Khai tờ khai hải quan là công việc đòi hỏi sự chính xác cao. Một lô hàng có thể có hàng chục hoặc hàng trăm dòng sản phẩm, nhiều loại chứng từ và nhiều thông tin cần đối chiếu. Chỉ cần một dữ liệu bị nhập sai cũng có thể khiến doanh nghiệp phải kiểm tra lại hồ sơ hoặc thực hiện khai bổ sung.
Điều đáng nói là nhiều lỗi không xuất phát từ việc nhân viên khai hải quan “không biết khai”, mà bắt nguồn từ việc dữ liệu đầu vào đã sai hoặc không thống nhất.
Vì vậy, muốn giảm lỗi tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm soát từ trước khi mở tờ khai.
1. Khai tên hàng quá chung chung
Đây là lỗi rất phổ biến.
Ví dụ:
“Accessories”
“Machine parts”
“Plastic goods”
Những tên gọi này có thể không đủ để thể hiện bản chất hàng hóa trong từng trường hợp.
Tên hàng nên được xây dựng dựa trên bản chất thực tế của sản phẩm, công dụng, vật liệu, model hoặc thông tin cần thiết khác.
Cách hạn chế
Trước khi khai, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp:
- Tên sản phẩm.
- Catalogue.
- Model.
- Chất liệu.
- Công dụng.
- Thông số kỹ thuật.
2. Chọn mã HS chỉ dựa vào tên sản phẩm
Đây là lỗi nguy hiểm hơn.
Hai sản phẩm có tên thương mại gần giống nhau nhưng có thể khác:
- Cấu tạo.
- Chất liệu.
- Công dụng.
- Mức độ hoàn thiện.
- Thành phần.
Từ đó dẫn đến mã HS khác nhau.
Cách hạn chế
Không xác định mã HS chỉ bằng Google hoặc một website tra cứu đơn giản.
Cần phân tích bản chất hàng hóa và căn cứ phân loại phù hợp.
3. Sai số lượng
Sai số lượng có thể đến từ:
- Invoice.
- Packing List.
- Hàng thực tế.
- Nhân viên nhập dữ liệu.
Ví dụ invoice ghi 10.000 sản phẩm nhưng packing list ghi 9.500 sản phẩm.
Nếu không đối chiếu trước, sai lệch sẽ đi thẳng vào tờ khai.
4. Sai đơn vị tính
Một lỗi tưởng nhỏ nhưng khá phổ biến.
Ví dụ:
- PCS.
- SET.
- BOX.
- CARTON.
- KG.
Doanh nghiệp cần hiểu mối quan hệ giữa đơn vị thương mại và đơn vị khai báo.
5. Sai trọng lượng
Đặc biệt với hàng nhập khẩu Trung Quốc vận chuyển đường bộ, trọng lượng thường được sử dụng trong nhiều chứng từ và khâu vận chuyển.
Nếu packing list và dữ liệu khai báo không thống nhất, doanh nghiệp có thể phải kiểm tra lại.
6. Sai trị giá
Trị giá không phải lúc nào cũng chỉ là con số trên invoice.
Doanh nghiệp cần chú ý đến:
- Đơn giá.
- Số lượng.
- Điều kiện giao hàng.
- Các khoản chi phí liên quan.
- Tỷ giá.
- Phương pháp xác định trị giá.
Sai trị giá có thể dẫn đến sai nghĩa vụ thuế.
7. Không kiểm tra xuất xứ
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng:
“Mua hàng Trung Quốc thì cứ ghi xuất xứ Trung Quốc.”
Nhưng xuất xứ là vấn đề cần được xác định theo quy định, không đơn giản dựa trên nơi doanh nghiệp mua hàng.
Đặc biệt khi doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế theo một hiệp định thương mại, hồ sơ xuất xứ càng cần được kiểm soát.
8. Không kiểm tra chính sách mặt hàng
Đây là lỗi có thể khiến hàng bị chậm.
Doanh nghiệp mua được hàng, thanh toán xong, hàng đã đến cửa khẩu nhưng mới phát hiện sản phẩm thuộc diện:
- Giấy phép.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Kiểm tra chất lượng.
- Điều kiện nhập khẩu.
Vấn đề lúc này không còn là “khai sai một ô”.
Nó có thể trở thành vấn đề về tiến độ cả lô hàng.
9. Sai mã loại hình
Mã loại hình phản ánh bản chất nghiệp vụ.
Nếu chọn sai, có thể ảnh hưởng đến quy trình xử lý và các nghĩa vụ liên quan.
Doanh nghiệp cần xác định mục đích thực tế của giao dịch trước khi lựa chọn mã.
10. Không đối chiếu chứng từ vận tải
Invoice và packing list đúng nhưng thông tin vận tải sai cũng có thể gây ra vấn đề.
Cần kiểm tra:
- Số vận đơn.
- Phương tiện.
- Cửa khẩu.
- Địa điểm xếp/dỡ.
- Số kiện.
- Trọng lượng.
11. Copy tờ khai cũ cho lô hàng mới
Đây là một thói quen nguy hiểm.
Doanh nghiệp có thể có những lô hàng tương tự nhau nhưng:
- Nhà cung cấp khác.
- Giá khác.
- Model khác.
- Số lượng khác.
- Mã HS khác.
- Chính sách mặt hàng khác.
Tờ khai cũ chỉ nên được sử dụng như tài liệu tham khảo, không phải mẫu để sao chép nguyên trạng.
12. Chờ hàng về mới kiểm tra hồ sơ
Đây là lỗi quản trị.
Thông tin hàng hóa nên được kiểm tra ngay từ khi đặt hàng.
Một quy trình tốt sẽ là:
Chọn hàng → kiểm tra chính sách → xác định mã HS → dự kiến thuế → chuẩn bị chứng từ → vận chuyển → khai báo.
Không nên:
Mua hàng → vận chuyển → đến cửa khẩu → mới tìm hiểu thủ tục.
Checklist trước khi truyền tờ khai
| Hạng mục | Đã kiểm tra? |
| Tên doanh nghiệp | □ |
| Nhà cung cấp | □ |
| Loại hình | □ |
| Tên hàng | □ |
| Mã HS | □ |
| Số lượng | □ |
| Đơn vị tính | □ |
| Trọng lượng | □ |
| Xuất xứ | □ |
| Trị giá | □ |
| Invoice | □ |
| Packing List | □ |
| Vận đơn | □ |
| Chính sách mặt hàng | □ |
| Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành | □ |
Nếu phát hiện lỗi sau khi truyền thì sao?
Không nên bỏ qua.
Doanh nghiệp cần xác định trạng thái tờ khai và nội dung sai để xem có thuộc trường hợp khai bổ sung hay phải xử lý theo cơ chế khác.
Thông tư 121/2025/TT-BTC hiện quy định về khai bổ sung hồ sơ hải quan trong nhiều trường hợp, bao gồm sai sót phát hiện trong và sau quá trình thông quan.
FAQ
Lỗi nào nguy hiểm nhất?
Không có một lỗi duy nhất áp dụng cho mọi lô hàng. Tuy nhiên, sai mã HS, trị giá, xuất xứ, loại hình hoặc chính sách mặt hàng có thể tạo ra ảnh hưởng lớn.
Có thể dùng tờ khai cũ làm mẫu không?
Có thể tham khảo nhưng phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
Làm sao giảm lỗi?
Quan trọng nhất là xây dựng checklist trước khai và có người kiểm tra chéo dữ liệu.
Kết luận
Phần lớn lỗi khai hải quan có thể giảm nếu doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu ngay từ đầu.
Đừng đợi đến khi tờ khai bị trả về hoặc hàng bị kiểm tra mới bắt đầu rà lại invoice, packing list và thông tin sản phẩm.
Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển, xử lý hàng hóa và thủ tục nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam.
Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – Hoàng Mai
Kho TP.HCM – Tân Bình
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.