Trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu, không ít doanh nghiệp phát hiện thông tin trên tờ khai hải quan có sai sót sau khi đã đăng ký. Có trường hợp sai một con số, có trường hợp sai tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá hoặc thông tin vận chuyển.
Lúc này, câu hỏi thường gặp là: “Có cần sửa tờ khai không?”
Câu trả lời là: còn tùy vào nội dung sai, thời điểm phát hiện và trạng thái của tờ khai.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt việc “sửa thông tin” trong thao tác nghiệp vụ với khai bổ sung hồ sơ hải quan theo quy định pháp luật.
Sửa tờ khai hải quan là gì?
Trong cách nói thực tế, “sửa tờ khai” thường được dùng để chỉ việc điều chỉnh thông tin đã khai với cơ quan hải quan.
Về mặt pháp lý, thuật ngữ quan trọng cần lưu ý là khai bổ sung hồ sơ hải quan.
Theo quy định được cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC, khai bổ sung hồ sơ hải quan là việc khai sửa đổi, bổ sung thông tin tờ khai và nộp các chứng từ liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung.
Do đó, khi doanh nghiệp phát hiện sai, không nên chỉ hỏi “sửa được không?” mà nên hỏi:
Sai nội dung gì, phát hiện ở thời điểm nào và thuộc trường hợp khai bổ sung nào?
Khi nào doanh nghiệp cần sửa hoặc khai bổ sung?
Một số tình huống thường gặp:
Sai thông tin người xuất khẩu
Ví dụ tên hoặc thông tin của nhà cung cấp bị nhập sai.
Sai tên hàng
Tên hàng khai không phản ánh đúng bản chất hàng hóa.
Sai số lượng
Số lượng thực tế hoặc số lượng trên chứng từ khác với dữ liệu đã khai.
Sai trọng lượng
Trọng lượng trên packing list hoặc chứng từ vận tải khác với thông tin khai báo.
Sai mã HS
Doanh nghiệp xác định lại và nhận thấy mã HS đã khai không phù hợp.
Sai trị giá
Có sự chênh lệch hoặc thông tin cần điều chỉnh liên quan đến trị giá.
Sai thông tin vận chuyển
Ví dụ thay đổi một số thông tin liên quan đến cửa khẩu, phương tiện hoặc địa điểm theo trường hợp pháp luật cho phép khai bổ sung.
Thời điểm phát hiện sai rất quan trọng
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Không phải mọi thời điểm đều có cùng cách xử lý.
Theo quy định được cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC:
- Người khai có thể khai bổ sung trong một số trường hợp trước khi cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng.
- Nếu phát hiện sai sau khi đã có kết quả phân luồng nhưng trước thông quan, việc khai bổ sung được thực hiện theo quy định và có thể bị xử lý theo pháp luật.
- Sau thông quan cũng có cơ chế khai bổ sung trong những trường hợp nhất định.
- Nếu cơ quan hải quan phát hiện sai lệch giữa hàng hóa, hồ sơ và thông tin khai báo, người khai phải thực hiện theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
Vì vậy, khi phát hiện sai, đừng chờ đến lúc hàng thông quan mới xử lý.
Có phải sai gì cũng được khai bổ sung?
Không.
Pháp luật quy định các trường hợp, điều kiện và chỉ tiêu được khai bổ sung.
Một số chỉ tiêu có giới hạn hoặc không được tự ý khai bổ sung theo cách thông thường.
Ngoài ra, trường hợp khai bổ sung có thể liên quan đến:
- Giấy phép.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Chất lượng.
- Y tế.
- Kiểm dịch.
- An toàn thực phẩm.
- Số lượng.
- Chủng loại.
- Trị giá.
- Thuế.
Do đó, cần xem đúng trường hợp thay vì áp dụng một công thức chung.
Sửa tờ khai trước thông quan và sau thông quan khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Trước thông quan | Sau thông quan |
| Thời điểm | Hàng chưa hoàn tất thông quan | Hàng đã thông quan |
| Khả năng xử lý | Thường chủ động hơn | Phải căn cứ điều kiện cụ thể |
| Hồ sơ | Chứng từ liên quan đến sai sót | Chứng từ chứng minh nội dung cần bổ sung |
| Thuế | Có thể phải điều chỉnh | Có thể phát sinh truy thu/hoàn tùy trường hợp |
| Rủi ro | Thường thấp hơn nếu phát hiện sớm | Có thể cao hơn |
Bảng trên chỉ mang tính khái quát. Trường hợp cụ thể vẫn phải căn cứ quy định áp dụng tại thời điểm xử lý.
Nếu phát hiện sai mã HS thì làm gì?
Đây là tình huống cần thận trọng.
Doanh nghiệp không nên chỉ thay mã HS trên phần mềm rồi truyền lại.
Cần xác định:
- Mã đã khai.
- Mã dự kiến điều chỉnh.
- Căn cứ phân loại.
- Chênh lệch thuế nếu có.
- Chính sách mặt hàng thay đổi hay không.
- Tờ khai đang ở trạng thái nào.
Nếu mã HS mới làm thay đổi thuế hoặc yêu cầu quản lý chuyên ngành, mức độ ảnh hưởng có thể lớn hơn một lỗi nhập dữ liệu thông thường.
Nếu sửa sai dẫn đến thiếu thuế thì sao?
Doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung phần thuế còn thiếu và xử lý theo quy định nếu thuộc trường hợp vi phạm.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem việc khai bổ sung chỉ là “sửa cho đúng dữ liệu”.
Nó có thể liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính.
Nếu cơ quan hải quan phát hiện sai trước doanh nghiệp thì sao?
Trường hợp này khác với việc doanh nghiệp chủ động phát hiện.
Khi cơ quan hải quan phát hiện thông tin khai báo không phù hợp với hồ sơ hoặc hàng thực tế, doanh nghiệp phải thực hiện theo yêu cầu và quy định xử lý tương ứng.
Thông tư 39/2018/TT-BTC trước đây đã quy định rõ cơ chế khai bổ sung khi cơ quan hải quan phát hiện sai lệch; quy định này tiếp tục được sửa đổi, cập nhật trong các văn bản sau đó.
Quy trình xử lý khi phát hiện sai
Doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự:
Bước 1: Dừng việc tiếp tục sử dụng thông tin sai.
Bước 2: Xác định chính xác nội dung sai.
Bước 3: Kiểm tra tờ khai đang ở trạng thái nào.
Bước 4: Xác định căn cứ khai bổ sung.
Bước 5: Chuẩn bị chứng từ chứng minh.
Bước 6: Thực hiện khai bổ sung theo hệ thống/quy định.
Bước 7: Theo dõi phản hồi của cơ quan hải quan.
Bước 8: Điều chỉnh thuế hoặc xử lý nghĩa vụ phát sinh nếu có.
FAQ
Có thể sửa tờ khai sau khi thông quan không?
Có những trường hợp được khai bổ sung sau thông quan. Tuy nhiên, điều kiện và thời hạn phụ thuộc vào nội dung sai và trạng thái kiểm tra của cơ quan hải quan.
Khai bổ sung có bị phạt không?
Không phải trường hợp nào cũng giống nhau. Có trường hợp chỉ điều chỉnh thông tin, nhưng nếu sai phạm dẫn đến thiếu thuế hoặc thuộc hành vi vi phạm thì có thể phát sinh xử lý.
Sai tên hàng có cần sửa không?
Nếu tên hàng khai không phản ánh đúng bản chất hoặc ảnh hưởng đến phân loại, chính sách hoặc thuế thì cần xử lý. Không nên bỏ qua chỉ vì “tên vẫn hiểu được”.
Kết luận
Điều quan trọng nhất khi phát hiện sai tờ khai là xử lý càng sớm càng tốt và xác định đúng cơ chế khai bổ sung.
Doanh nghiệp không nên tự ý sửa dữ liệu khi chưa xác định căn cứ pháp lý, đặc biệt với những nội dung liên quan đến mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ và thuế.
Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển và xử lý thủ tục hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam.
Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – Hoàng Mai
Kho TP.HCM – Tân Bình
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.