Mã HS không chỉ là một dãy số trên tờ khai. Nó có thể ảnh hưởng đến thuế, chính sách quản lý và điều kiện nhập khẩu. Vì vậy, hãy xác định mã HS trước khi nhập khẩu. Đừng đợi hàng về cửa khẩu mới bắt đầu tìm mã.
Mã HS trong hồ sơ nhập khẩu do ai khai?
Ai chịu trách nhiệm xác định mã HS? Câu trả lời ngắn gọn là người khai hải quan. Họ phải chịu trách nhiệm về nội dung khai báo của mình, trong đó có mã số hàng hóa. Cơ quan Hải quan có chức năng kiểm tra, hướng dẫn và phân loại theo thẩm quyền. Nhưng doanh nghiệp không thể mặc định rằng Hải quan sẽ chọn mã HS giúp mình.
Doanh nghiệp hoặc người thực hiện khai hải quan phải cung cấp thông tin hàng hóa trên tờ khai. Mã số hàng hóa là một thông tin quan trọng. Cơ quan Hải quan dựa vào đó để xác định cách xử lý hàng.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động thu thập thông tin sản phẩm. Sau đó đối chiếu với hệ thống phân loại và chọn mã phù hợp trước khi khai báo.
Nếu doanh nghiệp tự làm thủ tục, trách nhiệm thuộc về doanh nghiệp. Nếu thuê đại lý hoặc đơn vị logistics khai hộ, doanh nghiệp vẫn phải cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm. Thuê người khai hộ không có nghĩa là được phép không biết hàng của mình là gì. Bạn có thể đọc thêm bài mã HS là gì để nắm khái niệm cơ bản.
Đơn vị logistics có quyết định mã HS không?
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu hiểu nhầm. Công ty logistics, đơn vị khai thuê hoặc đại lý hải quan có thể hỗ trợ tra cứu, phân tích và đề xuất mã HS. Nhưng việc này phải dựa trên thông tin sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp.
Ví dụ: “máy đa năng”
Giả sử bạn nhập một loại máy từ Trung Quốc. Bạn chỉ gửi cho đơn vị logistics một hình ảnh và tên thương mại “máy đa năng”. Với thông tin này, rất khó xác định chính xác mã HS. Hai sản phẩm cùng gọi là “máy đa năng” vẫn có thể khác nhau về:
- Chức năng chính
- Công suất
- Cấu tạo và nguyên lý hoạt động
- Có hoặc không có động cơ
- Ngành sử dụng
- Bộ phận hoặc phụ kiện đặc thù
Logistics hỗ trợ, nhưng cần đủ dữ liệu
Nếu thiếu tài liệu kỹ thuật, catalogue hoặc thông số cần thiết, việc xác định mã sẽ thiếu cơ sở. Logistics có thể hỗ trợ xác định mã HS. Nhưng một sản phẩm chưa được mô tả đầy đủ thì không thể có mã HS chắc chắn chỉ từ tên gọi.
Cơ quan Hải quan có trách nhiệm gì về phân loại?
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm khai báo. Điều đó không có nghĩa cơ quan Hải quan đứng ngoài quá trình phân loại. Cơ quan Hải quan kiểm tra việc khai báo, kiểm tra hàng hóa và thực hiện phân loại, phân tích theo quy định.
Quy định hiện hành về phân loại hàng hóa
Quy định mới nhất là Thông tư 85/2026/TT-BTC. Thông tư này quy định về phân loại hàng hóa và phân tích để phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Thông tư có hiệu lực từ ngày 15/09/2026. Nó thay thế Thông tư 14/2015/TT-BTC và Thông tư 17/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp nên đối chiếu theo văn bản mới này khi chuẩn bị hồ sơ.
Trong trường hợp cần thiết, cơ quan Hải quan có thể yêu cầu cung cấp tài liệu. Họ cũng có thể thực hiện phân tích để xác định tính chất hàng hóa. Điều này rất quan trọng với sản phẩm có cấu tạo phức tạp hoặc không xác định được mã chỉ qua tên thương mại.
Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đến mức nào?
Trách nhiệm của doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc điền đúng dãy số. Thông tin khai phải phù hợp với hàng hóa thực tế.
Ví dụ: tên hàng “fabric”
Giả sử bạn nhập một loại vải từ Trung Quốc. Trên invoice, nhà cung cấp chỉ ghi “fabric”. Nếu bạn lấy nguyên tên này để tìm mã mà chưa xác định các yếu tố sau, khả năng chọn sai mã là khá cao:
- Thành phần sợi và tỷ lệ từng loại sợi
- Dạng vải và kiểu dệt
- Khổ vải và định lượng
- Có tráng hoặc phủ hay không
- Mục đích sử dụng
Vấn đề ở đây không phải doanh nghiệp không biết tra mã. Vấn đề là dữ liệu đầu vào chưa đủ để phân loại.
Nhà cung cấp Trung Quốc có chịu trách nhiệm về mã HS tại Việt Nam không?
Không nên mặc định như vậy. Nhà cung cấp có thể gửi mã HS họ dùng khi xuất khẩu tại Trung Quốc. Nhưng mã đó không phải lúc nào cũng dùng nguyên được ở Việt Nam.
Hệ thống HS có cấu trúc quốc tế ở một cấp độ nhất định. Sau đó mỗi quốc gia xây dựng phân nhóm chi tiết riêng cho hệ thống quản lý của mình. Vì vậy, hãy xem mã HS của nhà cung cấp là nguồn tham khảo. Đó không phải căn cứ duy nhất để khai báo tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần kiểm tra lại theo quy định, biểu thuế và danh mục hàng hóa áp dụng tại Việt Nam.
Nếu thuê dịch vụ khai hải quan thì trách nhiệm thuộc về ai?
Hãy thống nhất rõ vấn đề này ngay từ đầu với đơn vị dịch vụ. Đại lý hoặc đơn vị logistics có thể hỗ trợ:
- Kiểm tra thông tin hàng hóa
- Tra cứu mã HS
- Tư vấn chính sách
- Chuẩn bị hồ sơ và khai tờ khai
- Thực hiện thủ tục với cơ quan Hải quan
Tuy nhiên, muốn xác định đúng mã HS, đơn vị khai báo cần thông tin chính xác từ chủ hàng. Hãy cung cấp đầy đủ catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật, thành phần, công dụng và các tài liệu liên quan.
Đừng chỉ gửi một câu như “xem giúp em mã HS của hàng này” mà không kèm thông tin sản phẩm.
Khi nào nên xin xác định hoặc tham vấn chuyên sâu?
Với mặt hàng giá trị lớn, nhập thường xuyên hoặc dễ phát sinh tranh luận về phân loại, hãy chủ động xử lý từ trước. Đặc biệt cần thận trọng khi:
- Có nhiều mã HS gần giống nhau
- Các mã có mức thuế khác nhau
- Hàng thuộc nhóm quản lý chuyên ngành
- Hàng có thành phần phức tạp
- Hàng mới chưa từng nhập
- Hàng có cấu tạo hoặc công dụng đặc biệt
- Nhà cung cấp gửi mã HS nhưng bạn không xác định được căn cứ
- Bạn chuẩn bị nhập số lượng lớn
Một mã HS được xác định rõ trước khi nhập giúp bạn dự toán chi phí và chuẩn bị chính sách nhập khẩu tốt hơn. Bạn có thể đọc thêm bài xác định đúng mã HS khi nhập khẩu và giá vốn hàng Trung Quốc về Việt Nam gồm những gì.
Quy trình 5 bước xác định mã HS
Bước 1: Thu thập thông tin sản phẩm
Đừng chỉ lấy tên hàng. Hãy lấy catalogue, hình ảnh, thành phần, cấu tạo, công dụng và thông số kỹ thuật.
Bước 2: Xác định bản chất hàng hóa
Hãy xác định sản phẩm thực chất là gì. Làm từ vật liệu nào. Hoạt động theo nguyên lý nào. Chức năng chính là gì.
Bước 3: Tra cứu nhóm hàng phù hợp
Đối chiếu tên gọi, mô tả và các quy tắc phân loại liên quan.
Bước 4: Kiểm tra chính sách và thuế
Sau khi có mã dự kiến, hãy kiểm tra thuế suất, chính sách quản lý và yêu cầu chuyên ngành nếu có.
Bước 5: Lưu lại căn cứ phân loại
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này. Đừng chỉ lưu mã HS. Hãy lưu cả catalogue, thông số kỹ thuật, tài liệu xác định mã và căn cứ đã dùng.
Mã HS đúng không phải là mã có thuế thấp nhất
Mục tiêu của phân loại là xác định đúng bản chất hàng hóa và mã phù hợp. Mục tiêu không phải là tìm mã có thuế suất thấp nhất.
Nếu bạn chọn mã chỉ vì thuế thấp mà không phù hợp hàng thực tế, rủi ro có thể lớn hơn nhiều khoản thuế tiết kiệm được. Hãy đặt thứ tự ưu tiên: đúng bản chất hàng hóa, đúng quy tắc phân loại, đúng mã HS, rồi mới xác định đúng thuế và chính sách.
Câu hỏi thường gặp về trách nhiệm xác định mã HS
Mã HS do doanh nghiệp hay cơ quan Hải quan xác định?
Người khai hải quan chịu trách nhiệm về mã HS đã khai. Cơ quan Hải quan kiểm tra, hướng dẫn và phân loại theo thẩm quyền, nhưng doanh nghiệp không nên chờ Hải quan chọn mã thay mình.
Thuê logistics khai hộ thì ai chịu trách nhiệm về mã HS?
Doanh nghiệp vẫn phải cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa. Đơn vị khai hộ chỉ hỗ trợ xác định mã dựa trên thông tin đó. Hai bên nên thống nhất rõ trách nhiệm ngay từ đầu.
Có dùng mã HS nhà cung cấp Trung Quốc gửi được không?
Chỉ nên tham khảo. Mã HS ở Trung Quốc không phải lúc nào cũng dùng nguyên được ở Việt Nam. Bạn cần kiểm tra lại theo danh mục và biểu thuế áp dụng tại Việt Nam.
Cần chuẩn bị gì để xác định mã HS?
Cần catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật, thành phần, cấu tạo, công dụng, công suất và model của sản phẩm.
Nên xác định mã HS khi nào?
Nên xác định trước khi đặt hàng số lượng lớn, không đợi hàng về cửa khẩu. Việc này giúp dự toán thuế, kiểm tra chính sách và tính giá vốn chính xác hơn.
Kết luận
Người nhập khẩu không nên nghĩ rằng mã HS là việc của bên logistics. Đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan có thể hỗ trợ rất nhiều trong tra cứu và khai báo. Nhưng chất lượng kết quả phụ thuộc vào thông tin chủ hàng cung cấp và căn cứ dùng để phân loại.
Với hàng mới, hàng giá trị lớn hoặc hàng có nhiều mã HS gần nhau, bạn càng cần xác định mã trước khi đặt hàng. Hãy xử lý mã HS ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu. Bạn cũng có thể đọc thêm bài khai hải quan điện tử là gì và những lỗi thường gặp khi khai tờ khai hải quan.
Tóm tắt nhanh
- Người khai hải quan chịu trách nhiệm về mã HS đã khai.
- Thuê đại lý hoặc logistics khai hộ không chuyển hết trách nhiệm về thông tin hàng hóa.
- Mã HS của nhà cung cấp Trung Quốc chỉ là nguồn tham khảo.
- Mã HS đúng là mã phù hợp bản chất hàng hóa, không phải mã có thuế thấp nhất.
Liên hệ Hoa Việt Logistics
Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam. Bạn có thể xem thêm dịch vụ hoặc đăng ký tư vấn miễn phí.
- Kho Bằng Tường – Trung Quốc
- Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
- Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.