Một tờ khai hải quan có những thông tin gì?

Tờ khai hải quan có rất nhiều chỉ tiêu khiến người mới nhập khẩu dễ cảm thấy khó hiểu. Những thuật ngữ như mã loại hình, mã HS, trị giá, lượng hàng, đơn giá, mã nước xuất xứ hay thông tin vận chuyển đều có ý nghĩa riêng và liên kết với nhau.

Thực tế, doanh nghiệp không nhất thiết phải nhớ từng ô trên tờ khai ngay từ đầu. Điều quan trọng là hiểu được tờ khai đang mô tả những gì về lô hàng và nhóm thông tin nào có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, thủ tục hoặc chính sách quản lý.

Tờ khai hải quan gồm những nhóm thông tin nào?

Có thể chia tờ khai thành một số nhóm lớn:

1. Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu.
2. Thông tin loại hình.
3. Thông tin vận chuyển.
4. Thông tin chứng từ.
5. Thông tin hàng hóa.
6. Thông tin phân loại.
7. Thông tin trị giá.
8. Thông tin thuế.
9. Thông tin quản lý chuyên ngành.
10. Thông tin xử lý của cơ quan hải quan.

Cách chia này giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra hơn thay vì nhìn toàn bộ tờ khai như một bảng dữ liệu rời rạc.

1. Tờ khai hải quan cần thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu

Nhóm đầu tiên liên quan đến các bên trong giao dịch.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, cần kiểm tra:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Thông tin người xuất khẩu.
• Quốc gia của người xuất khẩu.

Đây là nhóm thông tin tưởng đơn giản nhưng rất dễ sai khi doanh nghiệp làm việc với nhiều nhà cung cấp.

Ví dụ, một tập đoàn có thể có nhiều công ty hoặc nhà máy xuất hàng. Nếu invoice thể hiện một đơn vị nhưng tờ khai lại khai một đơn vị khác, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh trước khi truyền.

2. Tờ khai hải quan cần thông tin mã loại hình

Mã loại hình cho biết bản chất nghiệp vụ xuất nhập khẩu của lô hàng.

Đây là một trong những trường thông tin rất quan trọng.

Không thể chọn mã loại hình chỉ dựa vào việc “đây là hàng nhập khẩu”.

Cùng là hàng đi từ Trung Quốc vào Việt Nam nhưng mục đích và mô hình giao dịch khác nhau có thể dẫn tới loại hình khác nhau.

Ví dụ về mặt nghiệp vụ có thể có:

• Nhập kinh doanh.
• Nhập nguyên liệu sản xuất.
• Nhập gia công.
• Nhập phục vụ sản xuất xuất khẩu.
• Các hình thức khác theo quy định.

Chọn sai loại hình có thể ảnh hưởng đến việc xử lý hồ sơ và nghĩa vụ quản lý sau đó.

3. Thông tin vận chuyển

Tờ khai cũng chứa những dữ liệu liên quan đến quá trình vận chuyển.

Tùy loại hình, có thể liên quan đến:

• Cửa khẩu.
• Địa điểm xếp hàng.
• Địa điểm dỡ hàng.
• Phương thức vận chuyển.
• Phương tiện.
• Số vận đơn hoặc chứng từ tương đương.

Doanh nghiệp cần đối chiếu các thông tin này với chứng từ vận tải.

4. Thông tin hóa đơn và chứng từ

Tờ khai có các thông tin liên quan đến chứng từ thương mại.

Invoice là một nguồn dữ liệu quan trọng nhưng không phải nguồn duy nhất.

Doanh nghiệp cần đảm bảo sự thống nhất giữa:

Hợp đồng → Invoice → Packing List → Vận đơn → Tờ khai → Hàng thực tế.

Nếu một trong các thành phần này lệch nhau, cần xác định nguyên nhân.

5. Tên hàng

Tên hàng là một trong những trường quan trọng nhất.

Một tên hàng tốt phải đủ để mô tả bản chất sản phẩm theo yêu cầu khai báo.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi:

“Plastic item”

doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm là gì, công dụng gì, cấu tạo hoặc vật liệu gì.

Việc mô tả cụ thể giúp hỗ trợ quá trình phân loại hàng hóa và kiểm tra chính sách.

6. Số lượng và đơn vị tính

Tờ khai phải thể hiện lượng hàng theo đơn vị phù hợp.

Đây là điểm doanh nghiệp dễ sai khi invoice, packing list và hàng thực tế sử dụng cách tính khác nhau.

Ví dụ:

• 100 cartons.
• 2.000 pcs.
• 500 sets.

Doanh nghiệp phải hiểu mối quan hệ giữa số kiện, số sản phẩm và đơn vị tính.

7. Trọng lượng

Trọng lượng cũng là dữ liệu quan trọng.

Đặc biệt với hàng vận chuyển đường bộ hoặc hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa packing list, vận đơn và thông tin khai.

Sai trọng lượng có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình hoặc điều chỉnh khi có chênh lệch đáng kể.

8. Mã HS

Mã HS là thông tin phục vụ phân loại hàng hóa.

Đây là một trong những dữ liệu quan trọng nhất vì có thể ảnh hưởng đến:

• Thuế.
• Chính sách quản lý.
• Giấy phép.
• Kiểm tra chuyên ngành.
• Quy tắc xuất xứ.

Không nên xác định mã HS chỉ bằng cách nhìn tên hàng.

Cần xem xét bản chất sản phẩm, vật liệu, cấu tạo, công dụng và các quy tắc phân loại phù hợp.

9. Xuất xứ

Xuất xứ hàng hóa là thông tin quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần phân biệt:

Nơi mua hàng và xuất xứ hàng hóa không nhất thiết luôn là một khái niệm.

Một doanh nghiệp có thể mua hàng thông qua thương nhân Trung Quốc nhưng hàng hóa có nguồn gốc sản xuất ở một quốc gia khác.

Khi xuất xứ có ảnh hưởng đến thuế ưu đãi hoặc chính sách, doanh nghiệp càng cần kiểm soát kỹ.

10. Trị giá và đơn giá

Tờ khai có thông tin liên quan đến trị giá hàng hóa phục vụ mục đích hải quan.

Đây không phải lúc nào cũng đơn giản bằng:

Số lượng × giá trên invoice.

Tùy trường hợp, trị giá hải quan có thể cần xem xét các khoản điều chỉnh theo quy định.

Doanh nghiệp không nên tự mặc định rằng “giá mua trên invoice chính là trị giá hải quan trong mọi trường hợp”.

11. Thuế

Tùy loại hàng và loại hình, tờ khai có thể liên quan đến:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế xuất khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Các khoản thuế khác nếu thuộc diện áp dụng.

Thông tin về mã HS, trị giá, xuất xứ và chính sách thuế có thể liên kết với nhau.

Bảng tóm tắt cách đọc tờ khai

Nhóm	Câu hỏi cần kiểm tra
Người nhập khẩu	Đúng doanh nghiệp chưa?
Người xuất khẩu	Đúng nhà cung cấp chưa?
Loại hình	Đúng mục đích nhập khẩu chưa?
Tên hàng	Đã mô tả đủ bản chất chưa?
Mã HS	Có căn cứ phân loại chưa?
Số lượng	Có khớp chứng từ không?
Trọng lượng	Có khớp packing list/vận tải không?
Xuất xứ	Có đúng thực tế và chứng từ không?
Trị giá	Đã xác định đúng phương pháp chưa?
Thuế	Có đúng theo mã hàng và chính sách không?

Doanh nghiệp nên kiểm tra tờ khai ở thời điểm nào?

Tốt nhất là kiểm tra trước khi truyền.

Sau khi truyền, cần tiếp tục đối chiếu phản hồi của hệ thống và kết quả xử lý.

Sau thông quan, doanh nghiệp cũng nên lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ quản lý nội bộ và trường hợp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra theo quy định.

FAQ

Có cần hiểu hết mọi chỉ tiêu trên tờ khai không?

Doanh nghiệp mới không nhất thiết phải nhớ từng chỉ tiêu. Tuy nhiên, các nhóm thông tin về hàng hóa, mã HS, loại hình, trị giá, số lượng và thuế nên được kiểm soát chặt.

Sai một thông tin trên tờ khai có nghiêm trọng không?

Tùy nội dung sai. Sai thông tin không ảnh hưởng nhiều có thể khác với sai mã HS, trị giá hoặc số lượng dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế.

Ai nên kiểm tra tờ khai?

Doanh nghiệp nên có người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu trước khi truyền, kể cả khi thuê đơn vị dịch vụ khai báo.

Kết luận

Tờ khai hải quan không phải là một bảng dữ liệu khó hiểu nếu doanh nghiệp biết chia thành từng nhóm thông tin. Quan trọng nhất là hiểu mối quan hệ giữa hàng thực tế – chứng từ – dữ liệu khai báo.

Khi ba phần này thống nhất, quá trình làm thủ tục thường dễ kiểm soát hơn.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển, xử lý hàng hóa và thủ tục nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam.

Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – Hoàng Mai
Kho TP.HCM – Tân Bình

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com