Doanh nghiệp thuê dịch vụ khai hải quan không có nghĩa là mọi trách nhiệm đối với lô hàng đều được chuyển cho đơn vị dịch vụ. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu dễ hiểu nhầm. Doanh nghiệp có thể thuê người khác thực hiện nghiệp vụ khai báo, nhưng những thông tin đầu vào về hàng hóa, giao dịch, chứng từ và tính chất của lô hàng vẫn cần được doanh nghiệp kiểm soát.
Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần phân biệt rõ: ai là người khai hải quan, ai là người thực hiện việc khai báo và trách nhiệm của doanh nghiệp nằm ở đâu.
Người khai hải quan là ai?
Người khai hải quan là chủ thể thực hiện việc khai báo với cơ quan hải quan theo quy định đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Tùy trường hợp, người khai hải quan có thể là chủ hàng hoặc người được chủ hàng sử dụng, ủy quyền hoặc thuê để thực hiện việc khai báo theo quy định pháp luật.
Trong thực tế doanh nghiệp có thể gặp các trường hợp như:
• Doanh nghiệp tự thực hiện khai báo
• Doanh nghiệp sử dụng nhân sự nội bộ để khai báo
• Doanh nghiệp thuê đơn vị cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan
• Doanh nghiệp sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan trong trường hợp phù hợp
Điểm cần hiểu rõ là người trực tiếp thao tác trên hệ thống không phải lúc nào cũng chính là chủ hàng. Một nhân viên logistics có thể thực hiện việc nhập dữ liệu và truyền tờ khai, nhưng dữ liệu đó được hình thành từ thông tin của doanh nghiệp, nhà cung cấp và bộ chứng từ của lô hàng. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của từng bên ngay từ đầu.
Người khai hải quan có phải là chủ hàng không?
Không phải trong mọi trường hợp.
Nếu doanh nghiệp tự thực hiện thủ tục, doanh nghiệp có thể trực tiếp đóng vai trò người khai hải quan.
Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của một đơn vị khác, người thực hiện nghiệp vụ khai báo có thể là bên được thuê hoặc đại lý làm thủ tục hải quan theo phạm vi được pháp luật cho phép.
Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên đánh đồng:
“Người thực hiện khai báo” = “người chịu trách nhiệm về mọi thông tin của hàng hóa”.
Ví dụ, doanh nghiệp nhập một sản phẩm mới từ Trung Quốc và thuê đơn vị logistics thực hiện khai báo.
Đơn vị logistics có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, tư vấn mã HS hoặc thực hiện các thao tác nghiệp vụ theo thỏa thuận.
Nhưng doanh nghiệp vẫn phải cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm, giao dịch và chứng từ.
Nếu doanh nghiệp cung cấp sai bản chất hàng hóa ngay từ đầu, việc đơn vị dịch vụ dựa trên dữ liệu đó để khai báo cũng có thể dẫn đến vấn đề.
Doanh nghiệp có thể tự khai hải quan không?
Doanh nghiệp có thể tổ chức nhân sự và hệ thống cần thiết để tự thực hiện nghiệp vụ hải quan theo quy định.
Phương án này thường phù hợp hơn với doanh nghiệp:
• Có hoạt động xuất nhập khẩu thường xuyên
• Có nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu
• Có quy trình chứng từ tương đối ổn định
• Có đủ năng lực kiểm soát mã HS, chính sách mặt hàng và dữ liệu khai báo
• Có nhu cầu chủ động xử lý nhiều loại hình hoặc nhiều lô hàng
Tuy nhiên, tự khai không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ luôn xử lý nhanh hơn. Nếu nhân sự chưa có kinh nghiệm hoặc doanh nghiệp nhập nhiều mặt hàng có chính sách phức tạp, việc tự xử lý có thể làm tăng rủi ro sai thông tin. Do đó, quyết định tự khai hay thuê ngoài nên dựa trên năng lực thực tế của doanh nghiệp, không chỉ dựa trên việc tiết kiệm chi phí dịch vụ.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị khai báo?
Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu thường chưa có đội ngũ chuyên trách hoặc chưa quen với quy trình hải quan. Trong trường hợp này, sử dụng dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc nghiệp vụ và có thêm sự hỗ trợ trong quá trình xử lý.
Đặc biệt, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê dịch vụ khi:
• Mới bắt đầu nhập khẩu
• Số lượng lô hàng chưa nhiều
• Chưa có nhân sự chuyên trách
• Chưa quen với hệ thống khai báo
• Chưa có quy trình chứng từ nội bộ
• Nhập những mặt hàng cần kiểm tra chính sách trước khi khai
Tuy nhiên, thuê dịch vụ không nên được hiểu là: “Gửi Invoice cho bên dịch vụ rồi chờ hàng thông quan.” Cách làm hiệu quả hơn là doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ phân chia rõ trách nhiệm.
Đơn vị logistics có thể hỗ trợ những gì?
Tùy phạm vi dịch vụ và thỏa thuận giữa hai bên, đơn vị logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp ở nhiều khâu.
Ví dụ:
• Kiểm tra thông tin chứng từ
• Hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu khai báo
• Tư vấn hoặc phối hợp xác định mã HS
• Kiểm tra chính sách mặt hàng
• Thực hiện nghiệp vụ khai báo
• Theo dõi trạng thái xử lý tờ khai
• Phối hợp xử lý hồ sơ khi có yêu cầu
• Phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa nếu phát sinh
• Hỗ trợ kết nối giữa doanh nghiệp, nhà cung cấp, kho và bộ phận hải quan
Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng và dịch vụ doanh nghiệp sử dụng.
Do đó, trước khi thuê, doanh nghiệp nên hỏi rõ:
Đơn vị logistics thực hiện đến đâu?
Doanh nghiệp phải cung cấp những gì?
Nếu phát sinh vấn đề thì bên nào xử lý?
Trách nhiệm của doanh nghiệp nằm ở đâu?
Đây mới là phần quan trọng nhất.
Doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm kiểm soát thông tin về giao dịch và hàng hóa mà mình cung cấp cho người khai hải quan.
Ví dụ, trước khi truyền tờ khai, doanh nghiệp nên xác nhận:
• Hàng hóa thực tế là gì?
• Tên hàng có chính xác không?
• Thành phần hoặc chất liệu là gì?
• Công dụng như thế nào?
• Số lượng bao nhiêu?
• Trọng lượng bao nhiêu?
• Giá trị giao dịch bao nhiêu?
• Xuất xứ ở đâu?
• Mã HS đã được kiểm tra chưa?
• Hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?
• Chứng từ có đầy đủ và thống nhất không?
Đây là lý do bộ phận mua hàng, kế toán, kho và xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp cần phối hợp với nhau.
Một người khai báo tốt cũng khó có thể tạo ra một tờ khai chính xác nếu dữ liệu đầu vào không chính xác.
Ai chịu trách nhiệm nếu khai sai?
Không nên trả lời đơn giản rằng “bên nào truyền tờ khai thì bên đó chịu”. Trách nhiệm cần được xem xét theo vai trò của từng bên, nội dung sai, nguyên nhân sai và quy định áp dụng đối với trường hợp cụ thể.
Ví dụ:
Doanh nghiệp cung cấp sai thông tin về sản phẩm.
Người thực hiện khai báo sử dụng đúng thông tin doanh nghiệp cung cấp để khai.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không thể mặc nhiên cho rằng mình không liên quan chỉ vì không trực tiếp thao tác trên hệ thống. Ngược lại, nếu dữ liệu doanh nghiệp cung cấp chính xác nhưng người thực hiện nghiệp vụ tự ý khai sai so với hồ sơ được giao, trách nhiệm cần được xem xét theo hành vi và phạm vi công việc của từng bên. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu lại quá trình trao đổi và xác nhận dữ liệu trước khi khai đối với những thông tin quan trọng.
Có nên giao toàn bộ việc khai hải quan cho đơn vị logistics?
Với doanh nghiệp mới, thuê ngoài có thể là giải pháp phù hợp. Nhưng thuê ngoài nghiệp vụ không nên đồng nghĩa với thuê ngoài hoàn toàn việc kiểm soát dữ liệu.
Một cách phân chia hợp lý có thể là:
Doanh nghiệp kiểm soát:
• Bản chất hàng hóa
• Giao dịch mua bán
• Giá trị
• Số lượng
• Chứng từ từ nhà cung cấp
• Thông tin sản phẩm
• Mục đích nhập khẩu
Đơn vị dịch vụ hỗ trợ:
• Kiểm tra nghiệp vụ
• Chuẩn bị dữ liệu khai báo
• Thực hiện khai báo theo thỏa thuận
• Theo dõi xử lý
• Phối hợp khi phát sinh
Cách phân chia này giúp doanh nghiệp vẫn giữ được quyền kiểm soát đối với thông tin quan trọng nhưng không phải tự xử lý toàn bộ nghiệp vụ.
Những sai lầm khi thuê dịch vụ khai hải quan
Chỉ hỏi giá
Hai đơn vị có thể báo giá dịch vụ khác nhau nhưng phạm vi công việc cũng khác nhau.
Doanh nghiệp cần so sánh cả:
• Phạm vi dịch vụ
• Mức độ hỗ trợ
• Kinh nghiệm xử lý mặt hàng
• Khả năng xử lý phát sinh
• Cách phối hợp chứng từ
• Khả năng theo dõi lô hàng
Gửi chứng từ nhưng không kiểm tra
Doanh nghiệp gửi Invoice và Packing List rồi mặc định rằng mọi thông tin đều chính xác.
Trong khi đó, chính doanh nghiệp mới là bên hiểu sản phẩm và giao dịch thực tế nhất.
Không xác nhận mã HS
Doanh nghiệp chỉ biết mã HS sau khi tờ khai đã được truyền.
Với sản phẩm mới, đây là cách làm có nhiều rủi ro.
Không hỏi rõ phạm vi trách nhiệm
Khi phát sinh vấn đề, hai bên mới bắt đầu tranh luận:
“Việc này bên nào làm?”
“Phí này ai chịu?”
“Chứng từ này ai chuẩn bị?”
Để tránh tình trạng này, nên thống nhất ngay từ đầu.
Doanh nghiệp cần làm gì trước khi gửi dữ liệu cho người khai hải quan?
Có thể sử dụng một checklist ngắn:
Thông tin hàng hóa
• Tên sản phẩm
• Thành phần
• Công dụng
• Quy cách
• Số lượng
• Trọng lượng
Thông tin giao dịch
• Nhà cung cấp
• Người mua/người nhập khẩu
• Giá trị
• Điều kiện giao hàng
Thông tin logistics
• Tuyến vận chuyển
• Phương tiện
• Địa điểm nhận hàng
• Thời gian dự kiến
Thông tin pháp lý
• Mã HS dự kiến
• Chính sách mặt hàng
• Giấy phép/chứng từ chuyên ngành nếu có
Khi dữ liệu này được chuẩn bị trước, việc phối hợp với người khai hải quan sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Doanh nghiệp mới nhập khẩu nên tự khai hay thuê?
Không có một đáp án áp dụng cho tất cả. Có thể cân nhắc theo ba yếu tố:
Tần suất nhập khẩu
Nếu doanh nghiệp chỉ nhập vài lô mỗi tháng, việc xây dựng cả một bộ phận chuyên trách có thể chưa cần thiết.
Độ phức tạp của hàng hóa
Mặt hàng càng phức tạp, yêu cầu quản lý càng nhiều thì càng cần người có chuyên môn.
Năng lực nhân sự
Nếu doanh nghiệp đã có nhân sự xuất nhập khẩu đủ kinh nghiệm, tự khai có thể phù hợp.
Ngược lại, nếu chưa có nhân sự chuyên trách, thuê dịch vụ có thể giúp giảm áp lực vận hành trong giai đoạn đầu.
Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương án kết hợp: thuê ngoài nghiệp vụ nhưng xây dựng một nhân sự nội bộ chịu trách nhiệm kiểm soát chứng từ và dữ liệu.
Điều quan trọng nhất: phải rõ “ai làm – ai kiểm – ai chịu trách nhiệm”
Đây là nguyên tắc doanh nghiệp nên áp dụng khi tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu.
Không nhất thiết mọi công việc phải do một người thực hiện.
Nhưng phải xác định rõ:
Ai chuẩn bị dữ liệu?
Ai kiểm tra?
Ai khai báo?
Ai xử lý khi phát sinh?
Ai phê duyệt thông tin quan trọng?
Khi những vai trò này được phân định rõ, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng “tưởng bên kia làm rồi” hoặc “không biết ai chịu trách nhiệm”.
Kết luận
Người khai hải quan là chủ thể thực hiện việc khai báo với cơ quan hải quan theo quy định. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể tự khai hoặc sử dụng dịch vụ của người được thuê, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc đơn vị phù hợp khác. Tuy nhiên, thuê người khai báo không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua trách nhiệm kiểm soát thông tin của chính lô hàng.
Doanh nghiệp cần cung cấp dữ liệu chính xác, kiểm tra chứng từ, xác nhận những thông tin quan trọng và thống nhất rõ phạm vi công việc với đơn vị dịch vụ.
Một quy trình tốt không phải là:
Doanh nghiệp gửi chứng từ → Đơn vị dịch vụ tự xử lý → Chờ thông quan.
Mà nên là:
Doanh nghiệp chuẩn bị dữ liệu → Kiểm tra thông tin → Đơn vị nghiệp vụ khai báo → Doanh nghiệp xác nhận các nội dung quan trọng → Theo dõi xử lý → Phối hợp khi phát sinh.
Hoa Việt Logistics: hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hàng hóa và thủ tục
Với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, việc phối hợp giữa nhà cung cấp, kho Trung Quốc, vận chuyển, bộ phận chứng từ và thủ tục hải quan cần được tổ chức thống nhất ngay từ đầu.
Hoa Việt Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, kho hàng, thủ tục hải quan và hỗ trợ nhập khẩu cho doanh nghiệp.
Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.