Trong một doanh nghiệp, hàng hóa không chỉ cần được mua về rồi bán đi. Từ lúc nguyên vật liệu được đưa vào, hàng được lưu kho, xử lý đơn hàng, vận chuyển đến khi giao cho khách hàng, rất nhiều hoạt động phải được phối hợp với nhau.
Nếu những hoạt động này được tổ chức rời rạc, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng hàng về chậm, tồn kho cao, giao hàng sai, chi phí vận chuyển tăng hoặc không xác định được chính xác giá vốn.
Đó là lý do Logistics trở thành một phần quan trọng trong hoạt động vận hành doanh nghiệp.
Logistics cho doanh nghiệp là việc tổ chức, quản lý và kiểm soát dòng hàng hóa, thông tin và các hoạt động liên quan từ nguồn cung đến khi hàng hóa được đưa đến nơi sử dụng hoặc khách hàng.
Tùy quy mô và mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể tự vận hành Logistics, thuê ngoài một phần hoặc sử dụng dịch vụ Logistics cho toàn bộ một số công đoạn.
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, đặc biệt là nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, Logistics còn liên quan trực tiếp đến kế hoạch nhập hàng, vận chuyển, kho bãi, tồn kho và giá vốn.
Logistics cho doanh nghiệp là gì?
Hiểu đơn giản, Logistics trong doanh nghiệp là cách doanh nghiệp đưa hàng đi đúng quy trình với chi phí và thời gian hợp lý.
Một doanh nghiệp thương mại có thể có dòng vận hành:
Nhà cung cấp → vận chuyển → kho → xử lý đơn → giao khách hàng.
Một doanh nghiệp nhập khẩu có thể phức tạp hơn:
Nhà cung cấp nước ngoài → kho tại nước xuất khẩu → vận chuyển quốc tế → cửa khẩu → kho Việt Nam → phân phối → khách hàng.
Trong mỗi bước đều có những vấn đề cần quản lý.
Ví dụ:
- Hàng nhập khi nào?
- Hàng đang ở đâu?
- Số lượng thực tế bao nhiêu?
- Kho còn bao nhiêu?
- Đơn hàng nào cần giao trước?
- Chi phí vận chuyển của từng lô là bao nhiêu?
- Hàng có bị thiếu hoặc hư hỏng không?
Nếu doanh nghiệp không kiểm soát được những thông tin này, Logistics sẽ trở thành một khoản chi phí khó dự đoán thay vì một công cụ giúp tối ưu hoạt động kinh doanh.
Logistics trong doanh nghiệp gồm những hoạt động nào?
Không có một danh sách cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Tùy mô hình, Logistics có thể bao gồm:
- Vận chuyển hàng hóa.
- Quản lý kho.
- Tiếp nhận hàng.
- Kiểm đếm và nhập kho.
- Quản lý tồn kho.
- Xử lý đơn hàng.
- Soạn hàng.
- Đóng gói.
- Xuất kho.
- Giao hàng.
- Theo dõi trạng thái hàng hóa.
- Quản lý thông tin Logistics.
Một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần một vài hoạt động trong số này.
Trong khi đó, doanh nghiệp có hàng nghìn mã sản phẩm và hàng chục nghìn đơn hàng mỗi tháng có thể cần cả hệ thống quản lý kho, phần mềm đơn hàng, phương tiện vận chuyển và đội ngũ vận hành riêng.
Vì sao doanh nghiệp cần Logistics?
Logistics ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành của doanh nghiệp.
Một sản phẩm có giá bán tốt nhưng nếu chi phí đưa hàng về quá cao thì lợi nhuận thực tế vẫn có thể thấp.
Một sản phẩm có nhu cầu lớn nhưng nếu thường xuyên thiếu hàng thì doanh nghiệp vẫn mất doanh thu.
Một đơn hàng có giá trị cao nhưng giao sai hoặc giao chậm cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Vì vậy, Logistics không chỉ là việc vận chuyển.
Nó liên quan đến chi phí, thời gian, tồn kho, doanh thu và khả năng phục vụ khách hàng.
Logistics ảnh hưởng đến giá vốn như thế nào?
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhập hàng.
Giả sử một doanh nghiệp mua một sản phẩm tại Trung Quốc với giá 100.000 đồng.
Nếu chỉ nhìn giá mua, doanh nghiệp có thể nghĩ rằng giá vốn sản phẩm là 100.000 đồng.
Nhưng để sản phẩm về đến kho Việt Nam, có thể phát sinh thêm:
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí tập kết.
- Chi phí bốc xếp.
- Chi phí kho.
- Chi phí xử lý.
- Các chi phí liên quan khác.
Khi cộng toàn bộ chi phí phù hợp vào giá vốn, chi phí thực tế của sản phẩm có thể cao hơn đáng kể so với giá mua ban đầu.
Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt:
Giá mua hàng và chi phí thực tế để đưa hàng đến nơi kinh doanh.
Quản lý Logistics tốt giúp doanh nghiệp có dữ liệu chính xác hơn để tính giá bán và biên lợi nhuận.
Logistics giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho
Tồn kho quá ít có thể khiến doanh nghiệp thiếu hàng.
Tồn kho quá nhiều lại khiến vốn bị nằm trong hàng hóa.
Logistics cần kết nối với kế hoạch mua hàng và nhu cầu bán hàng để tạo ra lượng tồn kho phù hợp.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc mất một khoảng thời gian nhất định để hàng về Việt Nam.
Nếu doanh nghiệp chỉ đặt hàng khi kho gần như hết, nguy cơ thiếu hàng sẽ cao.
Ngược lại, nếu nhập số lượng quá lớn chỉ vì muốn giảm giá vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải lưu kho lâu và chịu áp lực vốn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi:
- Tốc độ bán hàng.
- Lượng tồn hiện tại.
- Thời gian nhập hàng.
- Lượng hàng đang vận chuyển.
- Mức tồn kho tối thiểu.
Từ đó mới có thể xác định thời điểm nhập hàng phù hợp.
Logistics giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian
Thời gian trong Logistics không chỉ là thời gian xe chạy.
Một lô hàng có thể mất thời gian ở nhiều công đoạn:
Nhà cung cấp chuẩn bị hàng → tập kết → chờ vận chuyển → vận chuyển → xử lý tại các điểm trung chuyển → về kho → nhập kho.
Nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm đến thời gian vận chuyển mà bỏ qua những công đoạn khác, kế hoạch hàng về rất dễ sai lệch.
Ví dụ:
Nhà cung cấp cần 3 ngày để chuẩn bị hàng.
Vận chuyển dự kiến 4 ngày.
Kho cần thêm thời gian tiếp nhận.
Như vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng tổng thời gian chỉ là 4 ngày vận chuyển.
Cách tính chính xác hơn phải dựa trên toàn bộ thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc hàng sẵn sàng sử dụng hoặc bán ra.
Logistics cho doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc
Với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, Logistics thường có nhiều mắt xích hơn so với mua hàng nội địa.
Một quy trình có thể gồm:
Bước 1: Xác định nhu cầu
Doanh nghiệp xác định cần nhập mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu và thời điểm cần hàng.
Bước 2: Đặt hàng
Doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc và thống nhất đơn hàng.
Bước 3: Nhà cung cấp giao hàng
Hàng được chuẩn bị và bàn giao theo kế hoạch.
Bước 4: Tập kết
Hàng có thể được đưa đến kho tại Trung Quốc để tiếp nhận, kiểm tra và chuẩn bị vận chuyển.
Bước 5: Vận chuyển về Việt Nam
Tùy loại hàng, số lượng, thời gian và nhu cầu, doanh nghiệp lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.
Bước 6: Tiếp nhận tại Việt Nam
Hàng được đưa về kho và kiểm tra theo quy trình của doanh nghiệp.
Bước 7: Nhập kho
Số lượng thực tế được cập nhật vào hệ thống.
Bước 8: Phân phối
Hàng được xuất kho để giao cho khách hàng, đại lý hoặc các điểm bán.
Như vậy, Logistics không chỉ nằm ở đoạn Trung Quốc → Việt Nam, mà là cả quá trình từ nguồn cung đến nơi hàng được sử dụng hoặc bán ra.
Doanh nghiệp nên tự làm Logistics hay thuê ngoài?
Không có câu trả lời giống nhau cho tất cả doanh nghiệp.
Quyết định này phụ thuộc vào:
- Quy mô hàng hóa.
- Số lượng đơn hàng.
- Tần suất nhập hàng.
- Số lượng kho.
- Nguồn lực nhân sự.
- Khả năng đầu tư phương tiện.
- Mức độ phức tạp của chuỗi vận hành.
Doanh nghiệp tự vận hành
Phù hợp khi doanh nghiệp có quy mô đủ lớn và muốn kiểm soát trực tiếp nhiều công đoạn.
Ưu điểm là chủ động hơn về quy trình.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đầu tư kho, nhân sự, phương tiện, phần mềm và hệ thống quản lý.
Thuê ngoài Logistics
Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện một hoặc nhiều công đoạn.
Ví dụ:
- Thuê vận chuyển.
- Thuê kho.
- Thuê xử lý đơn.
- Thuê giao hàng.
- Thuê quản lý một phần chuỗi Logistics.
Ưu điểm là doanh nghiệp giảm được nhu cầu đầu tư cơ sở vật chất và có thể tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh chính.
Kết hợp tự vận hành và thuê ngoài
Đây là mô hình khá phổ biến.
Doanh nghiệp có thể tự quản lý những khâu quan trọng nhưng thuê ngoài những công đoạn cần hệ thống hoặc phương tiện chuyên dụng.
Ví dụ:
Doanh nghiệp quản lý đơn hàng và tồn kho → thuê đơn vị vận chuyển → hàng về kho → doanh nghiệp tự phân phối.
Cách làm này giúp doanh nghiệp cân bằng giữa khả năng kiểm soát và chi phí vận hành.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ Logistics?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê ngoài khi:
- Lượng hàng tăng nhanh.
- Tần suất nhập hàng cao.
- Không có kho phù hợp.
- Không có phương tiện vận chuyển.
- Không có nhân sự chuyên trách.
- Phải xử lý nhiều tuyến vận chuyển.
- Muốn giảm chi phí đầu tư cố định.
- Cần tập trung nguồn lực cho bán hàng và phát triển thị trường.
Tuy nhiên, trước khi lựa chọn đơn vị Logistics, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi công việc.
Không nên chỉ hỏi:
“Cước bao nhiêu?”
Mà nên hỏi thêm:
- Cước tính theo kg hay m³?
- Mức giá áp dụng cho loại hàng nào?
- Thời gian dự kiến bao lâu?
- Hàng được nhận tại đâu?
- Giao đến đâu?
- Những công đoạn nào đã bao gồm?
- Chi phí nào có thể phát sinh?
Việc hiểu rõ phạm vi dịch vụ giúp doanh nghiệp dễ tính tổng chi phí hơn.
Những sai lầm Logistics doanh nghiệp thường gặp
Chỉ quan tâm đến giá cước
Giá thấp chưa chắc là phương án rẻ nhất.
Nếu thời gian vận chuyển kéo dài hoặc phát sinh nhiều chi phí khác, tổng chi phí có thể cao hơn.
Không tính tổng chi phí Logistics
Doanh nghiệp chỉ tính giá mua và giá vận chuyển nhưng bỏ qua những khoản chi phí khác.
Điều này dẫn đến việc tính sai giá vốn.
Không theo dõi tồn kho chính xác
Hệ thống báo còn hàng nhưng thực tế đã hết hoặc ngược lại.
Điều này ảnh hưởng đến cả mua hàng và bán hàng.
Không có kế hoạch nhập hàng
Đợi gần hết hàng mới nhập có thể khiến doanh nghiệp bị động.
Không phân loại hàng hóa
Nhiều mã hàng được quản lý chung chung khiến quá trình tìm kiếm, kiểm đếm và xuất hàng mất nhiều thời gian.
Không đo lường hiệu quả
Nếu doanh nghiệp không theo dõi các chỉ số Logistics, rất khó biết chi phí đang tăng ở đâu.
Những chỉ số Logistics doanh nghiệp nên theo dõi
Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng hệ thống KPI phức tạp ngay từ đầu.
Có thể bắt đầu với một số chỉ số cơ bản.
Chi phí Logistics
Theo dõi tổng chi phí Logistics trong từng tháng hoặc từng nhóm hàng.
Thời gian nhập hàng
Đo từ lúc đặt hàng đến khi hàng sẵn sàng trong kho.
Tỷ lệ giao đúng hạn
Cho biết doanh nghiệp có đáp ứng đúng kế hoạch giao hàng hay không.
Tỷ lệ sai lệch tồn kho
So sánh số liệu trên hệ thống với hàng thực tế.
Tỷ lệ hàng hư hỏng
Theo dõi số hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển và lưu kho.
Chi phí Logistics trên một đơn hàng
Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của từng đơn hoặc từng nhóm sản phẩm.
Vòng quay tồn kho
Giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ hàng hóa được bán hoặc sử dụng.
Làm thế nào để xây dựng Logistics phù hợp cho doanh nghiệp?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư một hệ thống lớn ngay từ đầu.
Có thể triển khai theo từng bước.
Bước 1: Vẽ toàn bộ dòng hàng
Xác định hàng đi từ đâu, qua những đâu và đến đâu.
Ví dụ:
Nhà cung cấp → kho Trung Quốc → vận chuyển → kho Việt Nam → khách hàng.
Bước 2: Liệt kê chi phí
Ghi nhận tất cả chi phí liên quan đến từng công đoạn.
Bước 3: Xác định điểm dễ phát sinh lỗi
Ví dụ:
- Nhà cung cấp giao chậm.
- Hàng về kho sai số lượng.
- Tồn kho không chính xác.
- Giao nhầm hàng.
- Chi phí vận chuyển tăng.
Bước 4: Chuẩn hóa quy trình
Mỗi công đoạn cần có người chịu trách nhiệm và thông tin cần kiểm tra.
Bước 5: Theo dõi bằng dữ liệu
Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể bắt đầu bằng những công cụ quản lý đơn giản.
Khi quy mô tăng, doanh nghiệp có thể chuyển sang phần mềm quản lý kho, quản lý đơn hàng hoặc hệ thống Logistics chuyên nghiệp hơn.
Bước 6: Đánh giá định kỳ
Logistics không phải một quy trình thiết lập một lần rồi giữ nguyên.
Khi số lượng hàng, khách hàng hoặc tuyến vận chuyển thay đổi, doanh nghiệp cũng cần điều chỉnh.
Logistics có phải là một bộ phận riêng trong doanh nghiệp?
Không nhất thiết.
Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có thể cùng lúc phụ trách nhập hàng, kho và vận chuyển.
Ở doanh nghiệp lớn, Logistics có thể được chia thành nhiều bộ phận:
- Vận tải.
- Kho vận.
- Điều phối.
- Quản lý tồn kho.
- Xử lý đơn hàng.
- Chuỗi cung ứng.
- Mua hàng.
Điểm quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban mà là các hoạt động có được kết nối với nhau hay không.
Ví dụ, bộ phận mua hàng nhập quá nhiều nhưng bộ phận kho không đủ chỗ.
Hoặc bộ phận kinh doanh bán hàng nhưng không cập nhật cho kho.
Những vấn đề này đều có thể làm giảm hiệu quả Logistics.
Logistics tốt không đồng nghĩa với Logistics đắt tiền
Một quan niệm sai phổ biến là muốn Logistics tốt thì phải đầu tư thật nhiều.
Thực tế, điều quan trọng trước tiên là quy trình phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
Một shop vài trăm đơn mỗi tháng chưa chắc cần hệ thống kho tự động.
Một doanh nghiệp nhập vài chục mét khối hàng mỗi tuần lại cần quy trình vận chuyển và kho rõ ràng hơn.
Do đó, doanh nghiệp nên tối ưu dựa trên:
Quy mô + đặc điểm hàng hóa + nhu cầu khách hàng + ngân sách + tốc độ tăng trưởng.
Không nên sao chép mô hình Logistics của doanh nghiệp lớn khi quy mô chưa phù hợp.
Logistics có vai trò gì trong năng lực cạnh tranh?
Hai doanh nghiệp có thể bán cùng một sản phẩm với giá tương đương.
Doanh nghiệp nào có khả năng:
- Nhập hàng ổn định hơn.
- Kiểm soát giá vốn tốt hơn.
- Giao hàng nhanh hơn.
- Ít sai sót hơn.
- Quản lý tồn kho chính xác hơn.
thì thường có nhiều lợi thế hơn trong vận hành.
Đó là lý do Logistics không nên được xem đơn thuần là một khoản chi phí.
Nếu tổ chức tốt, Logistics có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh.
Kết luận
Logistics cho doanh nghiệp là quá trình tổ chức và kiểm soát dòng hàng hóa, thông tin và các hoạt động liên quan từ nguồn cung đến nơi hàng được sử dụng, phân phối hoặc giao cho khách hàng.
Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể tự vận hành, thuê ngoài một phần hoặc kết hợp cả hai.
Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, Logistics cần được nhìn trên toàn bộ hành trình từ nhà cung cấp, kho tại Trung Quốc, vận chuyển quốc tế, kho Việt Nam cho đến khi hàng được phân phối.
Một hệ thống Logistics hiệu quả không nhất thiết phải phức tạp. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết hàng đang ở đâu, chi phí bao nhiêu, tồn kho thế nào, thời gian mất bao lâu và công đoạn nào đang tạo ra vấn đề.
Khi kiểm soát được những yếu tố này, doanh nghiệp sẽ có nền tảng tốt hơn để tối ưu giá vốn, tồn kho, thời gian giao hàng và hiệu quả kinh doanh.
Hoa Việt Logistics: Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam
Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, tập trung vào vận chuyển đường bộ và giải pháp Logistics phục vụ chủ shop, doanh nghiệp thương mại và đơn vị nhập khẩu.
Hệ thống kho gồm:
- Kho Bằng Tường (Trung Quốc): tiếp nhận và tập kết hàng hóa từ Trung Quốc.
- Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội.
- Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM.
Tùy loại hàng, số lượng, thể tích và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn phương án tập kết, vận chuyển và nhận hàng phù hợp.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.