Vai trò và chức năng của kho trong hoạt động logistics

Kho logistics là gì?

Kho logistics là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và xử lý hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ nơi cung cấp đến nơi tiêu thụ. Tùy vào mô hình logistics, kho có thể thực hiện thêm các hoạt động như kiểm đếm, phân loại, đóng gói, dán nhãn, chia tách đơn hàng và chuẩn bị hàng để giao.

Trong chuỗi cung ứng, kho không đơn thuần là nơi “để hàng”. Kho là một mắt xích giúp doanh nghiệp điều phối dòng hàng hóa theo thời gian, số lượng và địa điểm, đặc biệt khi thời điểm sản xuất, nhập hàng và tiêu thụ không diễn ra cùng lúc.

Với hoạt động nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, kho có thể xuất hiện ở nhiều giai đoạn: kho của nhà cung cấp, kho tập kết tại Trung Quốc, kho tại khu vực biên giới, kho tại Việt Nam hoặc kho của doanh nghiệp nhập khẩu.

Kho logistics là cơ sở được tổ chức để thực hiện một hoặc nhiều hoạt động liên quan đến hàng hóa trong chuỗi logistics.

Các hoạt động cơ bản gồm:

• Tiếp nhận hàng hóa.
• Kiểm đếm và kiểm tra tình trạng hàng.
• Phân loại hàng.
• Lưu trữ và bảo quản.
• Sắp xếp vị trí hàng hóa.
• Chuẩn bị hàng để xuất.
• Đóng gói hoặc xử lý theo yêu cầu.
• Bàn giao hàng cho công đoạn tiếp theo.

Tùy mô hình, kho có thể chỉ thực hiện chức năng lưu trữ hoặc đảm nhiệm nhiều công đoạn hơn.

Ví dụ, một kho đơn giản có thể chủ yếu nhận hàng và lưu hàng.

Trong khi đó, một kho logistics phục vụ doanh nghiệp nhập khẩu có thể thực hiện:

Nhận hàng → kiểm đếm → phân loại → lưu trữ → xử lý đơn → đóng gói → xuất hàng.

Vì vậy, khái niệm “kho logistics” rộng hơn một không gian dùng để chứa hàng.

Vai trò của kho trong logistics

Kho tồn tại vì dòng hàng hóa trong thực tế không thể lúc nào cũng di chuyển trực tiếp từ nơi sản xuất đến người mua.

Có sự chênh lệch về:

• Thời gian sản xuất.
• Thời điểm nhập hàng.
• Nhu cầu thị trường.
• Quy mô lô hàng.
• Địa điểm sản xuất.
• Địa điểm tiêu thụ.

Kho giúp doanh nghiệp tạo ra một điểm trung gian để điều phối những khác biệt này.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhập 10.000 sản phẩm từ Trung Quốc nhưng không bán hết trong một ngày.

Thay vì đưa toàn bộ hàng trực tiếp đến từng khách hàng, doanh nghiệp có thể đưa hàng về kho tại Việt Nam, lưu trữ và xuất dần theo nhu cầu.

Nhờ đó, hoạt động nhập hàng và bán hàng không nhất thiết phải diễn ra cùng thời điểm.

1. Kho giúp lưu trữ hàng hóa

Đây là chức năng cơ bản nhất của kho.

Hàng hóa sau khi được tiếp nhận cần có vị trí phù hợp để bảo quản cho đến khi được xuất đi.

Tùy loại hàng, kho có thể cần đáp ứng các yêu cầu khác nhau về:

• Diện tích.
• Điều kiện bảo quản.
• Cách xếp hàng.
• Khả năng chống ẩm.
• An toàn hàng hóa.
• Phòng cháy chữa cháy.
• Khả năng kiểm soát ra vào.

Không phải hàng hóa nào cũng có thể xếp chung hoặc bảo quản theo cùng một phương pháp.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hàng hóa để bố trí kho phù hợp.

2. Kho giúp điều phối dòng hàng

Kho logistics còn giúp doanh nghiệp điều chỉnh tốc độ hàng hóa đi qua chuỗi cung ứng.

Ví dụ:

Nhà cung cấp giao 1.000 sản phẩm vào kho.

Doanh nghiệp chưa cần xuất cả 1.000 sản phẩm cùng lúc.

Kho cho phép doanh nghiệp giữ hàng và chia thành nhiều đợt xuất.

Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có lượng hàng nhập lớn nhưng nhu cầu bán ra diễn ra liên tục.

Kho vì vậy đóng vai trò như một điểm đệm giữa cung và cầu.

3. Kho giúp tập trung hàng từ nhiều nguồn

Một doanh nghiệp có thể nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Nếu mỗi nhà cung cấp giao trực tiếp đến khách hàng cuối cùng, việc quản lý có thể trở nên phức tạp.

Kho có thể trở thành nơi tập trung hàng để:

• Nhận hàng từ nhiều nguồn.
• Kiểm tra.
• Phân loại.
• Gom đơn.
• Chuẩn bị giao.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập phụ kiện điện thoại từ 5 nhà cung cấp Trung Quốc.

Các lô hàng có thể được đưa về một điểm kho để doanh nghiệp dễ kiểm soát trước khi tiếp tục phân phối tại Việt Nam.

4. Kho hỗ trợ kiểm đếm và kiểm soát hàng hóa

Khi hàng vào kho, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm đếm theo quy trình phù hợp.

Mục đích là xác định:

• Có bao nhiêu kiện.
• Có đúng số lượng không.
• Hàng có đúng mã không.
• Bao bì có nguyên vẹn không.
• Có dấu hiệu thiếu hoặc hư hỏng không.

Việc kiểm đếm giúp phát hiện chênh lệch sớm hơn.

Nếu doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu hàng sau nhiều ngày hoặc sau khi hàng đã được phân phối, việc xác định nguyên nhân sẽ khó khăn hơn.

5. Kho hỗ trợ phân loại và chuẩn bị hàng

Hàng sau khi tiếp nhận có thể cần được phân loại theo:

• Mã hàng.
• Chủng loại.
• Kích thước.
• Đơn hàng.
• Khách hàng.
• Khu vực giao.
• Tính chất hàng hóa.

Việc phân loại giúp quá trình xuất hàng diễn ra nhanh và chính xác hơn.

Ví dụ, một kho phục vụ doanh nghiệp bán hàng online có thể chia hàng theo từng SKU để nhân viên dễ lấy hàng khi phát sinh đơn.

6. Kho hỗ trợ đóng gói và xử lý hàng hóa

Tùy mô hình, kho logistics có thể thực hiện thêm một số công đoạn xử lý.

Ví dụ:

• Đóng gói lại.
• Chia nhỏ kiện hàng.
• Gom nhiều sản phẩm thành một bộ.
• Dán nhãn.
• Gắn mã vận đơn.
• Chuẩn bị hàng theo yêu cầu giao.

Những hoạt động này giúp hàng hóa chuyển từ trạng thái “hàng đã nhập kho” sang trạng thái “sẵn sàng xuất”.

Tuy nhiên, không phải kho nào cũng được phép hoặc có chức năng thực hiện mọi loại xử lý. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi dịch vụ của từng kho.

Các loại kho logistics phổ biến

Kho logistics có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Theo chức năng

Có thể gặp:

• Kho lưu trữ.
• Kho phân phối.
• Kho trung chuyển.
• Kho ngoại quan.
• Kho phục vụ sản xuất.
• Kho hàng thương mại điện tử.

Mỗi loại có mục đích và cách vận hành khác nhau.

Trong đó, kho trung chuyển và kho ngoại quan có những đặc điểm riêng. Đây là hai nội dung sẽ cần phân tích cụ thể ở các bài tiếp theo để tránh nhầm lẫn giữa các loại kho.

Theo quyền sở hữu

Kho có thể thuộc:

• Doanh nghiệp sở hữu.
• Đơn vị logistics.
• Đối tác cho thuê kho.
• Mô hình kho dùng chung.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự đầu tư một hệ thống kho riêng.

Nếu nhu cầu lưu trữ không ổn định hoặc sản lượng chưa đủ lớn, thuê dịch vụ kho logistics có thể là một phương án phù hợp hơn.

Kho logistics khác gì nơi chứa hàng thông thường?

Một nơi chứa hàng đơn thuần chủ yếu tập trung vào việc cất giữ hàng hóa.

Trong khi đó, kho logistics có thể được tổ chức để phục vụ cả quá trình vận hành.

Ví dụ:

Nơi chứa hàng:

Nhận hàng → xếp hàng → lưu hàng → lấy hàng.

Kho logistics:

Nhận hàng → kiểm đếm → phân loại → cập nhật thông tin → lưu trữ → xử lý đơn → đóng gói → xuất hàng → bàn giao.

Sự khác biệt nằm ở mức độ tổ chức và số lượng hoạt động được thực hiện trong kho.

Do đó, khi lựa chọn kho, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “diện tích kho bao nhiêu?” mà cần hỏi kho có thể thực hiện những công đoạn nào.

Kho logistics trong hoạt động nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam

Với doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc, kho có thể tham gia vào nhiều điểm trong hành trình.

Một quy trình đơn giản có thể hình dung:

Nhà cung cấp Trung Quốc → Kho Trung Quốc → Vận chuyển → Kho Việt Nam → Doanh nghiệp/khách hàng.

Tại kho Trung Quốc, hàng có thể được tiếp nhận và tập kết trước khi vận chuyển.

Tại kho Việt Nam, hàng có thể được tiếp nhận, phân loại, kiểm đếm và chuẩn bị giao theo kế hoạch của doanh nghiệp.

Điều này giúp doanh nghiệp không nhất thiết phải tự tổ chức toàn bộ hoạt động kho ở từng điểm.

Kho có ảnh hưởng đến Lead time không?

Có.

Kho là một trong những công đoạn có thể ảnh hưởng đến Lead time logistics.

Ví dụ:

Hàng đến kho lúc 8h nhưng đến 16h mới hoàn tất xử lý và sẵn sàng xuất.

Thời gian 8 giờ này trở thành một phần trong quá trình logistics.

Nếu kho xử lý nhanh hơn, Lead time tổng có thể được rút ngắn.

Ngược lại, nếu kho thường xuyên xảy ra:

• Chờ tiếp nhận.
• Chờ kiểm đếm.
• Tìm hàng lâu.
• Sai vị trí.
• Chờ đóng gói.
• Chờ bàn giao.

thì thời gian hoàn tất đơn hàng có thể tăng.

Vì vậy, đánh giá kho không nên chỉ dựa trên diện tích mà còn phải xem khả năng xử lý hàng hóa.

Kho ảnh hưởng đến chi phí logistics như thế nào?

Kho có thể tạo ra nhiều nhóm chi phí:

• Chi phí thuê mặt bằng.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí điện, nước và vận hành.
• Chi phí thiết bị.
• Chi phí bảo quản.
• Chi phí bốc xếp.
• Chi phí xử lý hàng.
• Chi phí lưu kho.

Nếu hàng nằm trong kho quá lâu, chi phí lưu trữ có thể tăng.

Nhưng nếu doanh nghiệp giảm tồn kho quá mức và phải nhập hàng liên tục với nhiều lô nhỏ, chi phí vận chuyển và xử lý cũng có thể tăng.

Do đó, mục tiêu không phải là giảm chi phí kho bằng mọi giá, mà là tìm mức lưu trữ và cách vận hành phù hợp với nhu cầu thực tế.

Một kho logistics vận hành hiệu quả cần những gì?

Không có một mô hình duy nhất phù hợp với mọi kho.

Tuy nhiên, một kho được tổ chức tốt thường cần kiểm soát được:

Vị trí hàng hóa

Mỗi nhóm hàng cần có vị trí rõ ràng để giảm thời gian tìm kiếm.

Dữ liệu nhập – xuất – tồn

Số liệu trên hệ thống cần phản ánh sát với hàng thực tế.

Quy trình nhập kho

Hàng vào phải được tiếp nhận và ghi nhận theo quy trình thống nhất.

Quy trình xuất kho

Hàng ra cần có yêu cầu rõ ràng và được kiểm soát trước khi bàn giao.

Kiểm đếm

Cần có quy trình kiểm tra để hạn chế sai lệch.

An toàn hàng hóa

Hàng phải được bảo quản phù hợp với đặc điểm và điều kiện của từng nhóm sản phẩm.

Khả năng truy xuất

Doanh nghiệp cần biết hàng đang ở đâu, thuộc lô nào và đã trải qua công đoạn nào khi cần kiểm tra.

Doanh nghiệp có nên tự vận hành kho không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tự đầu tư và vận hành kho.

Có thể cân nhắc dựa trên:

• Sản lượng hàng.
• Tần suất nhập.
• Thời gian lưu kho.
• Địa điểm cần phục vụ.
• Mức độ phức tạp của hàng hóa.
• Năng lực nhân sự.
• Chi phí đầu tư.

Nếu lượng hàng lớn và ổn định, doanh nghiệp có thể cân nhắc xây dựng hoặc thuê kho dài hạn.

Nếu sản lượng biến động hoặc chưa đủ lớn, sử dụng dịch vụ kho logistics có thể giúp giảm nhu cầu đầu tư ban đầu.

Quan trọng là so sánh tổng chi phí và năng lực vận hành, không chỉ nhìn vào giá thuê kho.

Giả sử có một doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc có khoảng 5.000 sản phẩm mỗi tháng.

Nếu không có hệ thống kho được tổ chức tốt, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề như:

• Khó xác định hàng đang ở đâu.
• Mất thời gian tìm hàng.
• Chênh lệch số lượng.
• Nhập hàng nhưng không cập nhật kịp.
• Đơn hàng xuất bị nhầm.
• Hàng lưu kho lâu nhưng không được phát hiện.

Khi xây dựng quy trình:

Nhận hàng → kiểm đếm → cập nhật → phân loại → sắp xếp vị trí → xuất hàng → đối soát, doanh nghiệp có thể kiểm soát dòng hàng tốt hơn.

Đây chính là vai trò thực tế của kho logistics: biến hàng hóa vật lý thành một dòng hàng có thể kiểm soát và theo dõi.

Những tiêu chí nên xem xét khi lựa chọn kho logistics

Doanh nghiệp có thể đánh giá một kho dựa trên:

• Vị trí kho.
• Khả năng tiếp nhận hàng.
• Diện tích và công suất.
• Điều kiện bảo quản.
• Quy trình nhập – xuất.
• Khả năng kiểm đếm.
• Hệ thống quản lý hàng hóa.
• Thời gian xử lý.
• Khả năng kết nối với vận chuyển.
• Chi phí.
• Mức độ an toàn.
• Khả năng xử lý khi phát sinh vấn đề.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, nên đặc biệt quan tâm đến vị trí kho trong toàn bộ hành trình logistics.

Một kho có giá thấp nhưng nằm ở vị trí khiến thời gian vận chuyển chặng cuối tăng đáng kể chưa chắc là lựa chọn tối ưu.

Kết luận

Kho logistics là một mắt xích trong chuỗi cung ứng, có chức năng tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và xử lý hàng hóa để phục vụ quá trình vận chuyển và phân phối.

Kho không chỉ đơn giản là nơi chứa hàng. Một hệ thống kho được tổ chức tốt còn giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát hàng hóa.
• Điều phối dòng hàng.
• Giảm thời gian xử lý.
• Hạn chế sai lệch.
• Hỗ trợ phân phối.
• Kiểm soát tồn kho.
• Kết nối các công đoạn logistics.

Đối với hàng Trung Quốc – Việt Nam, kho càng có vai trò quan trọng vì hàng hóa có thể đi qua nhiều điểm trước khi đến doanh nghiệp hoặc khách hàng cuối cùng.

Do đó, khi đánh giá một dịch vụ logistics, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giá vận chuyển. Cần nhìn cả hệ thống kho, khả năng tiếp nhận, kiểm đếm, xử lý và kết nối với các chặng vận chuyển.

Năng lực kho bãi của Hoa Việt Logistics

Hoa Việt Logistics có hệ thống kho phục vụ hoạt động vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam tại các điểm:

• Kho Bằng Tường (Trung Quốc): tiếp nhận và tập kết hàng hóa trước khi vận chuyển về Việt Nam.
• Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội.
• Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM.

Hệ thống kho giúp kết nối các công đoạn tiếp nhận, tập kết và xử lý hàng hóa trong hành trình vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên hoặc theo từng lô.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT

Hotline: 0392.54.1688

Website: vanchuyenhoaviet.com

Chuyên nhận Vận chuyển – Ký gửi Chính Ngạch minh bạch, uy tín.