Trong hoạt động kinh doanh, hàng hóa không tự xuất hiện tại kho của doanh nghiệp. Trước khi được đưa vào sản xuất, bán hàng hoặc phân phối, hàng hóa và nguyên vật liệu phải trải qua một quá trình từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp.
Quá trình này được gọi là Logistics đầu vào (Inbound Logistics).
Hiểu đúng Logistics đầu vào giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nguồn hàng, thời gian nhập, tồn kho và chi phí đưa hàng về.
Logistics đầu vào là gì?
Logistics đầu vào là hoạt động tổ chức, quản lý và kiểm soát dòng nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc nguồn cung từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp, nhà máy hoặc kho tiếp nhận.
Phạm vi Logistics đầu vào có thể bao gồm lập kế hoạch nhận hàng, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm đếm, lưu kho, quản lý thông tin và phối hợp với nhà cung cấp.
Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, Logistics đầu vào có thể bắt đầu từ lúc hàng được nhà cung cấp bàn giao tại Trung Quốc và kết thúc khi hàng được đưa về kho doanh nghiệp tại Việt Nam.
Có thể hiểu đơn giản:
Logistics đầu vào là quá trình đưa hàng hóa hoặc nguyên vật liệu từ nguồn cung về nơi doanh nghiệp tiếp nhận và sử dụng.
Ví dụ, một doanh nghiệp Việt Nam nhập 5 m³ phụ kiện điện thoại từ Trung Quốc.
Dòng hàng có thể diễn ra:
Nhà cung cấp Trung Quốc → kho tập kết → vận chuyển → kho Việt Nam → doanh nghiệp.
Toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc tổ chức dòng hàng này có thể thuộc phạm vi Logistics đầu vào.
Logistics đầu vào không chỉ quan tâm đến việc hàng có về hay không.
Doanh nghiệp còn cần kiểm soát:
- Hàng được nhận từ đâu?
- Khi nào nhà cung cấp giao hàng?
- Số lượng thực tế là bao nhiêu?
- Hàng được vận chuyển bằng phương thức nào?
- Khi nào hàng về kho?
- Chi phí đưa hàng về bao nhiêu?
- Hàng có bị thiếu, sai hoặc hư hỏng không?
- Thông tin hàng có khớp với đơn đặt hàng không?
Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh phía sau.
Logistics đầu vào khác gì hoạt động mua hàng?
Mua hàng và Logistics đầu vào có liên quan nhưng không giống nhau.
Mua hàng tập trung vào việc doanh nghiệp cần mua gì, mua từ ai, số lượng bao nhiêu, giá bao nhiêu và điều kiện mua như thế nào.
Logistics đầu vào tập trung vào việc hàng hóa sau khi được mua sẽ được tổ chức tiếp nhận, vận chuyển, lưu trữ và đưa về doanh nghiệp như thế nào.
Ví dụ:
Doanh nghiệp đặt mua 1.000 sản phẩm từ một nhà cung cấp Trung Quốc.
Việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá và đặt 1.000 sản phẩm thuộc hoạt động mua hàng.
Việc nhận 1.000 sản phẩm từ nhà cung cấp, đưa về kho, tổ chức vận chuyển về Việt Nam và nhập kho doanh nghiệp thuộc phạm vi Logistics đầu vào.
Hai hoạt động cần phối hợp chặt chẽ nhưng không nên đánh đồng.
Logistics đầu vào gồm những hoạt động nào?
Tùy mô hình doanh nghiệp, Logistics đầu vào có thể bao gồm nhiều công đoạn.
1. Lập kế hoạch nhận hàng
Trước khi hàng được giao, doanh nghiệp cần xác định:
- Hàng về khi nào?
- Số lượng bao nhiêu?
- Địa điểm nhận ở đâu?
- Cần phương tiện gì?
- Kho có đủ chỗ tiếp nhận không?
- Có cần chuẩn bị nhân sự bốc xếp không?
Việc lập kế hoạch trước giúp tránh tình trạng hàng về nhưng doanh nghiệp chưa sẵn sàng tiếp nhận.
2. Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp
Đây là thời điểm hàng được bàn giao từ nhà cung cấp cho doanh nghiệp hoặc đơn vị Logistics.
Thông tin cần được kiểm tra có thể bao gồm:
- Tên hàng.
- Mã hàng.
- Số lượng.
- Quy cách.
- Tình trạng bao bì.
- Thông tin đơn hàng.
Việc kiểm tra ngay khi nhận hàng giúp phát hiện sai lệch sớm hơn.
3. Vận chuyển hàng về doanh nghiệp
Sau khi hàng được tiếp nhận, doanh nghiệp cần tổ chức phương án vận chuyển phù hợp.
Với hàng nhập từ Trung Quốc, quá trình có thể bao gồm:
Nhà cung cấp → kho Trung Quốc → vận chuyển về Việt Nam → kho Việt Nam.
Phương thức vận chuyển được lựa chọn dựa trên loại hàng, số lượng, thể tích, thời gian yêu cầu và chi phí.
4. Kiểm đếm và phân loại
Hàng về kho cần được kiểm tra và phân loại theo yêu cầu quản lý.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể phân loại theo:
- Mã sản phẩm.
- Nhà cung cấp.
- Lô hàng.
- Ngày nhập.
- Kích thước.
- Màu sắc.
- Tình trạng hàng.
Thông tin càng rõ, việc quản lý kho phía sau càng dễ dàng.
5. Nhập kho
Sau khi hoàn tất tiếp nhận và kiểm tra, hàng được đưa vào vị trí lưu trữ.
Doanh nghiệp cần cập nhật số lượng hàng thực tế vào hệ thống quản lý.
Nếu số lượng trên hệ thống không khớp với hàng thực tế, các hoạt động bán hàng và lập kế hoạch nhập tiếp theo có thể bị ảnh hưởng.
6. Quản lý thông tin
Logistics đầu vào không chỉ có dòng hàng.
Thông tin về hàng hóa cũng cần được cập nhật xuyên suốt.
Ví dụ:
- Nhà cung cấp đã giao hàng chưa?
- Hàng đang ở đâu?
- Số lượng bao nhiêu?
- Khi nào dự kiến về kho?
- Đã nhập kho chưa?
- Có phát sinh vấn đề không?
Thông tin chính xác giúp bộ phận mua hàng, kho, kinh doanh và kế toán phối hợp tốt hơn.
Quy trình Logistics đầu vào cơ bản
Một quy trình có thể được mô tả như sau:
Xác định nhu cầu → đặt hàng → nhà cung cấp chuẩn bị hàng → bàn giao → vận chuyển → tiếp nhận → kiểm đếm → nhập kho → cập nhật tồn kho.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đầy đủ tất cả các bước trên.
Tuy nhiên, về bản chất, Logistics đầu vào luôn hướng đến một mục tiêu:
Đưa đúng hàng từ nguồn cung đến doanh nghiệp đúng thời điểm, đúng số lượng, đúng điều kiện và với chi phí hợp lý.
Ví dụ Logistics đầu vào với hàng Trung Quốc – Việt Nam
Giả sử một doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh đồ gia dụng nhập 20 m³ hàng từ Trung Quốc.
Quy trình có thể diễn ra như sau.
Bước 1: Đặt hàng
Doanh nghiệp xác nhận số lượng và chủng loại với nhà cung cấp.
Bước 2: Nhà cung cấp chuẩn bị
Hàng được sản xuất hoặc lấy từ kho và đóng gói theo đơn.
Bước 3: Giao hàng đến kho Trung Quốc
Nhà cung cấp đưa hàng đến địa điểm tập kết theo thỏa thuận.
Bước 4: Tiếp nhận
Kho kiểm tra thông tin lô hàng và sắp xếp hàng.
Bước 5: Tổ chức vận chuyển
Hàng được đưa vào phương án vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam.
Bước 6: Về kho Việt Nam
Hàng được tiếp nhận tại kho Việt Nam.
Bước 7: Kiểm đếm và cập nhật
Số lượng thực tế được kiểm tra và cập nhật vào hệ thống.
Bước 8: Đưa vào tồn kho
Hàng được sắp xếp để phục vụ hoạt động bán hàng hoặc phân phối.
Toàn bộ chuỗi trên chính là một ví dụ điển hình của Logistics đầu vào.
Logistics đầu vào có vai trò gì với doanh nghiệp?
Logistics đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì nguồn hàng của doanh nghiệp.
Đảm bảo nguồn hàng
Nếu hàng đầu vào được tổ chức ổn định, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.
Ngược lại, chỉ cần nguồn hàng về chậm, hoạt động sản xuất hoặc bán hàng có thể bị gián đoạn.
Kiểm soát chi phí
Chi phí Logistics đầu vào có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn.
Nếu vận chuyển, lưu kho hoặc xử lý hàng không hiệu quả, giá vốn sản phẩm có thể tăng.
Hạn chế thiếu hàng
Khi doanh nghiệp theo dõi chính xác thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về, việc lập kế hoạch nhập hàng sẽ chủ động hơn.
Hạn chế tồn kho
Logistics đầu vào cần gắn với nhu cầu thực tế.
Nhập hàng quá sớm hoặc quá nhiều có thể khiến doanh nghiệp phải lưu kho lâu và sử dụng vốn kém hiệu quả.
Đảm bảo hoạt động phía sau
Nếu hàng đầu vào được tiếp nhận đúng kế hoạch, các bộ phận sản xuất, kho, kinh doanh và phân phối có thể hoạt động ổn định hơn.
Logistics đầu vào ảnh hưởng đến giá vốn như thế nào?
Một sản phẩm có giá mua 100.000 đồng chưa chắc có giá vốn thực tế chỉ là 100.000 đồng.
Doanh nghiệp còn có thể phát sinh:
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí bốc xếp.
- Chi phí kho.
- Chi phí xử lý hàng.
- Chi phí đóng gói.
- Các chi phí liên quan khác.
Ví dụ doanh nghiệp mua một sản phẩm với giá 100.000 đồng nhưng phải chịu thêm 15.000 đồng cho các chi phí đưa hàng về và xử lý đầu vào.
Khi đó, chi phí thực tế để hàng đến kho đã cao hơn giá mua ban đầu.
Vì vậy, doanh nghiệp nhập khẩu cần tính tổng chi phí đưa hàng về, thay vì chỉ nhìn vào giá mua tại nhà cung cấp.
Đây cũng là lý do Logistics đầu vào có liên quan chặt chẽ đến việc xác định giá vốn.
Logistics đầu vào trong hoạt động nhập khẩu chính ngạch
Đối với hàng nhập khẩu chính ngạch, Logistics đầu vào có thể liên quan đến nhiều công đoạn hơn so với một hoạt động vận chuyển thông thường.
Doanh nghiệp cần phối hợp giữa:
- Nhà cung cấp.
- Đơn vị Logistics.
- Bộ phận chứng từ.
- Hải quan.
- Kho.
- Bộ phận mua hàng.
Một lô hàng có thể phải trải qua quá trình chuẩn bị chứng từ, vận chuyển, thực hiện thủ tục nhập khẩu, thông quan và đưa hàng về kho.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm ở từng công đoạn.
Không nên mặc định rằng một mức cước vận chuyển đã bao gồm tất cả công việc liên quan đến nhập khẩu.
Những vấn đề thường gặp trong Logistics đầu vào
Hàng về không đúng kế hoạch
Nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc quá trình vận chuyển phát sinh vấn đề.
Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng hoặc sản xuất.
Số lượng thực tế không khớp
Số lượng nhận được khác với thông tin đơn đặt hàng.
Nếu không kiểm tra ngay, việc xử lý sau đó có thể khó khăn hơn.
Kho không đủ khả năng tiếp nhận
Hàng về cùng lúc với số lượng lớn nhưng kho không chuẩn bị đủ vị trí hoặc nhân sự.
Không theo dõi được hàng
Doanh nghiệp không biết chính xác lô hàng đang ở đâu hoặc khi nào dự kiến về.
Chi phí đầu vào khó kiểm soát
Doanh nghiệp chỉ theo dõi giá mua nhưng không tính đầy đủ chi phí vận chuyển, kho và xử lý hàng.
Làm thế nào để tối ưu Logistics đầu vào?
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc chuẩn hóa quy trình.
Xác định thời gian thực tế
Không chỉ tính thời gian vận chuyển mà cần tính cả thời gian nhà cung cấp chuẩn bị hàng, tập kết và tiếp nhận.
Theo dõi từng lô hàng
Mỗi lô nên có thông tin rõ ràng về số lượng, nhà cung cấp, thời gian giao và trạng thái vận chuyển.
Kiểm tra ngay khi nhận
Việc kiểm đếm sớm giúp phát hiện sai lệch trước khi hàng được đưa sâu vào hệ thống.
Quản lý tồn kho chính xác
Số lượng thực tế phải được cập nhật kịp thời để bộ phận mua hàng và kinh doanh có dữ liệu chính xác.
Tính đầy đủ chi phí đầu vào
Doanh nghiệp nên theo dõi tổng chi phí để biết giá vốn thực tế của hàng hóa.
Xây dựng phương án dự phòng
Với những mặt hàng quan trọng, doanh nghiệp nên hạn chế phụ thuộc hoàn toàn vào một nguồn cung hoặc một phương án vận chuyển duy nhất.
Logistics đầu vào có phải chỉ dành cho doanh nghiệp nhập khẩu?
Không.
Bất kỳ doanh nghiệp nào phải đưa nguyên vật liệu hoặc hàng hóa từ nhà cung cấp vào hoạt động kinh doanh đều có Logistics đầu vào.
Ví dụ:
- Nhà máy nhập nguyên liệu để sản xuất.
- Nhà bán lẻ nhập hàng để bán.
- Shop nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp thương mại mua hàng từ nhiều nguồn.
Điểm khác nhau nằm ở quy mô và mức độ phức tạp của chuỗi.
Một shop nhỏ có thể chỉ có:
Nhà cung cấp → vận chuyển → kho shop.
Một doanh nghiệp lớn có thể có:
Nhiều nhà cung cấp → nhiều kho → nhiều tuyến vận chuyển → nhà máy → trung tâm phân phối.
Dù quy mô khác nhau, bản chất vẫn là quản lý dòng hàng đi vào doanh nghiệp.
Logistics đầu vào và quản lý tồn kho
Hai hoạt động này có mối quan hệ rất chặt chẽ.
Logistics đầu vào quyết định hàng đi vào doanh nghiệp như thế nào.
Quản lý tồn kho theo dõi hàng đang có bao nhiêu và cần sử dụng hoặc bán ra thế nào.
Nếu Logistics đầu vào không ổn định, tồn kho có thể bị ảnh hưởng.
Ví dụ:
Hàng về không đúng lịch khiến doanh nghiệp thiếu sản phẩm.
Ngược lại, nếu hàng được đưa về quá sớm hoặc quá nhiều, lượng tồn kho tăng.
Do đó, kế hoạch nhập hàng cần dựa trên cả nhu cầu thị trường, thời gian cung ứng và khả năng lưu kho.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài Logistics đầu vào?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tự thực hiện toàn bộ Logistics đầu vào.
Thuê ngoài có thể phù hợp khi doanh nghiệp:
- Không có kho tại nguồn hàng.
- Không có đội xe hoặc phương tiện phù hợp.
- Có số lượng hàng lớn.
- Nhập hàng thường xuyên.
- Cần kết nối nhiều công đoạn.
- Muốn giảm nhân sự vận hành.
- Muốn tập trung vào bán hàng và phát triển thị trường.
Tuy nhiên, trước khi thuê ngoài, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi dịch vụ và trách nhiệm của từng bên.
Kết luận
Logistics đầu vào là quá trình tổ chức và quản lý dòng hàng hóa hoặc nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp, nhà máy hoặc kho tiếp nhận.
Hoạt động này có thể bao gồm lập kế hoạch nhận hàng, tiếp nhận, vận chuyển, kiểm đếm, lưu kho, cập nhật thông tin và quản lý dòng hàng đầu vào.
Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, Logistics đầu vào có thể bắt đầu từ nhà cung cấp tại Trung Quốc, đi qua kho tập kết, vận chuyển về Việt Nam và kết thúc khi hàng được nhập vào kho doanh nghiệp.
Quản lý tốt Logistics đầu vào giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng, kiểm soát giá vốn, hạn chế thiếu hàng và giảm những chi phí phát sinh không cần thiết.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần nhìn Logistics đầu vào như một quy trình liên kết, thay vì chỉ coi đó là việc thuê một đơn vị vận chuyển.
Hoa Việt Logistics: Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam
Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, tập trung vào vận chuyển đường bộ và các giải pháp phục vụ nhu cầu nhập hàng của chủ shop, doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh.
Hệ thống kho gồm:
- Kho Bằng Tường (Trung Quốc): tiếp nhận và tập kết hàng hóa từ Trung Quốc.
- Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội.
- Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM.
Tùy loại hàng, số lượng, thể tích và nhu cầu giao nhận, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với kế hoạch nhập hàng.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.