Nhiều vấn đề trong quá trình thông quan không bắt đầu ở cửa khẩu mà bắt đầu từ trước đó: doanh nghiệp chưa xác định rõ hàng hóa, chưa kiểm tra chính sách mặt hàng, chưa thống nhất chứng từ với nhà cung cấp, chưa xác định mã HS hoặc đến sát ngày hàng về mới bắt đầu chuẩn bị dữ liệu khai báo.
Khi đó, thủ tục hải quan trở thành nơi phải “xử lý hậu quả” của những thông tin chưa được chuẩn bị từ đầu.
Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp nên có một bước kiểm tra trước khai báo. Mục tiêu không phải là chuẩn bị thật nhiều giấy tờ, mà là bảo đảm hàng hóa – chứng từ – dữ liệu khai báo – chính sách quản lý đã được kiểm tra và có thể xử lý theo đúng quy định.
Vì sao cần chuẩn bị trước khi làm thủ tục hải quan?
Thủ tục hải quan là một phần của chuỗi xuất nhập khẩu, không phải một công việc tách biệt. Trước khi tờ khai được thực hiện, doanh nghiệp đã phải có nhiều thông tin về:
• Hàng hóa
• Nhà cung cấp hoặc người mua
• Giao dịch
• Chứng từ
• Vận chuyển
• Mã HS
• Xuất xứ
• Chính sách mặt hàng
• Trị giá
• Nghĩa vụ tài chính
Nếu một trong những dữ liệu quan trọng chưa rõ, việc khai báo có thể trở nên bị động, phải đi giải quyết hậu quả. Ví dụ, doanh nghiệp đặt mua một sản phẩm mới từ Trung Quốc. Hàng đã được nhà cung cấp gửi đi nhưng doanh nghiệp chưa kiểm tra xem sản phẩm có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.
Khi hàng đến cửa khẩu, doanh nghiệp mới phát hiện cần thêm một loại hồ sơ. Vấn đề lúc này không còn đơn giản là “làm thủ tục hải quan”, mà đã trở thành bài toán xử lý tiến độ. Đây là lý do bước chuẩn bị trước thủ tục có giá trị rất lớn.
1. Xác định chính xác hàng hóa
Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là trả lời: Mình đang nhập hoặc xuất chính xác sản phẩm gì? Không nên chỉ sử dụng tên thương mại mà nhà cung cấp đưa ra. Doanh nghiệp nên xác định:
• Tên sản phẩm
• Công dụng
• Thành phần
• Chất liệu
• Cấu tạo
• Model
• Thông số kỹ thuật
• Quy cách
• Đóng gói
• Số lượng
Những thông tin này sẽ được sử dụng ở nhiều bước phía sau, đặc biệt khi xác định mã HS và kiểm tra chính sách mặt hàng. Một sản phẩm càng mới hoặc càng phức tạp thì bước này càng quan trọng.
2. Kiểm tra chính sách mặt hàng
Trước khi đặt hàng hoặc ít nhất trước khi hàng bắt đầu di chuyển, doanh nghiệp cần xác định mặt hàng có thuộc các yếu tố sau hay không:
• Hàng cấm
• Hàng hạn chế
• Hàng cần giấy phép
• Hàng quản lý chuyên ngành
• Hàng phải kiểm tra chất lượng
• Hàng phải kiểm tra hoặc chứng nhận theo quy định chuyên ngành
Không phải mọi sản phẩm đều được nhập khẩu theo cùng một cách. Ví dụ, một mặt hàng tiêu dùng thông thường có thể có yêu cầu hồ sơ khác hoàn toàn với một sản phẩm thuộc nhóm phải kiểm tra chuyên ngành. Do đó, doanh nghiệp không nên xây dựng một checklist thủ tục duy nhất rồi áp dụng cho mọi sản phẩm.
3. Xác định mã HS trước khi khai báo
Mã HS là một trong những thông tin quan trọng nhất cần kiểm tra trước khi thực hiện thủ tục. Việc phân loại hàng hóa có liên quan đến:
• Thuế
• Chính sách mặt hàng
• Điều kiện quản lý
• Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành trong một số trường hợp
Vì vậy, nếu doanh nghiệp nhập một sản phẩm mới, nên xác định mã HS trước khi hàng về. Một sai lầm phổ biến là: Nhà cung cấp gửi mã sản phẩm → doanh nghiệp lấy luôn mã đó để khai. Mã HS do nhà cung cấp nước ngoài sử dụng không đương nhiên là mã HS phù hợp khi doanh nghiệp làm thủ tục tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần dựa trên bản chất thực tế của hàng hóa và quy định phân loại áp dụng.
4. Kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp
Trước khi hàng được vận chuyển, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị và gửi trước những chứng từ cần thiết. Tùy giao dịch, có thể liên quan đến các yếu tố:
• Commercial Invoice
• Packing List
• Chứng từ vận tải
• Hợp đồng hoặc chứng từ giao dịch
• Chứng từ xuất xứ
• Tài liệu kỹ thuật
• Giấy phép hoặc chứng từ khác nếu có yêu cầu
Không nên đợi hàng đến cửa khẩu mới bắt đầu hỏi:
“Invoice đâu?”
“Packing List đâu?”
“Thông số sản phẩm đâu?”
Nếu nhà cung cấp ở nước ngoài phải chỉnh sửa chứng từ nhiều lần, tiến độ của cả lô hàng có thể bị ảnh hưởng.
5. Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ
Có chứng từ chưa đủ, doanh nghiệp cần kiểm tra xem các thông tin quan trọng có thống nhất không. Có thể kiểm tra theo nguyên tắc: Hàng hóa thực tế ↔ Invoice ↔ Packing List ↔ Chứng từ vận tải ↔ Tờ khai
Các thông tin nên đối chiếu gồm:
• Tên hàng
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Trọng lượng
• Quy cách
• Giá trị
• Xuất xứ
• Thông tin người bán
• Thông tin người mua
Không phải mọi trường hợp đều yêu cầu cách thể hiện giống nhau hoàn toàn trên từng chứng từ. Nhưng nếu có điểm khác biệt quan trọng, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân và bảo đảm thông tin khai báo phản ánh đúng giao dịch.
6. Kiểm tra trị giá hàng hóa
Doanh nghiệp cần xác định rõ giá trị giao dịch và các thông tin liên quan trước khi khai báo. Đặc biệt với hàng nhập khẩu, trị giá là một yếu tố có liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.
Không nên có tình trạng:
• Giá trên Invoice một con số
• Bộ phận mua hàng ghi nhận một con số khác
• Kế toán thanh toán một con số khác
• Người khai hải quan nhận một con số khác
Nếu dữ liệu thương mại không được thống nhất từ đầu, quá trình xử lý sẽ trở nên phức tạp hơn. Vì vậy, thông tin về giá trị cần được kiểm tra giữa bộ phận mua hàng, kế toán và xuất nhập khẩu trước khi khai.
7. Xác định xuất xứ hàng hóa
Xuất xứ không chỉ là thông tin để “điền vào tờ khai”. Trong một số trường hợp, xuất xứ có thể liên quan đến chính sách thuế, ưu đãi thương mại hoặc yêu cầu quản lý. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng chứng từ xuất xứ để hưởng ưu đãi, cần kiểm tra yêu cầu ngay từ đầu.
Đặc biệt với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp nên phân biệt rõ: Hàng được mua từ một nhà cung cấp Trung Quốc và Hàng có xuất xứ Trung Quốc. Hai khái niệm này không nên mặc nhiên coi là giống nhau.
8. Kiểm tra phương án vận chuyển
Thủ tục hải quan không thể tách khỏi hành trình vận chuyển của hàng hóa. Trước khi hàng về, doanh nghiệp nên biết:
• Hàng đi bằng phương thức nào
• Nhà cung cấp giao hàng ở đâu
• Hàng đến cửa khẩu nào
• Đơn vị nào phụ trách vận chuyển
• Dự kiến thời gian hàng đến
• Ai phụ trách phần thủ tục
• Sau thông quan hàng đi đâu
Đặc biệt với hàng Trung Quốc – Việt Nam, việc phối hợp giữa kho Trung Quốc, phương tiện vận chuyển và bộ phận xử lý thủ tục cần được thống nhất trước. Nếu không, có thể xảy ra tình trạng hàng đã đến điểm xử lý nhưng bộ phận liên quan chưa nhận đủ thông tin.
9. Xác định ai phụ trách khai báo
Doanh nghiệp cần xác định rõ người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ.
Có thể là:
• Nhân sự xuất nhập khẩu nội bộ
• Bộ phận logistics
• Đơn vị khai thuê
• Đại lý làm thủ tục hải quan
• Đơn vị cung cấp giải pháp logistics có hỗ trợ thủ tục
Điều quan trọng là phải thống nhất:
Ai chuẩn bị dữ liệu?
Ai kiểm tra?
Ai truyền tờ khai?
Ai theo dõi trạng thái?
Ai xử lý nếu Hải quan yêu cầu bổ sung?
Việc này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp thuê ngoài. Nếu không phân định rõ, khi phát sinh vấn đề rất dễ xảy ra tình trạng mỗi bên nghĩ bên còn lại đang xử lý.
10. Chuẩn bị phương án nếu lô hàng phát sinh kiểm tra
Không phải lô hàng nào cũng được xử lý theo cùng một cách. Tùy kết quả phân luồng và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm việc kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Do đó, trước khi hàng về, doanh nghiệp nên có phương án phối hợp:
• Ai làm việc với đơn vị vận chuyển?
• Ai chuẩn bị chứng từ bổ sung?
• Ai phối hợp kiểm tra hàng?
• Ai liên hệ nhà cung cấp nếu cần xác minh thông tin?
• Ai theo dõi tiến độ?
Một quy trình tốt không phải là giả định rằng “mọi lô hàng đều sẽ thuận lợi”, mà là có sẵn phương án khi phát sinh.
11. Kiểm tra nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp
Trước khi nhập hàng, doanh nghiệp nên dự kiến nghĩa vụ tài chính của lô hàng.
Các yếu tố có thể liên quan gồm:
• Mã HS
• Trị giá
• Xuất xứ
• Thuế suất
• Loại hình
• Chính sách thuế áp dụng
Việc biết trước nghĩa vụ tài chính giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền. Đây cũng là một phần quan trọng khi tính giá vốn thực tế của hàng nhập khẩu. Nếu chỉ nhìn vào giá mua và cước vận chuyển mà bỏ qua các khoản thuế, phí liên quan, doanh nghiệp có thể đánh giá sai hiệu quả của đơn hàng.
12. Kiểm tra thời gian dự kiến của toàn bộ lô hàng
Doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:
“Hàng Trung Quốc về Việt Nam mất bao lâu?”
Một lô hàng thực tế có nhiều khoảng thời gian:
Nhà cung cấp chuẩn bị hàng
→ Giao đến kho Trung Quốc
→ Kiểm đếm/xử lý tại kho nếu có
→ Vận chuyển
→ Đến khu vực cửa khẩu
→ Xử lý thủ tục
→ Thông quan
→ Vận chuyển về kho Việt Nam
→ Giao hàng chặng cuối
Nếu chỉ tính thời gian xe chạy, doanh nghiệp có thể đưa ra cam kết giao hàng thiếu chính xác. Với doanh nghiệp có kế hoạch bán hàng theo mùa vụ, đây là yếu tố đặc biệt cần quan tâm.
Checklist trước khi thực hiện thủ tục hải quan
Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist nhanh dưới đây trước mỗi lô hàng.
Nhóm 1: Hàng hóa
• Đã xác định chính xác sản phẩm chưa?
• Thành phần/chất liệu đã rõ chưa?
• Công dụng và quy cách đã rõ chưa?
• Số lượng và trọng lượng đã xác nhận chưa?
Nhóm 2: Chính sách
• Hàng có được phép xuất nhập khẩu không?
• Có thuộc diện quản lý chuyên ngành không?
• Có cần giấy phép không?
• Có yêu cầu kiểm tra/chứng nhận không?
Nhóm 3: Phân loại
• Mã HS đã được kiểm tra chưa?
• Có cơ sở để xác định mã HS không?
• Thuế suất và chính sách liên quan đã được xem xét chưa?
Nhóm 4: Chứng từ
• Invoice đã có chưa?
• Packing List đã có chưa?
• Chứng từ vận tải đã có chưa?
• Chứng từ xuất xứ có cần không?
• Có chứng từ chuyên ngành nào cần chuẩn bị không?
Nhóm 5: Đối chiếu
• Hàng thực tế có khớp chứng từ không?
• Invoice có khớp Packing List không?
• Thông tin chứng từ có thống nhất không?
• Dữ liệu dự kiến khai báo đã được kiểm tra chưa?
Nhóm 6: Vận chuyển
• Hàng đang ở đâu?
• Đi qua cửa khẩu nào?
• Ai phụ trách vận chuyển?
• Ai phụ trách thủ tục?
• Sau thông quan hàng đi đâu?
Nhóm 7: Tài chính
• Đã dự kiến thuế chưa?
• Đã tính các khoản chi phí liên quan chưa?
• Đã chuẩn bị nguồn tiền để thực hiện nghĩa vụ tài chính chưa?
Đừng bắt đầu thủ tục bằng việc “mở tờ khai”
Một cách nhìn hiệu quả hơn là coi khai báo hải quan là kết quả của một quá trình chuẩn bị, chứ không phải điểm bắt đầu.
Trình tự nên là:
Hiểu hàng hóa
→ Kiểm tra chính sách
→ Xác định mã HS
→ Chuẩn bị chứng từ
→ Đối chiếu dữ liệu
→ Xác định phương án vận chuyển
→ Phân công người phụ trách
→ Chuẩn bị dữ liệu khai báo
→ Thực hiện thủ tục
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi hàng đến cửa khẩu thay vì chờ đến lúc làm thủ tục mới phát hiện.
Ba câu hỏi doanh nghiệp nên trả lời trước mỗi lô hàng
Nếu muốn rút gọn toàn bộ checklist thành ba câu hỏi, hãy bắt đầu bằng:
Hàng này có được nhập/xuất theo phương án dự kiến không?
Nếu chưa biết câu trả lời, chưa nên vội đặt hàng số lượng lớn.
Hồ sơ và dữ liệu của lô hàng đã đủ và thống nhất chưa?
Nếu chưa, cần xử lý với nhà cung cấp hoặc bộ phận liên quan trước khi hàng đến.
Nếu phát sinh vấn đề, ai sẽ xử lý?
Nếu doanh nghiệp không trả lời được câu này, quy trình vẫn chưa thực sự sẵn sàng.
Kết luận
Trước khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều hơn một bộ chứng từ. Điều cần kiểm soát là toàn bộ chuỗi thông tin:
Hàng hóa → Chính sách → Mã HS → Chứng từ → Trị giá → Xuất xứ → Vận chuyển → Khai báo → Thông quan.
Một lô hàng được chuẩn bị tốt từ trước sẽ giúp doanh nghiệp giảm tình trạng bị động khi hàng đến cửa khẩu, đồng thời dễ xác định nguyên nhân nếu phát sinh vấn đề. Quan trọng nhất, doanh nghiệp không nên coi thủ tục hải quan là một công việc bắt đầu khi hàng đã đến cửa khẩu.
Thủ tục tốt bắt đầu từ trước khi hàng được đặt mua và vận chuyển. Đó cũng là lý do doanh nghiệp càng nhập khẩu thường xuyên càng cần xây dựng một checklist chuẩn cho từng nhóm hàng thay vì xử lý từng lô hàng theo kinh nghiệm cá nhân.
Hoa Việt Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị đến giao hàng
Với hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, việc kiểm soát lô hàng ngay từ khâu nhà cung cấp giao hàng đến kho Trung Quốc, vận chuyển, xử lý thủ tục và đưa hàng về kho Việt Nam giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tiến độ.
Hoa Việt Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, kho hàng, thủ tục hải quan và hỗ trợ nhập khẩu cho doanh nghiệp.
Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.