Rủi ro logistics không chỉ là chuyện hàng bị mất hay hư hỏng. Một lô hàng có thể gặp vấn đề từ khâu đặt lịch, chứng từ, đóng gói, kho, phương tiện đến khi giao cho người nhận. Với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, quản trị rủi ro càng quan trọng. Một sự cố ở một mắt xích có thể ảnh hưởng đến cả kế hoạch nhập hàng, tồn kho và bán hàng.
Rủi ro logistics là gì?
Rủi ro logistics là gì? Đó là khả năng xảy ra những sự cố làm ảnh hưởng đến vận chuyển, lưu kho, giao nhận và cung ứng hàng hóa. Hậu quả có thể là thiệt hại về thời gian, chi phí, hàng hóa hoặc hoạt động kinh doanh.
Có thể hiểu đơn giản: rủi ro logistics là khả năng một sự kiện không mong muốn xảy ra và ảnh hưởng đến hoạt động logistics hoặc kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ về rủi ro logistics
- Hàng về chậm hơn kế hoạch
- Hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng
- Chi phí vận chuyển phát sinh
- Chứng từ không đầy đủ nên hàng không xử lý đúng kế hoạch
- Tuyến vận chuyển bị gián đoạn
- Kho không tiếp nhận được hàng đúng thời điểm
- Đơn vị vận chuyển gặp sự cố
Rủi ro khác với sự cố đã xảy ra
Rủi ro là khả năng có thể xảy ra. Quản trị rủi ro là quá trình nhận diện khả năng đó, đánh giá mức ảnh hưởng và chuẩn bị phương án giảm thiệt hại.
Vì sao doanh nghiệp cần quản trị rủi ro logistics?
Logistics là chuỗi hoạt động liên kết với nhau. Với một đơn hàng nhập khẩu, chuỗi có thể là: nhà cung cấp → đóng gói → kho → vận chuyển → trung chuyển → thủ tục → giao hàng → nhập kho doanh nghiệp. Chỉ cần một mắt xích gặp vấn đề, các bước sau bị ảnh hưởng.
Ví dụ, hàng chậm vài ngày có thể kéo theo: chậm nhập kho, thiếu hàng, không kịp giao khách, giảm doanh thu. Nếu chỉ coi logistics là “đưa hàng từ A đến B”, bạn dễ bỏ qua rủi ro nằm giữa hành trình.
Quản trị rủi ro giúp chuyển từ tư duy “có vấn đề mới xử lý” sang “biết trước vấn đề nào có thể xảy ra và chuẩn bị cách xử lý”. Bạn có thể đọc thêm bài làm thế nào để doanh nghiệp kiểm soát chuỗi cung ứng tốt hơn.
5 nhóm rủi ro logistics phổ biến
Rủi ro về thời gian
Đây là nhóm thường gặp nhất. Biểu hiện gồm hàng xuất phát chậm, thời gian vận chuyển kéo dài, chậm trung chuyển, chậm xử lý tại kho và chậm giao hàng. Với doanh nghiệp nhập hàng liên tục, chậm vài ngày cũng ảnh hưởng đến kế hoạch tồn kho.
Rủi ro về hàng hóa
Gồm hàng bị vỡ, móp, trầy xước, thiếu, nhầm hoặc thất lạc. Nhóm này thường liên quan đến chất lượng đóng gói, bốc xếp, lưu kho và vận chuyển.
Rủi ro về chi phí
Chi phí thực tế có thể cao hơn dự kiến vì thay đổi quy cách hàng, phát sinh xử lý, tăng thể tích hoặc trọng lượng, phí lưu kho, phí do chậm trễ hoặc đổi phương án vận chuyển. Vì vậy cần nhìn tổng chi phí logistics, không chỉ giá cước ban đầu. Bạn có thể xem bài vì sao báo giá logistics giữa các đơn vị khác nhau.
Rủi ro về nhà cung cấp dịch vụ
Doanh nghiệp có thể phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển, kho, đơn vị giao nhận, đại lý và các nhà cung cấp hỗ trợ. Nếu một đối tác gặp vấn đề, doanh nghiệp bị ảnh hưởng theo.
Rủi ro về tuyến vận chuyển
Một tuyến có thể bị ảnh hưởng bởi ùn tắc, thời tiết, hạn chế khai thác, sự cố phương tiện, thay đổi quy trình hoặc yếu tố bất khả kháng. Vì vậy, đừng mặc định một tuyến luôn hoạt động ổn định, nhất là khi sản lượng lớn hoặc hàng cần giao đúng hạn. Bạn có thể tham khảo bài so sánh các phương thức vận tải hàng hóa.
Rủi ro logistics không chỉ đến từ bên vận chuyển
Nhiều người cho rằng hàng có vấn đề là do đơn vị vận chuyển. Thực tế không phải lúc nào cũng vậy. Rủi ro có thể xuất phát từ doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp:
- Đóng gói không phù hợp khiến hàng dễ hư hỏng
- Kích thước kiện không được xác nhận nên chi phí vận chuyển tăng
- Thông tin hàng không chính xác nên phát sinh xử lý
- Không dự phòng tồn kho nên hàng chậm vài ngày đã ảnh hưởng bán hàng
Vì vậy, hãy nhìn toàn bộ chuỗi logistics thay vì chỉ đánh giá đơn vị vận chuyển. Với nhà cung cấp mới, bạn có thể đọc thêm bài rủi ro khi mua hàng từ nhà cung cấp Trung Quốc mới.
Cách đánh giá rủi ro logistics
Không phải rủi ro nào cũng cần xử lý như nhau. Hãy chấm theo hai tiêu chí: khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng, mỗi tiêu chí ba mức thấp, trung bình, cao.
| Rủi ro | Khả năng xảy ra | Mức ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Hàng bị chậm | Trung bình | Trung bình |
| Hàng bị thất lạc toàn bộ | Thấp hơn | Cao |
| Bao bì không phù hợp | Có thể cao nếu chưa có tiêu chuẩn đóng gói | Tùy loại hàng |
Rủi ro thường xuyên nhưng thiệt hại nhỏ chỉ cần quy trình kiểm soát đơn giản. Rủi ro ít xảy ra nhưng có thể làm gián đoạn cả nguồn hàng thì cần phương án dự phòng rõ ràng. Cách này giúp tập trung nguồn lực vào những rủi ro quan trọng nhất.
Một rủi ro có thể kéo theo nhiều rủi ro khác
Trong logistics, các rủi ro hiếm khi đứng riêng. Ví dụ: tuyến vận chuyển gián đoạn, hàng bị chậm, tồn kho giảm, doanh nghiệp không đủ hàng giao khách, phải dùng phương án vận chuyển khác, chi phí logistics tăng.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi “nếu xảy ra thì mất bao nhiêu tiền”. Hãy hỏi thêm: sự cố này sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động nào tiếp theo?
Quản trị rủi ro logistics gồm 5 bước
Bước 1: Nhận diện rủi ro
Liệt kê những vấn đề có thể xảy ra: chậm hàng, hư hỏng, thất lạc, phát sinh chi phí, gián đoạn tuyến, đối tác không đáp ứng được năng lực.
Bước 2: Đánh giá rủi ro
Xem xét khả năng xảy ra, mức độ thiệt hại và phạm vi ảnh hưởng.
Bước 3: Xác định biện pháp kiểm soát
Ví dụ: chuẩn hóa đóng gói, kiểm đếm hàng, theo dõi trạng thái vận chuyển, kiểm soát chứng từ, xác nhận quy cách hàng trước khi vận chuyển. Bạn có thể đọc thêm bài chứng từ vận chuyển hàng hóa gồm những gì.
Bước 4: Chuẩn bị phương án dự phòng
Nếu rủi ro xảy ra, cần biết ai xử lý, xử lý thế nào, dùng phương án thay thế nào và thời gian xử lý dự kiến bao lâu.
Bước 5: Theo dõi và cập nhật
Rủi ro không cố định. Tuyến vận chuyển, nhà cung cấp hoặc phương án từng phù hợp có thể không còn phù hợp khi quy mô thay đổi. Hãy cập nhật danh sách rủi ro định kỳ.
Ví dụ quản trị rủi ro khi nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam
Giả sử doanh nghiệp thường xuyên nhập một mặt hàng từ Trung Quốc. Kế hoạch ban đầu: nhập hàng, vận chuyển đường bộ, về kho Việt Nam, giao cho khách. Doanh nghiệp có thể xác định bốn rủi ro sau.
| Rủi ro | Biện pháp |
|---|---|
| Hàng về chậm | Theo dõi lịch vận chuyển, không đặt hàng sát thời điểm bán, giữ tồn kho an toàn |
| Hàng hư hỏng | Thống nhất quy cách đóng gói, kiểm tra mẫu, cố định hàng, kiểm soát bốc xếp |
| Hàng thất lạc hoặc thiếu kiện | Có mã kiện, kiểm đếm khi nhập kho, đối chiếu số lượng |
| Tuyến vận chuyển gián đoạn | Xác định phương án thay thế, làm việc với nhiều phương án vận chuyển phù hợp |
Như vậy, doanh nghiệp không phải đợi đến khi sự cố xảy ra mới bắt đầu nghĩ cách xử lý. Bạn có thể xem thêm bài vận chuyển hàng Trung Quốc qua Bằng Tường.
Quản trị rủi ro không có nghĩa là loại bỏ hết rủi ro
Không thể đưa rủi ro logistics về bằng 0. Mục tiêu thực tế hơn là giảm khả năng xảy ra, giảm mức thiệt hại và rút ngắn thời gian phục hồi. Doanh nghiệp không kiểm soát được mọi yếu tố trên tuyến vận chuyển. Nhưng có thể:
- Không để tồn kho xuống quá thấp
- Lên kế hoạch nhập hàng sớm
- Theo dõi trạng thái lô hàng
- Chuẩn bị phương án thay thế
- Chỉ định người chịu trách nhiệm khi phát sinh
Đó mới là tư duy quản trị rủi ro thực tế.
Doanh nghiệp nhỏ có cần quản trị rủi ro logistics không?
Có. Doanh nghiệp nhỏ còn cần quan tâm hơn, vì khả năng chịu tổn thất thường hạn chế. Một lô hàng lớn bị chậm hoặc hư hỏng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng bán hàng.
Bạn không cần hệ thống phức tạp. Hãy bắt đầu bằng một bảng đơn giản gồm các cột: rủi ro, nguyên nhân, mức ảnh hưởng, người phụ trách, cách phòng ngừa và phương án xử lý. Khi quy mô tăng, bảng này có thể mở rộng thành quy trình quản trị hoàn chỉnh.
Câu hỏi thường gặp về rủi ro logistics
Rủi ro logistics là gì?
Là khả năng xảy ra những sự cố làm ảnh hưởng đến vận chuyển, lưu kho, giao nhận hoặc cung ứng hàng hóa, gây thiệt hại về thời gian, chi phí, hàng hóa hoặc hoạt động kinh doanh.
Có những nhóm rủi ro logistics nào?
Phổ biến gồm rủi ro về thời gian, hàng hóa, chi phí, nhà cung cấp dịch vụ và tuyến vận chuyển.
Rủi ro logistics chỉ do đơn vị vận chuyển gây ra phải không?
Không. Rủi ro còn có thể đến từ doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp, ví dụ đóng gói không phù hợp, thông tin hàng không chính xác hoặc không có tồn kho dự phòng.
Làm sao đánh giá mức độ rủi ro?
Hãy chấm theo hai tiêu chí: khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng, mỗi tiêu chí ba mức thấp, trung bình, cao. Ưu tiên những rủi ro có mức nghiêm trọng cao.
Doanh nghiệp nhỏ bắt đầu quản trị rủi ro từ đâu?
Bắt đầu bằng một danh sách đơn giản gồm rủi ro, nguyên nhân, mức ảnh hưởng, người phụ trách, cách phòng ngừa và phương án xử lý.
Kết luận
Rủi ro logistics là khả năng xảy ra những sự cố làm ảnh hưởng đến hàng hóa, thời gian, chi phí hoặc hoạt động kinh doanh. Rủi ro có thể xuất hiện ở mọi khâu: nhà cung cấp, đóng gói, kho, vận chuyển, trung chuyển và giao hàng.
Vì vậy, đừng chỉ tìm một đơn vị vận chuyển có giá tốt. Hãy nhìn toàn bộ chuỗi và hỏi: rủi ro nào có thể xảy ra, khả năng cao hay thấp, nếu xảy ra thì ảnh hưởng đến đâu, phòng ngừa bằng cách nào và phương án thay thế là gì. Một hệ thống logistics tốt không phải hệ thống không bao giờ xảy ra sự cố. Đó là hệ thống phát hiện sớm, hạn chế thiệt hại và phục hồi nhanh.
Tóm tắt nhanh
- Rủi ro là khả năng xảy ra sự cố, chưa phải sự cố đã xảy ra.
- Có 5 nhóm rủi ro phổ biến: thời gian, hàng hóa, chi phí, nhà cung cấp dịch vụ và tuyến vận chuyển.
- Rủi ro không chỉ đến từ bên vận chuyển, mà còn từ doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Quản trị rủi ro gồm 5 bước: nhận diện, đánh giá, kiểm soát, dự phòng, theo dõi.
Năng lực kho bãi của Hoa Việt Logistics
Hoa Việt Logistics chuyên vận chuyển, ký gửi chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam, hướng đến quy trình minh bạch và ổn định cho chủ shop và doanh nghiệp. Hệ thống kho phục vụ tiếp nhận, tập kết và xử lý hàng hóa:
- Kho Bằng Tường (Trung Quốc)
- Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội
- Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM
Hệ thống kho tại các điểm phù hợp giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi tập kết, kiểm đếm và xử lý hàng trước khi vận chuyển. Bạn có thể xem thêm dịch vụ hoặc đăng ký tư vấn miễn phí.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.