Hàng đã đến cửa khẩu chưa có nghĩa là doanh nghiệp có thể đưa hàng đi ngay. Thông quan hàng hóa là mốc quyết định lô hàng có được tiếp tục lưu chuyển hay chưa: chỉ sau khi các yêu cầu về hải quan được hoàn tất và cơ quan hải quan quyết định cho thông quan theo quy định, lô hàng mới đi tiếp được. Vì vậy, “hàng đã về đến cửa khẩu” và “hàng đã được thông quan” là hai trạng thái hoàn toàn khác nhau.
Với doanh nghiệp nhập khẩu, hiểu đúng thời điểm hàng được thông quan giúp chủ động kế hoạch nhận hàng, giao hàng, nhập kho và dự báo thời gian hoàn thành đơn hàng.
Thông quan hàng hóa là gì?
Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất các thủ tục hải quan cần thiết để hàng hóa được phép tiếp tục lưu thông theo quy định của pháp luật về hải quan.
Nói đơn giản, thông quan là mốc cho biết lô hàng đã đáp ứng các yêu cầu để được cơ quan hải quan cho phép qua khu vực giám sát hoặc thực hiện các bước tiếp theo, tùy từng trường hợp. Đây không phải một bước độc lập chỉ xảy ra sau khi hàng đến cửa khẩu.
Để đi đến trạng thái được thông quan, lô hàng có thể phải trải qua khai báo, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu thuộc diện kiểm tra), hoàn thành nghĩa vụ tài chính và đáp ứng các yêu cầu quản lý liên quan.
Vì vậy, khi theo dõi một lô hàng, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “Hàng đã tới cửa khẩu chưa?”, mà cần hỏi thêm “Tờ khai đang ở trạng thái nào và lô hàng đã đủ điều kiện thông quan chưa?”.
Khi nào hàng hóa được thông quan?
Một lô hàng được thông quan khi các yêu cầu về thủ tục hải quan và chính sách quản lý áp dụng cho lô hàng đã được đáp ứng, đồng thời cơ quan hải quan quyết định cho phép thông quan theo quy định.
Tùy từng trường hợp, quá trình này có thể liên quan đến:
- Khai báo đầy đủ thông tin hàng hóa
- Tiếp nhận và kiểm tra tờ khai
- Kiểm tra hồ sơ
- Kiểm tra thực tế hàng hóa nếu được yêu cầu
- Xác định và thực hiện nghĩa vụ thuế, các khoản phải nộp nếu có
- Kiểm tra giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện áp dụng
- Hoàn thành các yêu cầu khác theo chính sách của lô hàng
Không phải lô hàng nào cũng trải qua tất cả các bước kiểm tra giống nhau. Mức độ kiểm tra phụ thuộc vào thông tin khai báo, loại hàng, loại hình, kết quả phân luồng và các yêu cầu quản lý liên quan.
Hàng đến cửa khẩu và hàng được thông quan khác nhau thế nào?
Hai khái niệm này rất dễ bị nhầm:
- Hàng đến cửa khẩu phản ánh vị trí hoặc trạng thái vận chuyển của hàng.
- Hàng được thông quan phản ánh trạng thái xử lý về mặt hải quan.
Ví dụ, một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam có thể đã đến khu vực cửa khẩu nhưng vẫn đang chờ xử lý hồ sơ. Trong thời gian đó, doanh nghiệp chưa thể nhận hàng và đưa về kho theo kế hoạch. Ngược lại, khi các yêu cầu đã hoàn thành và hàng được thông quan, doanh nghiệp có thể tiếp tục các bước giao nhận đã chuẩn bị.
Sự khác biệt này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp lập kế hoạch giao hàng cho khách.
Một lô hàng cần làm gì trước khi được thông quan?
Mỗi lô hàng có đặc điểm khác nhau, nhưng về tổng thể doanh nghiệp thường cần kiểm soát bốn nhóm công việc chính.
1. Khai báo thông tin hàng hóa
Doanh nghiệp hoặc người khai hải quan cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng trên tờ khai hải quan. Thông tin phải phù hợp với hàng hóa thực tế và các chứng từ liên quan.
Những nội dung như tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS, xuất xứ cần được kiểm tra trước khi khai. Một lỗi trong dữ liệu đầu vào có thể kéo theo nhiều vấn đề ở các bước sau.
2. Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Tùy trường hợp, doanh nghiệp phải chuẩn bị các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định. Các chứng từ thường gặp trong bộ hồ sơ nhập khẩu gồm:
- Commercial Invoice (hóa đơn thương mại)
- Packing List (danh sách hàng hóa)
- Chứng từ vận tải
- Hợp đồng hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp áp dụng
- Chứng từ xuất xứ nếu cần
- Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý
Không phải mặt hàng nào cũng có bộ chứng từ giống nhau. Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu đối với chính mặt hàng của mình thay vì dùng một checklist cố định cho mọi lô hàng.
3. Thực hiện nghĩa vụ tài chính
Với hàng hóa thuộc diện chịu thuế, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định. Số tiền phải nộp phụ thuộc vào mã HS, trị giá tính thuế, thuế suất, xuất xứ hàng hóa, loại hình nhập khẩu và chính sách thuế áp dụng.
Đây là lý do việc xác định đúng mã HS và trị giá hàng hóa từ đầu có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ quá trình nhập khẩu.
4. Kiểm tra hàng hóa nếu được yêu cầu
Không phải lô hàng nào cũng bị kiểm tra thực tế. Tùy kết quả phân luồng và yêu cầu quản lý, cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Việc hàng bị kiểm tra thực tế không đồng nghĩa với việc hàng chắc chắn có sai phạm. Điều doanh nghiệp cần là chuẩn bị hồ sơ và thông tin hàng hóa đầy đủ, thống nhất để hạn chế phát sinh vấn đề trong quá trình kiểm tra.
Vì sao hàng có thể chưa được thông quan?
Có nhiều nguyên nhân khiến lô hàng chưa hoàn tất thông quan. Một số tình huống thường gặp:
- Hồ sơ chưa đầy đủ
- Thông tin khai báo chưa chính xác
- Dữ liệu giữa tờ khai và chứng từ có sự khác biệt
- Hàng hóa thực tế không phù hợp với nội dung khai báo
- Mã HS cần được xem xét hoặc điều chỉnh
- Chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính
- Hàng thuộc diện phải có giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nhưng chưa đáp ứng
- Lô hàng được yêu cầu kiểm tra thực tế
- Phát sinh yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ
- Hệ thống hoặc quy trình xử lý phát sinh vấn đề cần tiếp tục kiểm tra
Hàng chưa thông quan không đồng nghĩa với việc hàng bị giữ do vi phạm. Có trường hợp chỉ đơn giản là một bước xử lý chưa hoàn tất hoặc doanh nghiệp cần bổ sung thông tin theo yêu cầu.
Hàng bị phân luồng có ảnh hưởng đến thời gian thông quan không?
Có. Mức độ kiểm tra khác nhau có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý lô hàng. Doanh nghiệp thường gặp ba mức phân luồng:
Luồng xanh
Hồ sơ được xử lý theo cơ chế đơn giản hơn. Trong trường hợp đáp ứng điều kiện, hàng có thể được thông quan nhanh hơn.
Luồng vàng
Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ.
Luồng đỏ
Ngoài kiểm tra hồ sơ, hàng hóa có thể được kiểm tra thực tế theo quy định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên hiểu luồng xanh là chắc chắn không có vấn đề, hoặc luồng đỏ là hàng chắc chắn có vấn đề. Phân luồng là cơ chế quản lý rủi ro, việc một tờ khai thuộc luồng nào không phải là kết luận doanh nghiệp đúng hay sai.
Bao lâu thì hàng được thông quan?
Không có khoảng thời gian cố định áp dụng cho mọi lô hàng. Thời gian thực tế phụ thuộc vào:
- Loại hàng và loại hình nhập khẩu
- Mức độ đầy đủ của hồ sơ và độ chính xác của khai báo
- Kết quả phân luồng và việc có kiểm tra thực tế hay không
- Việc có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không
- Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính
- Tình trạng xử lý tại cửa khẩu
Khi hỏi “hàng về bao lâu”, doanh nghiệp cần tách ít nhất hai khoảng thời gian: thời gian vận chuyển và thời gian xử lý để hàng được thông quan. Một lô hàng có thể vận chuyển rất nhanh đến cửa khẩu nhưng vẫn mất thêm thời gian nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc hàng thuộc diện kiểm tra.
Doanh nghiệp cần làm gì khi hàng chưa được thông quan?
Điều đầu tiên không phải là liên tục hỏi “bao giờ hàng ra”, mà là xác định chính xác hàng đang vướng ở bước nào. Hãy kiểm tra lần lượt bốn nhóm sau.
Hồ sơ
- Đã đủ chứng từ chưa?
- Các chứng từ có thống nhất với nhau không?
- Có chứng từ nào cần bổ sung không?
Khai báo
- Thông tin trên tờ khai có chính xác không?
- Mã HS đã được xác định phù hợp chưa?
- Số lượng, trọng lượng và trị giá có khớp thực tế không?
Chính sách mặt hàng
- Hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?
- Có cần giấy phép hoặc chứng nhận nào không?
- Có phát sinh yêu cầu kiểm tra chuyên ngành không?
Tài chính
- Nghĩa vụ thuế đã được xác định chưa?
- Các khoản phải nộp đã hoàn thành chưa?
Sau khi xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp mới có thể đưa ra phương án xử lý phù hợp.
Làm thế nào để hạn chế tình trạng hàng thông quan chậm?
Không thể đảm bảo mọi lô hàng được thông quan trong cùng một khoảng thời gian, nhưng doanh nghiệp có thể giảm đáng kể rủi ro bằng cách chuẩn bị từ trước.
Kiểm tra chính sách trước khi đặt hàng
Đừng đợi hàng về cửa khẩu mới kiểm tra sản phẩm có yêu cầu đặc biệt hay không. Bạn cũng nên đối chiếu danh sách hàng không nhận vận chuyển, xem bài hàng cấm gửi từ Trung Quốc về Việt Nam.
Chuẩn hóa thông tin với nhà cung cấp
Tên hàng, số lượng, quy cách, trị giá và các thông tin thương mại cần được thống nhất ngay từ đầu.
Xác định mã HS trước khi nhập
Đặc biệt với sản phẩm mới, hãy kiểm tra mã HS và chính sách liên quan trước khi đặt hàng số lượng lớn.
Kiểm soát chứng từ
Không nên để hàng đã đến cửa khẩu nhưng chứng từ vẫn đang chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Theo dõi lô hàng theo trạng thái
Thay vì chỉ theo dõi “hàng đang ở đâu”, hãy theo dõi theo chuỗi:
Đang vận chuyển → Đến cửa khẩu → Đang xử lý hải quan → Đã thông quan → Đang giao hàng → Đã nhập kho
Cách này giúp xác định điểm nghẽn nằm ở vận chuyển hay ở thủ tục.
Thông quan là một mốc, không phải toàn bộ quá trình nhập khẩu
Thông quan là một trong những mốc quan trọng nhất của lô hàng xuất nhập khẩu, nhưng không nên xem đây là toàn bộ hoạt động logistics. Trước thông quan là chuẩn bị hàng, chứng từ, khai báo và xử lý hải quan. Sau thông quan vẫn còn vận chuyển, nhận hàng, nhập kho và giao đến điểm cuối.
Với các lô hàng Trung Quốc – Việt Nam, sự phối hợp giữa nhà cung cấp, kho Trung Quốc, đơn vị vận chuyển, bộ phận hải quan và kho Việt Nam ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hàng về thực tế. Bạn có thể tham khảo hành trình một kiện hàng qua cửa khẩu tại bài vận chuyển hàng Trung Quốc qua Bằng Tường.
Câu hỏi thường gặp về thông quan hàng hóa
Hàng đến cửa khẩu có phải là đã thông quan không?
Không. Hàng đến cửa khẩu chỉ cho biết vị trí vận chuyển. Hàng chỉ được coi là thông quan khi hoàn tất các yêu cầu hải quan và được cơ quan hải quan quyết định cho thông quan.
Hàng chưa thông quan có phải đang bị giữ do vi phạm không?
Không nhất thiết. Nhiều trường hợp chỉ là hồ sơ cần bổ sung, tờ khai đang được xử lý hoặc lô hàng nằm trong diện kiểm tra.
Luồng đỏ có nghĩa là hàng có vấn đề không?
Không. Luồng đỏ chỉ có nghĩa là lô hàng được kiểm tra ở mức cao hơn, trong đó có thể có kiểm tra thực tế. Đây là cơ chế quản lý rủi ro, không phải kết luận về việc đúng hay sai.
Thông quan mất bao lâu?
Không có thời gian cố định, vì phụ thuộc vào loại hàng, hồ sơ, độ chính xác khai báo, kết quả phân luồng và việc có kiểm tra thực tế hay không.
Nên làm gì để hàng thông quan nhanh hơn?
Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng, thống nhất thông tin với nhà cung cấp, xác định mã HS và chuẩn bị chứng từ đầy đủ, thống nhất trước khi hàng về.
Nội dung nên đọc tiếp
- Thủ tục hải quan là gì? Quy trình thực hiện cơ bản
- Tờ khai hải quan là gì?
- Hồ sơ hải quan gồm những gì?
- Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ khác nhau thế nào?
- Vì sao tờ khai hải quan bị chậm?
- Kiểm tra thực tế hàng hóa là gì?
- Hàng nhập khẩu bị giữ ở Hải quan vì sao?
Hoa Việt Logistics: hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hành trình hàng hóa
Với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa giữa Trung Quốc và Việt Nam, kiểm soát tốt từ khâu nhận hàng tại Trung Quốc, vận chuyển, xử lý thủ tục đến khi hàng về kho Việt Nam sẽ hạn chế những điểm nghẽn không cần thiết.
Hoa Việt Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, kho hàng, thủ tục hải quan và hỗ trợ nhập khẩu cho doanh nghiệp.
- Kho Bằng Tường – Trung Quốc
- Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
- Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.