc các vấn đề về giấy phép, công bố, kiểm tra chất lượng. Ngoài ra là công bố hợp quy hoặc các điều kiện quản lý khác.

Mã HS giúp doanh nghiệp xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không.

4. Hỗ trợ khai báo hải quan

Mã HS là một trong những thông tin quan trọng trên tờ khai hải quan.

Do đó, trước khi tiến hành nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp nên xác định mã HS. Bên cạnh đó là những chính sách liên quan thay vì chờ đến lúc hàng về cửa khẩu.

Mã HS có phải là tên sản phẩm không?

Đây là một trong những hiểu lầm khá phổ biến trong vấn đề nhập khẩu. Mã HS KHÔNG phải tên sản phẩm.

Tên thương mại có thể do nhà sản xuất hoặc người bán đặt ra để phục vụ kinh doanh. Trong khi đó, phân loại HS dựa trên các quy tắc và đặc điểm của hàng hóa.

Ví dụ, một nhà cung cấp Trung Quốc có thể gọi sản phẩm bằng một tên rất cụ thể. Tuy nhiên khi nhập khẩu vào Việt Nam, doanh nghiệp không thể lấy tên đó để quyết định mã HS.

Cần xem xét thêm:

• Sản phẩm được làm từ chất liệu gì?
• Công dụng chính là gì?
• Cấu tạo ra sao?
• Hoạt động bằng điện hay không?
• Có bộ phận đặc biệt nào không?
• Thành phần cấu tạo như thế nào?
• Sản phẩm hoàn chỉnh hay chưa hoàn chỉnh?
• Có thuộc một nhóm hàng được quy định riêng hay không?

Ai là người xác định mã HS?

Về thực tế, doanh nghiệp hoặc người khai hải quan phải chịu trách nhiệm về việc khai báo hàng hóa.

Do đó, doanh nghiệp không nên có tâm lý “bên bán Trung Quốc đưa mã nào thì dùng mã đó”.

Mã HS do nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp có thể hữu ích để tham khảo. Tuy nhiên, không đồng nghĩa với việc mã đó chắc chắn phù hợp khi nhập khẩu vào Việt Nam.

Hệ thống phân loại của từng quốc gia có thể có những điểm khác nhau ở cấp độ chi tiết.

Vì sao doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc cần quan tâm mã HS?

Với hàng nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam, doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến giá hàng và cước vận chuyển.

Tuy nhiên, nếu chỉ tính hai khoản này mà bỏ qua mã HS thì giá vốn dự kiến sẽ khó chính xác.

Một sản phẩm có thể phát sinh:

Giá hàng + vận chuyển + thuế + chi phí thủ tục + chi phí kiểm tra/chứng từ + chi phí giao hàng

Trong đó, mã HS có thể ảnh hưởng đến một số khoản liên quan đến thuế và chính sách quản lý.

Vì vậy, việc xác định mã HS nên được thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu.

Có thể tự tra mã HS không?

Doanh nghiệp có thể chủ động nghiên cứu biểu thuế, các quy tắc phân loại và thông tin kỹ thuật của sản phẩm.

Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất không nằm ở việc “tìm một mã có tên giống sản phẩm”. Điều này nằm ở việc chọn đúng mã dựa trên bản chất hàng hóa và quy định phân loại.

Đặc biệt với sản phẩm mới, sản phẩm có cấu tạo phức tạp hoặc hàng hóa thuộc nhóm có nhiều mã gần nhau. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi khai báo.

Những thông tin nên chuẩn bị để xác định mã HS

Trước khi tra mã HS, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp càng đầy đủ thông tin càng tốt.

Thông tin	Mục đích
Tên sản phẩm	Xác định đối tượng cần phân loại
Công dụng	Xác định chức năng chính
Chất liệu	Căn cứ quan trọng khi phân loại
Thành phần	Phân biệt các nhóm hàng
Cấu tạo	Đánh giá đặc điểm sản phẩm
Thông số kỹ thuật	Đặc biệt quan trọng với máy móc, thiết bị
Hình ảnh	Hỗ trợ nhận diện sản phẩm
Catalogue	Bổ sung thông tin kỹ thuật
Model	Phân biệt các phiên bản
Cách vận hành	Hữu ích với thiết bị, máy móc

Thông tin càng đầy đủ thì việc phân loại càng có cơ sở.

Những sai lầm thường gặp khi xác định mã HS

Xác định mã HS là bước quan trọng trong quá trình khai báo hải quan và nhập khẩu hàng hóa. Mã HS không chỉ được sử dụng để xác định thuế suất mà còn có thể liên quan đến chính sách quản lý, điều kiện nhập khẩu và các yêu cầu về hồ sơ đối với từng mặt hàng.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro không phải vì hàng hóa quá phức tạp mà do xác định mã HS dựa trên thông tin chưa đầy đủ hoặc lựa chọn mã theo kinh nghiệm cũ. Theo Hoa Việt dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp nên tránh.

1. Chỉ nhìn tên hàng để xác định mã HS

Tên hàng không phải lúc nào cũng phản ánh đầy đủ bản chất của sản phẩm. Khi xác định mã HS, doanh nghiệp cần xem xét các đặc điểm liên quan như thành phần, chất liệu, cấu tạo, công dụng, đặc tính kỹ thuật và cách thức sử dụng của hàng hóa.

Ví dụ, các sản phẩm có tên thương mại tương tự nhau nhưng khác về vật liệu hoặc công dụng. Tuy nhiên, chúng vẫn có thể được phân loại vào những nhóm HS khác nhau. Nếu chỉ dựa vào tên gọi trên invoice, báo giá hoặc tên sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn sai mã.

Hậu quả: Sai mã HS có thể dẫn đến khai báo không chính xác, chênh lệch số thuế phải nộp. Ngoài ra là phát sinh yêu cầu giải trình hoặc phải điều chỉnh thông tin khai báo. Nếu mã HS liên quan đến chính sách quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp còn có thể bỏ sót các yêu cầu cần thực hiện trước hoặc trong quá trình nhập khẩu.

Vì vậy, không nên xác định mã HS chỉ dựa vào tên hàng mà cần kiểm tra bản chất và đặc điểm thực tế của sản phẩm.

2. Copy mã HS của nhà cung cấp mà không kiểm tra lại

Một sai lầm khác là sử dụng ngay mã HS do nhà cung cấp Trung Quốc hoặc đối tác nước ngoài cung cấp. Mã HS trên chứng từ của nhà cung cấp có thể hữu ích để tham khảo, nhưng không nên mặc nhiên sử dụng làm mã khai báo tại Việt Nam.

Việc phân loại hàng hóa phải căn cứ vào hệ thống và quy định áp dụng tại Việt Nam. Cùng một sản phẩm nhưng cách phân loại hoặc mã số sử dụng ở các quốc gia có thể không hoàn toàn giống nhau.

Hậu quả: Nếu doanh nghiệp copy mã HS mà không kiểm tra, sai sót có thể được đưa trực tiếp vào hồ sơ nhập khẩu. Khi cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra lại, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hồ sơ, điều chỉnh khai báo và xử lý chênh lệch thuế nếu phát sinh. Những vấn đề này cũng có thể làm kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.

Do đó, mã HS do nhà cung cấp cung cấp nên được xem là thông tin tham khảo, không phải căn cứ duy nhất để doanh nghiệp xác định mã HS tại Việt Nam.

3. Chọn mã HS có thuế thấp rồi mới tìm lý do để giải thích

Đây là một trong những cách xác định mã HS tiềm ẩn nhiều rủi ro. Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc tìm mã có thuế suất thấp nhất rồi mới tìm đặc điểm của hàng hóa để giải thích cho lựa chọn đó.

Quy trình phù hợp phải đi theo chiều ngược lại: xác định chính xác bản chất hàng hóa → đối chiếu quy tắc và căn cứ phân loại → xác định mã HS → xác định thuế suất và chính sách liên quan.

Hậu quả: Nếu mã HS được lựa chọn không phù hợp với bản chất hàng hóa, doanh nghiệp có thể phát sinh chênh lệch thuế và phải thực hiện nghĩa vụ thuế bổ sung nếu có. Tùy trường hợp, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với rủi ro xử lý vi phạm về khai báo hải quan.

Quan trọng hơn, việc lựa chọn mã chỉ vì thuế thấp khiến doanh nghiệp khó xây dựng một căn cứ phân loại có tính ổn định cho những lô hàng tiếp theo.

4. Không cập nhật mã HS khi sản phẩm thay đổi

Doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng lại mã HS của những lô hàng đã nhập trước đây. Cách làm này có thể tiết kiệm thời gian nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp, đặc biệt khi sản phẩm đã có thay đổi.

Các thay đổi về thành phần, chất liệu, cấu tạo, công dụng hoặc thông số kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến việc phân loại hàng hóa. Vì vậy, khi sản phẩm được cải tiến hoặc thay đổi phiên bản, doanh nghiệp nên rà soát lại mã HS thay vì mặc định sử dụng mã cũ.

Hậu quả: Tiếp tục sử dụng mã HS cũ cho sản phẩm đã thay đổi có thể khiến nội dung khai báo không còn phù hợp với hàng hóa thực tế. Sai sót có thể kéo theo chênh lệch thuế, thay đổi về chính sách quản lý hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc rà soát mã HS định kỳ cũng giúp hạn chế tình trạng một sai sót được lặp lại trên nhiều tờ khai.

5. Không lưu hồ sơ chứng minh căn cứ phân loại

Một mã HS được lựa chọn đúng vẫn cần có căn cứ để doanh nghiệp giải thích khi cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ lưu lại mã HS cuối cùng mà không lưu các tài liệu được sử dụng để đi đến kết luận đó.

Hồ sơ phục vụ việc xác định mã HS có thể bao gồm catalogue, hình ảnh sản phẩm, thành phần, thông số kỹ thuật, tài liệu của nhà sản xuất, hướng dẫn sử dụng và các tài liệu liên quan khác.

Hậu quả: Khi cần giải trình, doanh nghiệp có thể mất thời gian tìm lại thông tin hoặc không có đủ tài liệu để chứng minh căn cứ phân loại. Điều này đặc biệt bất lợi khi doanh nghiệp nhập khẩu cùng một mặt hàng trong thời gian dài và cần duy trì tính nhất quán trong khai báo.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ mã HS cho từng nhóm hàng quan trọng và lưu lại các tài liệu làm căn cứ ngay từ khi bắt đầu nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế sai mã HS?

Để hạn chế rủi ro khi xác định mã HS, doanh nghiệp nên thực hiện theo một quy trình thống nhất:

• Kiểm tra đầy đủ đặc điểm thực tế của hàng hóa trước khi phân loại.
• Không sử dụng tên thương mại hoặc mã HS của nhà cung cấp làm căn cứ duy nhất.
• Đối chiếu mã HS với quy tắc phân loại và các quy định hiện hành tại Việt Nam.
• Rà soát lại mã HS khi sản phẩm thay đổi về thành phần, chất liệu, cấu tạo hoặc công dụng.
• Lưu hồ sơ kỹ thuật và tài liệu chứng minh căn cứ lựa chọn mã HS.

Có thể thấy, sai mã HS không chỉ ảnh hưởng đến số thuế phải nộp mà còn có thể tác động đến hồ sơ, chính sách quản lý và tiến độ thông quan hàng hóa. Vì vậy, xác định mã HS nên được thực hiện dựa trên bản chất hàng hóa và căn cứ pháp lý phù hợp, thay vì lựa chọn theo tên hàng, mã của nhà cung cấp hoặc mức thuế suất mong muốn.

Kết luận

Mã HS không đơn giản chỉ là một dãy số để điền vào tờ khai. Đây là công cụ quan trọng giúp xác định cách phân loại hàng hóa, tra cứu thuế và kiểm tra chính sách quản lý.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam, việc xác định mã HS nên được thực hiện trước khi nhập hàng, đặc biệt với các sản phẩm mới hoặc mặt hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành.

Một mã HS đúng giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí, hồ sơ và kế hoạch thông quan.

Hệ thống kho Hoa Việt Logistics:

• Kho Bằng Tường – Trung Quốc
• Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
• Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

Một lô hàng có thể đã được nhà cung cấp gửi đi, đã đến cửa khẩu và thậm chí doanh nghiệp đã có đầy đủ thông tin đơn hàng, nhưng nếu chứng từ phục vụ thủ tục hải quan chưa được chuẩn bị đúng thì quá trình xử lý vẫn có thể bị kéo dài.

Đó là lý do doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “đã có tờ khai chưa”, mà cần biết hồ sơ hải quan của lô hàng gồm những gì, chứng từ nào cần chuẩn bị và thông tin giữa các giấy tờ có thống nhất hay không.

Hồ sơ hải quan không phải một bộ chứng từ cố định áp dụng giống nhau cho mọi lô hàng. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hình xuất nhập khẩu, hàng hóa, phương thức giao dịch và các yêu cầu quản lý áp dụng đối với từng trường hợp.

Vì vậy, cách chuẩn bị hiệu quả không phải là gom càng nhiều giấy tờ càng tốt, mà là xác định đúng những chứng từ lô hàng cần có và kiểm tra tính thống nhất trước khi khai báo.

Hồ sơ hải quan là gì?

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ, tài liệu và thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được sử dụng trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.

Có thể hiểu đơn giản:

Tờ khai hải quan là phần doanh nghiệp khai báo thông tin về lô hàng; hồ sơ hải quan là tập hợp những chứng từ liên quan được sử dụng để thực hiện và chứng minh các nội dung của lô hàng theo yêu cầu.

Hai khái niệm này có liên quan nhưng không giống nhau.

Ví dụ, một lô hàng nhập khẩu có thể có tờ khai hải quan cùng các chứng từ như:

• Hóa đơn thương mại

• Chứng từ vận tải

• Chứng từ về hàng hóa

• Chứng từ xuất xứ trong trường hợp cần sử dụng

• Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu hàng thuộc diện áp dụng

• Các chứng từ khác theo loại hình và trường hợp cụ thể

Có một điểm cần phải lưu ý rằng: không phải lô hàng nào cũng phải có toàn bộ những giấy tờ trên.

Đây là những điều quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ ngay từ đầu để tránh những sai sót không đáng có về sau.

Hồ sơ hải quan gồm những gì?

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa thông thường, có thể hình dung hồ sơ theo các nhóm chính dưới đây.

1. Tờ khai hải quan

Tờ khai là phần dữ liệu khai báo chính thức về lô hàng với cơ quan hải quan.

Trên tờ khai có những thông tin quan trọng như:

• Người xuất khẩu, người nhập khẩu

• Loại hình

• Tên và mô tả hàng hóa

• Mã HS

• Số lượng

• Trọng lượng

• Trị giá

• Xuất xứ

• Thông tin liên quan đến thuế và các nội dung khác theo trường hợp

Bài trước đã phân tích riêng về tờ khai hải quan, nên ở đây cần nhấn mạnh một điểm:

Tờ khai không nên được xem là một phần thông tin độc lập với chứng từ.

Các dữ liệu trên tờ khai cần có cơ sở từ giao dịch, hàng hóa thực tế và các chứng từ liên quan.

2. Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice là chứng từ thương mại thể hiện các thông tin cơ bản của giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế.

Invoice thường thể hiện:

• Người bán

• Người mua

• Tên hàng

• Số lượng

• Đơn giá

• Tổng giá trị

• Điều kiện giao hàng

• Thông tin tiền tệ

• Các thông tin khác liên quan đến giao dịch

Đây là một trong những chứng từ doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện khai báo.

Một lỗi thường gặp là Invoice ghi tên hàng quá ngắn hoặc không đủ thông tin để mô tả bản chất sản phẩm.

Ví dụ, nhà cung cấp chỉ ghi một tên thương mại nội bộ mà người khai hải quan không thể dựa vào đó để xác định chính xác hàng hóa.

Khi đó, doanh nghiệp cần làm rõ thông tin sản phẩm trước khi khai báo thay vì cố gắng “dịch” hoặc suy đoán từ tên trên Invoice.

3. Packing List – Phiếu đóng gói

Packing List thể hiện thông tin liên quan đến cách hàng hóa được đóng gói.

Tùy trường hợp, chứng từ có thể thể hiện:

• Số kiện

• Quy cách đóng gói

• Số lượng hàng

• Trọng lượng

• Kích thước

• Thông tin từng kiện hoặc từng nhóm hàng

Packing List đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần đối chiếu giữa chứng từ và hàng hóa thực tế.

Ví dụ, Invoice thể hiện tổng số lượng nhưng Packing List thể hiện hàng được chia thành bao nhiêu kiện, mỗi kiện chứa bao nhiêu sản phẩm.

Nếu số liệu trên Packing List không phù hợp với thông tin trên Invoice hoặc thực tế hàng hóa, doanh nghiệp nên kiểm tra lại trước khi sử dụng bộ chứng từ.

4. Chứng từ vận tải

Tùy phương thức vận chuyển, lô hàng có thể có các chứng từ vận tải tương ứng.

Chứng từ vận tải giúp thể hiện thông tin về quá trình vận chuyển hàng hóa, chẳng hạn:

• Người gửi

• Người nhận

• Đơn vị vận chuyển

• Thông tin hàng hóa

• Số kiện

• Trọng lượng

• Tuyến vận chuyển

• Phương tiện hoặc thông tin chuyến hàng

Với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, doanh nghiệp có thể gặp Bill of Lading.

Với hàng không có Air Waybill.

Với đường bộ hoặc các phương thức khác, chứng từ sẽ phụ thuộc vào tuyến và hình thức vận chuyển.

Điểm doanh nghiệp cần quan tâm không phải là ghi nhớ tên của mọi loại chứng từ vận tải, mà là thông tin trên chứng từ phải phù hợp với lô hàng và các dữ liệu liên quan.

5. Chứng từ xuất xứ hàng hóa

Chứng từ xuất xứ có thể được sử dụng trong những trường hợp nhất định để chứng minh xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ việc áp dụng chính sách liên quan.

C/O là một ví dụ phổ biến.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi lô hàng nhập khẩu đều bắt buộc phải có C/O.

Việc có cần chứng từ xuất xứ hay không phụ thuộc vào hàng hóa, mục đích sử dụng chứng từ, chính sách áp dụng và trường hợp cụ thể.

Nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế theo một hiệp định thương mại, vấn đề xuất xứ và chứng từ chứng minh xuất xứ có thể trở nên đặc biệt quan trọng.

Do đó, nếu C/O có liên quan đến lô hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra từ trước khi nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ.

6. Giấy phép và chứng từ quản lý chuyên ngành

Đây là nhóm giấy tờ khiến nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu dễ gặp vấn đề nhất.

Một số mặt hàng có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành và phải đáp ứng yêu cầu về giấy phép, kiểm tra, chứng nhận hoặc các thủ tục liên quan.

Tùy từng mặt hàng, có thể phát sinh yêu cầu như:

• Giấy phép nhập khẩu

• Chứng nhận hoặc kết quả kiểm tra

• Hồ sơ công bố

• Chứng từ kiểm tra chất lượng

• Chứng từ kiểm dịch

• Chứng từ đáp ứng quy chuẩn hoặc yêu cầu kỹ thuật

Không thể sử dụng một danh sách cố định cho tất cả sản phẩm.

Một mặt hàng thông thường có thể chỉ cần bộ chứng từ thương mại và vận tải cơ bản, trong khi mặt hàng khác lại phải có thêm hồ sơ quản lý chuyên ngành.

Vì vậy, chính sách mặt hàng cần được kiểm tra trước khi đặt hàng, không phải sau khi hàng đã đến cửa khẩu.

7. Các chứng từ khác theo từng trường hợp

Ngoài các nhóm phổ biến trên, tùy loại hình và tính chất giao dịch, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm những chứng từ khác.

Ví dụ, có thể phát sinh yêu cầu liên quan đến:

• Hợp đồng

• Chứng từ thanh toán

• Giấy phép

• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành

• Chứng từ chứng minh xuất xứ

• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm

• Chứng từ liên quan đến trị giá

• Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý

Do đó, khi hỏi “hồ sơ hải quan gồm những gì?”, câu trả lời chính xác nhất luôn phải gắn với mặt hàng + loại hình + giao dịch + chính sách áp dụng.

Không nên áp dụng một checklist duy nhất cho mọi lô hàng.

Hồ sơ hải quan có phải lúc nào cũng giống nhau?

Không.

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất doanh nghiệp cần hiểu.

Một doanh nghiệp có thể nhập hai sản phẩm khác nhau trong cùng một tháng nhưng thành phần hồ sơ cần chuẩn bị lại khác nhau.

Ví dụ:

Lô hàng A: hàng tiêu dùng thông thường, không thuộc diện quản lý chuyên ngành.

Lô hàng B: sản phẩm thuộc diện phải kiểm tra hoặc đáp ứng yêu cầu chuyên ngành.

Cả hai đều là “hàng nhập khẩu”, nhưng bộ hồ sơ phục vụ quá trình xử lý có thể khác nhau.

Tương tự, một doanh nghiệp nhập nguyên liệu phục vụ sản xuất sẽ có cách xử lý khác với doanh nghiệp nhập hàng để kinh doanh.

Vì vậy, việc lấy bộ hồ sơ của một lô hàng cũ rồi áp dụng nguyên xi cho lô hàng mới có thể tạo ra rủi ro.

Điều quan trọng nhất: Các chứng từ phải thống nhất với nhau

Có đủ chứng từ chưa chắc đã đủ.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu.

Ví dụ, cần đối chiếu:

Tên hàng

Invoice ↔ Packing List ↔ Tờ khai ↔ Hàng thực tế

Số lượng

Invoice ↔ Packing List ↔ Tờ khai

Trọng lượng

Packing List ↔ Chứng từ vận tải ↔ Tờ khai

Trị giá

Invoice ↔ Tờ khai ↔ Các chứng từ liên quan

Xuất xứ

Chứng từ xuất xứ ↔ Thông tin hàng hóa ↔ Tờ khai

Thông tin các bên

Invoice ↔ Chứng từ vận tải ↔ Tờ khai

Không phải mọi trường hợp đều yêu cầu các con số hoặc cách thể hiện giống nhau tuyệt đối trên mọi chứng từ, nhưng những điểm cốt lõi của giao dịch phải được kiểm soát và giải thích được khi có khác biệt.

Đây là nơi nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề: chứng từ riêng lẻ đều có vẻ đúng, nhưng khi đặt cạnh nhau lại không khớp.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ hải quan

Chờ hàng về mới chuẩn bị chứng từ

Đây là lỗi dễ khiến tiến độ bị động nhất.

Nếu chứng từ cần nhà cung cấp bổ sung hoặc chỉnh sửa, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian ngay khi hàng đã đến cửa khẩu.

Tên hàng trên Invoice quá chung chung

Tên thương mại của nhà cung cấp không phải lúc nào cũng đủ để phục vụ khai báo.

Invoice và Packing List không khớp

Số lượng, quy cách, số kiện hoặc trọng lượng có thể không thống nhất.

Không kiểm tra chứng từ vận tải

Sai thông tin người nhận, số kiện hoặc dữ liệu chuyến hàng có thể gây khó khăn khi đối chiếu.

Không xác định chính sách mặt hàng trước

Doanh nghiệp chỉ kiểm tra giấy phép hoặc chứng nhận khi hàng đã về đến Việt Nam.

Dùng lại bộ chứng từ của lô hàng cũ

Thông tin của nhà cung cấp, sản phẩm, giá trị hoặc chính sách có thể đã thay đổi.

Phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị dịch vụ

Thuê đơn vị khai báo không đồng nghĩa doanh nghiệp không cần kiểm tra dữ liệu đầu vào.

Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác và xác nhận các dữ liệu quan trọng của lô hàng.

Khi nào doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ hải quan?

Câu trả lời thực tế là:

Càng sớm càng tốt, ngay từ khi doanh nghiệp bắt đầu chốt giao dịch và chuẩn bị nhập hàng.

Không nên chờ đến khi xe chuẩn bị đến cửa khẩu mới bắt đầu gom chứng từ.

Một quy trình chủ động có thể bắt đầu như sau:

Bước 1: Xác định hàng hóa

Biết chính xác sản phẩm, chất liệu, công dụng, quy cách và số lượng.

Bước 2: Kiểm tra chính sách

Xác định hàng có thuộc diện cấm, hạn chế, giấy phép hoặc quản lý chuyên ngành không.

Bước 3: Xác định mã HS

Kiểm tra mã HS dự kiến dựa trên bản chất thực tế của sản phẩm.

Bước 4: Yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ

Thống nhất trước về Invoice, Packing List và các tài liệu cần thiết.

Bước 5: Đối chiếu chứng từ

Kiểm tra thông tin giữa các chứng từ trước khi hàng về.

Bước 6: Chuẩn bị khai báo

Tổng hợp dữ liệu cần thiết cho tờ khai và kiểm tra lần cuối.

Cách làm này giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “hàng về rồi mới xử lý” sang “chuẩn bị trước để hàng về là có thể xử lý”.

Doanh nghiệp nên có một checklist hồ sơ riêng cho từng nhóm hàng

Nếu doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, không nên chỉ có một checklist chung.

Nên xây dựng checklist theo từng nhóm sản phẩm.

Ví dụ:

Nhóm 1 – Hàng tiêu dùng thông thường

• Invoice

• Packing List

• Chứng từ vận tải

• Tờ khai

• Các chứng từ khác nếu trường hợp cụ thể yêu cầu

Nhóm 2 – Hàng có quản lý chuyên ngành

Ngoài nhóm chứng từ cơ bản, cần bổ sung các giấy tờ tương ứng với yêu cầu quản lý của mặt hàng.

Nhóm 3 – Hàng cần chứng minh xuất xứ/ưu đãi thuế

Cần kiểm tra thêm yêu cầu về xuất xứ và chứng từ chứng minh xuất xứ phù hợp.

Cách phân nhóm này giúp nhân sự phụ trách nhập khẩu không phải “nhớ bằng kinh nghiệm”, đồng thời giảm nguy cơ bỏ sót giấy tờ khi có nhân sự mới tiếp nhận công việc.

Hồ sơ hải quan tốt không phải là bộ hồ sơ càng dày càng tốt

Doanh nghiệp đôi khi có tâm lý: “Cứ chuẩn bị thật nhiều giấy tờ cho chắc.”

Tuy nhiên, đây không phải cách quản lý hồ sơ hiệu quả. Một bộ hồ sơ tốt cần đáp ứng ba yếu tố:

Đúng: đúng loại chứng từ và đúng thông tin.

Đủ: đáp ứng yêu cầu của lô hàng và trường hợp cụ thể.

Thống nhất: các dữ liệu quan trọng không mâu thuẫn với nhau.

Nếu một doanh nghiệp có 20 loại giấy tờ nhưng thông tin giữa các giấy tờ không khớp, bộ hồ sơ đó vẫn có thể phát sinh vấn đề. Ngược lại, một lô hàng chỉ cần những chứng từ phù hợp với trường hợp của mình nhưng được chuẩn bị chính xác, thống nhất thì việc xử lý sẽ chủ động hơn.

Kết luận

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ và thông tin phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Đối với một lô hàng nhập khẩu, các nhóm chứng từ thường gặp có thể bao gồm tờ khai hải quan, Commercial Invoice, Packing List, chứng từ vận tải, chứng từ xuất xứ và giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Tuy nhiên, không có một bộ hồ sơ duy nhất áp dụng cho mọi lô hàng.

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào hàng hóa, loại hình nhập khẩu, giao dịch và chính sách quản lý liên quan.

Điều doanh nghiệp cần kiểm soát không chỉ là “đã đủ giấy tờ chưa”, mà còn phải trả lời được ba câu hỏi:

Chứng từ có đúng không?

Đã đủ theo trường hợp của lô hàng chưa?

Thông tin giữa các chứng từ có thống nhất không?

Nếu kiểm soát được ba điểm này ngay từ trước khi hàng về cửa khẩu, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn rất nhiều trong quá trình khai báo và thông quan.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ và lô hàng

Với hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, việc chuẩn bị chứng từ từ sớm và phối hợp giữa nhà cung cấp, kho Trung Quốc, đơn vị vận chuyển và bộ phận xử lý hải quan giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng đã đến cửa khẩu nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng.

Hoa Việt Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, kho hàng, thủ tục hải quan và hỗ trợ nhập khẩu cho doanh nghiệp.

Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

Thủ tục hải quan là tập hợp các công việc mà người khai hải quan phải thực hiện với cơ quan hải quan để hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được xử lý theo quy định. Về thực tế, một quy trình thủ tục hải quan không chỉ bắt đầu từ lúc truyền tờ khai mà cần được chuẩn bị từ trước, gồm kiểm tra thông tin hàng hóa, chứng từ, chính sách mặt hàng, khai báo, xử lý kết quả phân luồng và hoàn tất các yêu cầu để hàng được thông quan.

Khung pháp lý về thủ tục hải quan hiện được quy định trên cơ sở Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó Nghị định 08/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, đáng chú ý là Nghị định 167/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/08/2025.

1. Thủ tục hải quan là gì?

Hiểu đơn giản, thủ tục hải quan là quy trình doanh nghiệp thực hiện để khai báo và làm việc với cơ quan hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Quy trình này nhằm giúp cơ quan hải quan có cơ sở kiểm tra, giám sát hàng hóa và xác định việc thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định.

Với doanh nghiệp nhập khẩu, thủ tục hải quan thường gắn với các nội dung như:

– Xác định thông tin hàng hóa.

– Chuẩn bị chứng từ.

– Xác định mã HS và chính sách mặt hàng.

– Khai tờ khai hải quan.

– Nộp hoặc xuất trình hồ sơ theo yêu cầu.

– Thực hiện các yêu cầu kiểm tra nếu phát sinh.

– Thực hiện nghĩa vụ thuế, phí và các yêu cầu liên quan.

– Hoàn tất điều kiện để hàng được thông quan và đưa vào lưu thông theo quy định.

Điểm quan trọng là thủ tục hải quan không đồng nghĩa với việc chỉ “mở tờ khai”.

Một tờ khai được truyền lên hệ thống mới chỉ là một bước trong toàn bộ quá trình. Nếu thông tin khai báo chưa phù hợp, chứng từ không thống nhất, hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc phát sinh kiểm tra thực tế, doanh nghiệp vẫn phải xử lý các bước tiếp theo.

2. Khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục hải quan?

Thông thường, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng phải làm thủ tục hải quan theo quy định thì người khai hải quan phải thực hiện việc khai báo và hoàn thành các yêu cầu liên quan trước khi hàng được xử lý theo trạng thái tương ứng.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, đây là vấn đề đặc biệt cần quan tâm.

Ví dụ, doanh nghiệp đặt một lô hàng từ nhà cung cấp Trung Quốc. Việc nhà cung cấp đã giao hàng cho đơn vị vận chuyển không có nghĩa là doanh nghiệp Việt Nam đã hoàn tất thủ tục nhập khẩu.

Lô hàng vẫn có thể cần trải qua các bước:

Nhà cung cấp giao hàng → vận chuyển → chuẩn bị hồ sơ → khai báo hải quan → xử lý phân luồng/kiểm tra → hoàn thành nghĩa vụ liên quan → thông quan → vận chuyển về kho/doanh nghiệp.

Tùy loại hình, hàng hóa và chính sách quản lý, thành phần hồ sơ cũng như các yêu cầu cụ thể có thể khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp không nên sử dụng một quy trình cố định cho tất cả các mặt hàng.

3. Quy trình thủ tục hải quan cơ bản gồm những bước nào?

Ở góc độ vận hành doanh nghiệp, có thể hình dung quy trình thành 6 bước chính.

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa trước khi khai báo

Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến các bước phía sau.

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần xác định các nội dung sau:

– Tên hàng và bản chất sản phẩm.

– Thành phần, vật liệu hoặc cấu tạo nếu cần.

– Công dụng của hàng hóa.

– Quy cách, model, nhãn hiệu.

– Số lượng.

– Đơn vị tính.

– Trọng lượng.

– Xuất xứ.

– Giá trị giao dịch.

– Thông tin nhà cung cấp.

– Điều kiện giao hàng.

– Các chứng từ đi kèm.

Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn hoặc yêu cầu khác trước khi nhập khẩu hay không.

Đây là lý do việc kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng quan trọng hơn việc chờ đến khi hàng về cửa khẩu mới bắt đầu kiểm tra.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Tùy từng loại hàng và loại hình xuất nhập khẩu, hồ sơ có thể gồm những chứng từ khác nhau.

Một số chứng từ thường gặp gồm:

– Tờ khai hải quan.

– Hóa đơn thương mại.

– Chứng từ vận tải.

– Packing List trong những trường hợp phù hợp.

– Giấy phép hoặc văn bản quản lý chuyên ngành nếu thuộc diện yêu cầu.

– Chứng từ chứng minh xuất xứ khi thuộc trường hợp cần sử dụng.

– Các chứng từ khác theo từng loại hàng và quy định liên quan.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính thống nhất giữa các chứng từ.

Ví dụ:

Invoice ghi 1.000 sản phẩm nhưng Packing List ghi 900 sản phẩm.

Tên hàng trên Invoice rất chung chung nhưng thông tin thực tế của sản phẩm lại khác.

Đơn vị tính trên chứng từ không thống nhất với dữ liệu khai báo.

Những khác biệt tưởng như nhỏ này có thể khiến quá trình xử lý hồ sơ phát sinh thêm bước kiểm tra hoặc giải trình.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan

Sau khi có đủ thông tin cần thiết, người khai hải quan thực hiện khai báo theo quy định.

Thông tin khai phải phản ánh đúng hàng hóa và chứng từ liên quan.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm soát các nhóm thông tin quan trọng như:

– Mã HS.

– Mô tả hàng hóa.

– Số lượng.

– Đơn vị tính.

– Trọng lượng.

– Trị giá.

– Xuất xứ.

– Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu.

– Thông tin vận chuyển.

– Các thông tin khác theo loại hình và trường hợp cụ thể.

Theo quy định hiện hành, người khai hải quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của nội dung đã khai và chứng từ đã nộp; quy định hiện hành cũng đặt ra yêu cầu về sự thống nhất giữa hồ sơ lưu tại doanh nghiệp và hồ sơ lưu tại cơ quan hải quan.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem việc khai báo là thao tác nhập dữ liệu đơn thuần.

Bước 4: Cơ quan hải quan tiếp nhận và kiểm tra

Sau khi khai báo, thông tin được hệ thống tiếp nhận và xử lý theo quy định.

Tùy kết quả phân luồng và tính chất lô hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện những yêu cầu khác nhau.

Có trường hợp hồ sơ được xử lý tương đối nhanh.

Có trường hợp cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

Có trường hợp phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cũng có những lô hàng phát sinh yêu cầu liên quan đến chính sách mặt hàng, chứng từ hoặc nghĩa vụ thuế.

Vì vậy, thời gian làm thủ tục hải quan không phải lúc nào cũng giống nhau, kể cả với những lô hàng đi cùng một tuyến.

Bước 5: Thực hiện các yêu cầu phát sinh

Nếu hồ sơ hoặc hàng hóa phát sinh yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp cần phối hợp xử lý.

Có thể bao gồm:

– Bổ sung chứng từ.

– Giải trình thông tin.

– Khai bổ sung theo trường hợp được phép.

– Kiểm tra thực tế hàng hóa.

– Thực hiện kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý.

– Hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định.

Ở bước này, chất lượng chuẩn bị ban đầu có ảnh hưởng rất lớn.

Nếu doanh nghiệp có đầy đủ thông tin về sản phẩm, chứng từ thống nhất và xác định đúng chính sách từ trước, việc xử lý thường chủ động hơn.

Ngược lại, nếu đến lúc hàng về mới phát hiện thiếu chứng từ hoặc chưa xác định được chính sách mặt hàng, thời gian xử lý có thể bị kéo dài.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục và thông quan

Khi doanh nghiệp đã hoàn thành các yêu cầu cần thiết theo quy định và lô hàng đáp ứng điều kiện tương ứng, hàng hóa được xử lý để thông quan.

Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các công việc logistics phía sau như:

– Đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát theo quy định.

– Vận chuyển về kho.

– Kiểm đếm và đối chiếu hàng hóa.

– Phân loại, lưu kho.

– Giao hàng đến địa điểm cuối.

Điều này cho thấy thông quan chỉ là một mắt xích trong chuỗi nhập khẩu, không phải toàn bộ quá trình logistics.

4. Hồ sơ hải quan có phải lô hàng nào cũng giống nhau?

Không.

Đây là điểm doanh nghiệp mới nhập khẩu rất dễ nhầm.

Một bộ hồ sơ cơ bản có thể có những chứng từ quen thuộc như Invoice, Packing List hoặc chứng từ vận tải, nhưng thành phần cụ thể phụ thuộc vào:

– Loại hình xuất nhập khẩu.

– Loại hàng hóa.

– Chính sách quản lý mặt hàng.

– Phương thức vận chuyển.

– Xuất xứ.

– Các yêu cầu quản lý chuyên ngành.

– Trường hợp cụ thể của lô hàng.

Theo quy định hiện hành, người khai hải quan có trách nhiệm khai và nộp, xuất trình các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo trường hợp áp dụng; với hồ sơ điện tử, nhiều chứng từ được xử lý thông qua hệ thống điện tử theo quy định.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên lấy bộ hồ sơ của một lô hàng trước đó rồi áp dụng nguyên xi cho một mặt hàng mới.

5. Những yếu tố có thể làm thủ tục hải quan kéo dài

Một trong những hiểu lầm phổ biến trong quá trình nhập khẩu là hàng về chậm đồng nghĩa với “hải quan làm chậm”. Trên thực tế, thời gian xử lý có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác, như:

Thông tin hàng hóa chưa rõ

Tên hàng quá chung chung, thiếu thông tin về vật liệu, công dụng hoặc cấu tạo có thể gây khó khăn cho việc xác định mã hàng và chính sách áp dụng.

Chứng từ không thống nhất

Invoice, Packing List, chứng từ vận tải và dữ liệu khai báo có sự khác biệt sẽ khiến doanh nghiệp phải kiểm tra lại.

Mã HS chưa được xác định phù hợp

Mã HS có thể liên quan đến thuế và chính sách quản lý hàng hóa. Vì vậy, việc xác định mã không nên thực hiện theo cảm tính hoặc chỉ dựa vào tên gọi thương mại.

Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành

Một số mặt hàng có thể phát sinh giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm tra chuyên ngành hoặc yêu cầu khác.

Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra sau khi hàng đã về cửa khẩu, rủi ro chậm tiến độ sẽ cao hơn.

Phát sinh kiểm tra

Việc kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế tùy thuộc vào từng trường hợp và kết quả xử lý của cơ quan hải quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị khả năng xử lý thay vì mặc định mọi lô hàng đều có cùng thời gian.

6. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm thủ tục hải quan?

Với kinh nghiệm của Hoa Việt Logistics, trước khi lô hàng về, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất các nhóm thông tin sau:

– Hàng hóa thực tế là gì?

– Mã HS dự kiến là gì?

– Hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?

– Có cần giấy phép hoặc chứng từ đặc biệt không?

– Invoice đã đầy đủ thông tin chưa?

– Packing List có thống nhất với Invoice không?

– Số lượng và đơn vị tính có chính xác không?

– Trọng lượng có phù hợp không?

– Trị giá khai báo có cơ sở chứng minh không?

– Xuất xứ hàng hóa đã được xác định chưa?

– Chứng từ vận tải đã có chưa?

– Ai là người chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ?

– Nếu phát sinh kiểm tra hoặc yêu cầu bổ sung thì ai xử lý?

Một checklist đơn giản như vậy có thể giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi hàng đến cửa khẩu, thay vì xử lý trong tình trạng bị động.

7. Có nên tự làm thủ tục hải quan hay thuê đơn vị hỗ trợ?

Điều này phụ thuộc vào quy mô nhập khẩu, tần suất lô hàng, loại hàng và năng lực nhân sự.

Doanh nghiệp có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách, nhập hàng thường xuyên và quy trình ổn định có thể chủ động thực hiện.

Ngược lại, doanh nghiệp mới nhập khẩu, ít lô hàng hoặc chưa có nhân sự chuyên môn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ khai báo hoặc logistics hỗ trợ thủ tục.

Tuy nhiên, thuê đơn vị dịch vụ không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua trách nhiệm kiểm soát thông tin hàng hóa và chứng từ.

Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm, giao dịch và chứng từ liên quan.

Nói cách khác:

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về thông tin đầu vào; đơn vị hỗ trợ chịu trách nhiệm thực hiện phần công việc được giao theo phạm vi dịch vụ.

Đây cũng là nội dung nên được làm rõ ngay từ đầu khi ký hợp đồng dịch vụ.

8. Một quy trình hải quan tốt bắt đầu trước khi hàng về

Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới là chỉ bắt đầu quan tâm đến hải quan khi hàng đã đến cửa khẩu.

Cách làm chủ động hơn là kiểm tra từ trước:

Sản phẩm → chính sách mặt hàng → mã HS → chứng từ → trị giá → phương án vận chuyển → khai báo → xử lý thủ tục → thông quan → đưa hàng về kho.

Trong chuỗi này, mỗi bước đều liên quan đến bước phía sau.

Nếu xác định đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể nguy cơ phải sửa thông tin, bổ sung hồ sơ hoặc xử lý tình huống ngoài kế hoạch.

Đặc biệt với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin sản phẩm và chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng, thay vì chờ hàng về Việt Nam mới bắt đầu tìm hiểu.

Kết luận

Thủ tục hải quan không chỉ là thao tác khai một tờ khai. Đó là một quy trình gồm chuẩn bị thông tin, chứng từ, khai báo, xử lý kiểm tra và hoàn thành các yêu cầu liên quan để hàng hóa được xử lý theo quy định.

Doanh nghiệp muốn giảm rủi ro không nhất thiết phải tìm cách “làm thủ tục thật nhanh”, mà trước hết cần xây dựng quy trình đúng ngay từ đầu.

Đặc biệt, ba yếu tố cần được kiểm soát xuyên suốt là:

Thông tin hàng hóa – Chứng từ – Chính sách áp dụng.

Khi ba nhóm thông tin này được chuẩn bị tốt, việc khai báo và xử lý các bước tiếp theo sẽ chủ động hơn.

Về Hoa Việt Logistics

Với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, việc kết hợp vận chuyển, kho hàng và xử lý thủ tục trong cùng một kế hoạch giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát tiến độ của toàn bộ lô hàng. Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, kho tại Trung Quốc và Việt Nam, cùng các giải pháp logistics và hỗ trợ thủ tục nhập khẩu.

– Kho Bằng Tường – Trung Quốc

– Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội

– Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688

Website: vanchuyenhoaviet.com

Hải quan là gì? Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Hải quan và vai trò của thủ tục hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp.

Hải quan là gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng hóa không chỉ cần được vận chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác mà còn phải tuân thủ các quy định quản lý tại cửa khẩu và lãnh thổ Việt Nam.

Hải quan là một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý nhà nước đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.

Tại Việt Nam, hoạt động hải quan được điều chỉnh bởi Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Luật Hải quan số 54/2014/QH13 được Quốc hội ban hành ngày 23/06/2014 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2015.

Hiểu đơn giản, trong một lô hàng xuất nhập khẩu, hải quan là một trong những cơ quan quản lý giúp kiểm tra, giám sát và kiểm soát việc đưa hàng hóa qua biên giới theo quy định.

Với doanh nghiệp, điều này có nghĩa là:

Hàng mua được chưa đồng nghĩa với hàng có thể đưa ngay vào lưu thông.

Doanh nghiệp còn phải thực hiện các nghĩa vụ và thủ tục phù hợp với loại hàng, phương thức xuất nhập khẩu và chính sách quản lý áp dụng.

Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan có thể hiểu là tập hợp các công việc mà người khai hải quan và cơ quan Hải quan thực hiện để xử lý một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu hoặc các loại hình liên quan theo quy định.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, quá trình này thường liên quan đến:

• Chuẩn bị thông tin hàng hóa

• Chuẩn bị chứng từ

• Xác định mã HS

• Xác định chính sách quản lý hàng hóa

• Khai báo hải quan

• Nộp và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

• Thực hiện nghĩa vụ thuế, phí và các nghĩa vụ tài chính liên quan

• Thực hiện kiểm tra hàng hóa nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra

• Hoàn tất các điều kiện để hàng được thông quan hoặc được giải quyết theo quy định

Điểm quan trọng là thủ tục hải quan không phải chỉ là bước đóng thuế rồi lấy hàng.

Một lô hàng có thể liên quan đến nhiều yếu tố khác nhau tùy thuộc vào loại hàng và chính sách quản lý.

Vì sao doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan?

Khi hàng hóa đi qua biên giới, Nhà nước cần có cơ chế quản lý để xác định:

Hàng gì?

Ai nhập hoặc xuất?

Số lượng bao nhiêu?

Trị giá thế nào?

Xuất xứ từ đâu?

Có thuộc diện quản lý, kiểm tra hoặc hạn chế hay không?

Nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ liên quan được thực hiện thế nào?

Vì vậy, thủ tục hải quan giúp cơ quan quản lý có thông tin và cơ sở để thực hiện chức năng quản lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Đối với doanh nghiệp, đây cũng là cơ sở để hàng hóa được xử lý theo đúng quy định và có thể tiếp tục hành trình đến địa điểm nhận hoặc đưa vào hoạt động kinh doanh theo điều kiện áp dụng.

Vai trò của hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

1. Quản lý hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu

Đây là một trong những vai trò cốt lõi của hoạt động hải quan.

Thông qua hệ thống khai báo, kiểm tra và giám sát, cơ quan Hải quan thực hiện quản lý đối với hàng hóa khi đưa qua biên giới.

Điều này đặc biệt quan trọng khi mỗi nhóm hàng có thể chịu những chính sách quản lý khác nhau.

Ví dụ, cùng là hàng nhập khẩu nhưng một mặt hàng thông thường có thể có yêu cầu khác hoàn toàn so với hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hoặc có điều kiện nhập khẩu.

Vì vậy, trước khi nhập hàng, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa thuộc chính sách quản lý nào, thay vì chỉ quan tâm đến giá mua và cước vận chuyển.

2. Kiểm tra và giám sát hải quan

Hải quan không chỉ tiếp nhận thông tin do doanh nghiệp khai báo mà còn thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát theo quy định.

Tùy trường hợp, việc kiểm tra có thể liên quan đến:

• Hồ sơ

• Chứng từ

• Thông tin khai báo

• Hàng hóa thực tế

• Các yếu tố liên quan đến việc tuân thủ pháp luật hải quan

Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin khai báo phù hợp với hàng hóa và chứng từ thực tế.

Một sai lệch giữa hồ sơ và hàng hóa có thể khiến quá trình xử lý lô hàng phát sinh thêm thời gian hoặc yêu cầu giải trình.

3. Thực hiện quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định

Đối với hàng nhập khẩu có phát sinh nghĩa vụ thuế, việc khai báo và xác định các thông tin liên quan đến hàng hóa có ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Các yếu tố như:

• Mã HS

• Trị giá

• Xuất xứ

• Chính sách thuế

có thể ảnh hưởng đến số tiền doanh nghiệp phải thực hiện.

Do đó, việc khai báo hải quan không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ thông quan mà còn liên quan trực tiếp đến bài toán giá vốn của doanh nghiệp.

4. Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật

Hải quan là một mắt xích quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định pháp luật.

Điều này có ý nghĩa đặc biệt với những nhóm hàng có yêu cầu quản lý riêng.

Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra xem hàng có vận chuyển được không mà không kiểm tra hàng có được phép nhập khẩu theo điều kiện nào, rủi ro có thể phát sinh ngay từ trước khi đặt hàng.

Hải quan có phải là đơn vị vận chuyển hàng hóa không?

Hải quan Không phải là đơn vị vận chuyển hàng hóa.

Đây là một hiểu nhầm khá phổ biến đối với người mới bắt đầu nhập khẩu.

Hải quan là cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực hải quan.

Trong khi đó, doanh nghiệp logistics hoặc đơn vị vận chuyển thực hiện các công việc như:

• Tiếp nhận hàng

• Vận chuyển

• Lưu kho

• Gom hàng

• Giao nhận

• Hỗ trợ chứng từ và thủ tục theo phạm vi dịch vụ

Hai bên có vai trò hoàn toàn khác nhau.

Có thể hình dung đơn giản:

Doanh nghiệp nhập khẩu → cung cấp thông tin và thực hiện nghĩa vụ theo quy định

Đơn vị logistics → tổ chức vận chuyển và hỗ trợ các công việc được thuê

Cơ quan Hải quan → thực hiện quản lý, kiểm tra, giám sát và xử lý thủ tục theo thẩm quyền

Việc phân biệt rõ ba vai trò này giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy trình xuất nhập khẩu.

Hải quan có quyết định doanh nghiệp được nhập mặt hàng đó hay không?

Cần hiểu vấn đề này chính xác hơn.

Việc một mặt hàng có được phép nhập khẩu hay phải đáp ứng điều kiện nào trước hết phụ thuộc vào chính sách quản lý đối với hàng hóa và hệ thống pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Cơ quan Hải quan thực hiện quản lý và xử lý thủ tục hải quan đối với hàng hóa theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp không nên chờ đến khi hàng về cửa khẩu mới tìm hiểu xem mặt hàng có yêu cầu giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện đặc biệt hay không.

Cách làm đúng hơn là:

Xác định hàng hóa → kiểm tra chính sách → xác định mã HS → xác định chứng từ/điều kiện cần thiết → sau đó mới tổ chức nhập hàng.

Đây cũng là một trong những nguyên tắc quan trọng để giảm rủi ro trong hoạt động nhập khẩu.

Một lô hàng đi qua hải quan như thế nào?

Ở mức khái quát, doanh nghiệp có thể hình dung quy trình theo chuỗi:

Chuẩn bị hàng và chứng từ → khai báo hải quan → hệ thống/cơ quan Hải quan xử lý thông tin → kiểm tra theo trường hợp áp dụng → thực hiện nghĩa vụ tài chính → hoàn tất điều kiện thông quan → đưa hàng về điểm nhận

Tùy loại hình và trường hợp cụ thể, trình tự và hồ sơ có thể khác nhau.

Vì vậy, không nên áp dụng một quy trình duy nhất cho tất cả các loại hàng.

Vì sao khai báo hải quan lại quan trọng?

Một tờ khai hải quan chứa nhiều thông tin quan trọng về lô hàng.

Nếu thông tin khai báo không chính xác, doanh nghiệp có thể phải xử lý các vấn đề như:

• Bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin

• Giải trình

• Xử lý chênh lệch

• Phát sinh thêm thời gian

• Phát sinh nghĩa vụ tài chính nếu có thay đổi

• Các vấn đề tuân thủ khác tùy trường hợp

Đặc biệt, những thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và chính sách quản lý cần được kiểm tra cẩn thận trước khi khai.

Do đó, khai báo hải quan không nên được xem đơn giản là việc nhập dữ liệu lên hệ thống.

Đây là một công việc đòi hỏi người thực hiện phải hiểu hàng hóa và hiểu quy định áp dụng.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi làm thủ tục hải quan

Chỉ hỏi giá vận chuyển mà không kiểm tra chính sách hàng

Doanh nghiệp có thể tìm được nguồn hàng và mức giá tốt nhưng lại phát sinh vấn đề khi bắt đầu làm thủ tục.

Không xác định mã HS trước khi nhập

Mã HS có vai trò quan trọng trong việc phân loại hàng hóa và xác định các chính sách liên quan.

Nếu xác định không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại hồ sơ hoặc phát sinh vấn đề về nghĩa vụ tài chính.

Mô tả hàng hóa quá chung chung

Tên hàng trên chứng từ và khai báo cần phản ánh đúng bản chất hàng hóa theo yêu cầu áp dụng.

Một mô tả quá sơ sài có thể khiến việc xác định hàng hóa trở nên khó khăn.

Chứng từ và hàng thực tế không thống nhất

Đây là một trong những nhóm rủi ro mà doanh nghiệp cần kiểm soát từ đầu.

Thông tin về số lượng, chủng loại, quy cách hoặc các đặc điểm liên quan cần được đối chiếu trước khi khai báo.

Đợi hàng đến cửa khẩu mới chuẩn bị hồ sơ

Đây là cách làm dễ tạo áp lực thời gian.

Tốt hơn là chuẩn bị thông tin và chứng từ ngay từ giai đoạn đặt hàng để có thời gian xử lý những vấn đề phát sinh trước khi hàng đến.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm thủ tục hải quan?

Một checklist cơ bản có thể gồm:

• Thông tin doanh nghiệp

• Thông tin nhà cung cấp

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán nếu áp dụng

• Commercial Invoice

• Packing List

• Chứng từ vận chuyển

• Thông tin hàng hóa

• Mã HS dự kiến

• Xuất xứ hàng hóa

• Chính sách quản lý mặt hàng

• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu thuộc diện yêu cầu

• Thông tin phục vụ xác định trị giá và nghĩa vụ thuế

Tùy loại hình xuất nhập khẩu và từng mặt hàng, bộ hồ sơ thực tế có thể khác nhau.

Doanh nghiệp có thể tự làm thủ tục hải quan không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động tự làm thủ tục hải quan.

Doanh nghiệp có bộ phận xuất nhập khẩu và nhân sự có nghiệp vụ hoàn toàn có thể chủ động thực hiện các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định.

Tuy nhiên, khi khối lượng nhập khẩu tăng hoặc hàng hóa có nhiều loại hình, nhiều nhà cung cấp và nhiều yêu cầu quản lý, việc tự xử lý toàn bộ có thể khiến doanh nghiệp phải đầu tư thêm nhân sự và hệ thống kiểm soát.

Khi đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng đơn vị logistics hoặc đại lý làm thủ tục hải quan theo phạm vi công việc phù hợp.

Điều quan trọng là doanh nghiệp vẫn cần nắm được thông tin và kiểm soát dữ liệu của lô hàng, ngay cả khi thuê bên ngoài thực hiện một phần nghiệp vụ.

Hải quan ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn hải quan dưới góc độ thủ tục.

Nhưng trên thực tế, nghiệp vụ hải quan có thể tác động đến tổng chi phí nhập khẩu thông qua:

• Nghĩa vụ thuế

• Chi phí kiểm tra hoặc chứng từ liên quan nếu có

• Thời gian lưu hàng

• Chi phí lưu kho, lưu bãi nếu phát sinh

• Chi phí xử lý chứng từ

• Chi phí vận chuyển bổ sung khi kế hoạch giao hàng thay đổi

Vì vậy, hiểu hải quan cũng là một cách để quản lý chi phí logistics.

Hải quan trong chuỗi cung ứng hiện đại không chỉ là cửa kiểm tra

Trong chuỗi cung ứng truyền thống, nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhìn hải quan như một điểm phải đi qua trước khi hàng được thông quan.

Nhưng với hoạt động xuất nhập khẩu hiện đại, dữ liệu hải quan liên quan trực tiếp đến:

• Thời gian hàng về

• Giá vốn

• Dòng tiền

• Tồn kho

• Khả năng lập kế hoạch

• Mức độ tuân thủ

• Khả năng mở rộng hoạt động nhập khẩu

Khi doanh nghiệp tăng quy mô, một sai sót nhỏ lặp lại trên nhiều lô hàng có thể tạo ra chi phí đáng kể.

Do đó, quản lý hải quan nên được xem là một phần của quản trị chuỗi cung ứng, chứ không chỉ là công việc hành chính.

Kết luận

Hải quan là gì?

Có thể hiểu đơn giản, hải quan là một lĩnh vực quản lý nhà nước gắn với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa và phương tiện vận tải qua biên giới.

Đối với doanh nghiệp, thủ tục hải quan là một mắt xích quan trọng kết nối hàng hóa – chứng từ – thuế – chính sách quản lý – vận chuyển – thông quan.

Một lô hàng muốn vận hành hiệu quả không chỉ cần vận chuyển nhanh mà còn cần thông tin chính xác, hồ sơ phù hợp và quy trình hải quan được chuẩn bị từ sớm.

Đó cũng là lý do doanh nghiệp càng nhập khẩu thường xuyên càng cần xây dựng quy trình kiểm soát hải quan bài bản.

Hoa Việt Logistics – hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình xuất nhập khẩu

Hoa Việt Logistics cung cấp giải pháp logistics Trung Quốc – Việt Nam, kết hợp vận chuyển, kho bãi và hỗ trợ các công việc liên quan đến thủ tục xuất nhập khẩu theo phạm vi dịch vụ.

Hệ thống kho:

• Kho Bằng Tường – Trung Quốc

• Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội

• Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688

Website: vanchuyenhoaviet.com