Doanh nghiệp mới nhập hàng Trung Quốc thường tập trung vào ba việc: tìm nhà cung cấp, chốt giá và đưa hàng về Việt Nam. Nhưng để một lô hàng về được đúng thời gian, đúng chi phí và có thể nhập ổn định về sau, doanh nghiệp còn phải kiểm soát nhiều vấn đề khác như chính sách mặt hàng, chứng từ, vận chuyển, thuế, chất lượng và dòng tiền.
Điều quan trọng nhất không phải là biết thật nhiều thuật ngữ logistics ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần hiểu những điểm nào phải kiểm tra trước, điểm nào có thể thuê đơn vị chuyên môn xử lý và điểm nào mình vẫn phải tự kiểm soát.
Dưới đây là 10 vấn đề doanh nghiệp mới nên nắm trước khi bắt đầu nhập hàng Trung Quốc.
1. Đừng nhầm “mua được hàng” với “nhập được hàng”
Mua được hàng và nhập được hàng là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau trong vấn đề nhập khẩu, đây là khác biệt đầu tiên mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm trên 1688, Taobao, Alibaba hoặc thông qua một nhà cung cấp Trung Quốc. Tuy nhiên, việc mua được sản phẩm không đồng nghĩa với việc sản phẩm đó có thể được đưa về Việt Nam theo đúng phương án mà doanh nghiệp dự kiến.
Sau khi mua hàng còn có nhiều bước:
• Nhà cung cấp chuẩn bị và giao hàng.
• Hàng được tiếp nhận tại kho Trung Quốc.
• Hàng được kiểm tra, phân loại hoặc xử lý theo yêu cầu.
• Hàng được vận chuyển về Việt Nam.
• Thực hiện các thủ tục liên quan tùy loại hàng và phương án nhập.
• Hàng được đưa về kho Việt Nam và giao đến địa chỉ cuối.
Vì vậy, ngay từ đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên nhìn toàn bộ chuỗi thay vì chỉ quan tâm đến giá mua.
2. Phải biết mình đang nhập mặt hàng gì
Một trong những lỗi phổ biến của người mới là mô tả sản phẩm quá chung chung.
Ví dụ, chỉ nói “đồ gia dụng”, “đồ điện”, “đồ chơi”, “quần áo” hoặc “phụ kiện” là chưa đủ để đánh giá phương án nhập.
Doanh nghiệp nên nắm được:
• Tên hàng cụ thể.
• Chất liệu hoặc thành phần.
• Công dụng.
• Cấu tạo.
• Model, mã sản phẩm nếu có.
• Kích thước và quy cách.
• Tình trạng hàng hóa.
• Mục đích sử dụng.
Những thông tin này ảnh hưởng đến việc phân loại hàng hóa, xác định chính sách quản lý và chuẩn bị hồ sơ.
Một sản phẩm có tên thương mại giống nhau nhưng khác chất liệu hoặc công dụng có thể dẫn đến cách xử lý khác nhau. Vì vậy, đừng bắt đầu bằng câu hỏi “phí vận chuyển bao nhiêu?” trước khi xác định rõ bản chất hàng hóa.
3. Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi quyết định thanh toán
Doanh nghiệp mới thường kiểm tra chính sách hàng hóa sau khi hàng đã được gửi đi. Đây là thời điểm rất dễ bị động.
Trước khi đặt hàng, cần xác định mặt hàng có thuộc diện:
• Cấm nhập khẩu.
• Quản lý theo điều kiện.
• Kiểm tra chuyên ngành.
• Kiểm tra chất lượng.
• Có yêu cầu về chứng nhận, công bố hoặc hợp quy.
• Có quy định riêng về nhãn hàng hóa.
• Có yêu cầu đặc biệt về tình trạng hàng hóa.
Không phải mọi mặt hàng đều áp dụng một bộ thủ tục giống nhau.
Đặc biệt, với những nhóm hàng có khả năng chịu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ký đơn hàng lớn. Chi phí kiểm tra hoặc thời gian xử lý nếu phát sinh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch bán hàng.
4. Giá trên 1688 hoặc Taobao chưa phải giá vốn
Một sản phẩm niêm yết 20 tệ không có nghĩa doanh nghiệp chỉ cần quy đổi 20 tệ sang tiền Việt là biết giá vốn.
Để đưa hàng về đến kho tại Việt Nam, có thể phát sinh nhiều nhóm chi phí:
• Giá mua sản phẩm.
• Vận chuyển nội địa Trung Quốc.
• Chi phí kho hoặc xử lý hàng nếu có.
• Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam.
• Chi phí liên quan đến thủ tục.
• Thuế và các khoản phải nộp theo quy định.
• Chi phí giao hàng tại Việt Nam.
• Các khoản phát sinh khác tùy từng lô hàng.
Vì vậy, khi so sánh hai nhà cung cấp, không nên chỉ nhìn vào đơn giá sản phẩm.
Một nhà cung cấp rẻ hơn 1–2 tệ nhưng yêu cầu MOQ cao, đóng gói cồng kềnh hoặc có thời gian giao hàng dài chưa chắc tạo ra phương án tốt hơn.
Doanh nghiệp nên hình thành thói quen nhìn vào tổng chi phí để hàng về đến nơi cần bán hoặc sử dụng.
5. Nhà cung cấp rẻ nhất chưa chắc là nhà cung cấp phù hợp nhất
Với đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên đánh giá nhà cung cấp trên nhiều tiêu chí thay vì chỉ chọn mức giá thấp nhất.
Có thể xem xét:
• Giá và chính sách theo số lượng.
• MOQ.
• Khả năng cung ứng.
• Thời gian sản xuất.
• Chất lượng sản phẩm.
• Quy cách đóng gói.
• Khả năng đáp ứng đơn hàng lặp lại.
• Chính sách xử lý hàng lỗi.
• Khả năng cung cấp thông tin, chứng từ cần thiết.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp muốn nhập một sản phẩm trong thời gian dài.
Nếu lần đầu mua 100 sản phẩm, nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt. Nhưng khi tăng lên 1.000 hoặc 5.000 sản phẩm, năng lực sản xuất, thời gian giao hàng và chất lượng ổn định mới thực sự trở thành vấn đề.
6. Đơn hàng nhỏ và đơn hàng lớn cần cách tiếp cận khác nhau
Không có một mức số lượng “đúng” cho mọi doanh nghiệp.
Với sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng lượng vừa phải để kiểm tra:
• Chất lượng thực tế.
• Tỷ lệ lỗi.
• Khả năng tiêu thụ.
• Chi phí logistics.
• Phản hồi của khách hàng.
Sau khi dữ liệu đủ tốt, doanh nghiệp mới cân nhắc tăng quy mô.
Ngược lại, với sản phẩm đã có đầu ra ổn định, việc nhập số lượng lớn có thể giúp tối ưu một số khoản chi phí và hạn chế tình trạng thiếu hàng.
Vấn đề là doanh nghiệp phải cân đối giữa giá nhập – chi phí logistics – tốc độ bán – vốn tồn kho.
Nhập ít quá có thể làm chi phí trên đơn vị hàng cao. Nhập quá nhiều lại khiến vốn bị nằm trong kho.
7. Cần phân biệt thời gian vận chuyển và thời gian hàng về thực tế
Một sai lầm khác của người mới là hỏi:
“Bao nhiêu ngày hàng về?”
Nhưng thời gian vận chuyển chỉ là một phần của tổng thời gian đơn hàng.
Doanh nghiệp còn phải tính:
• Thời gian nhà cung cấp xử lý đơn.
• Thời gian sản xuất nếu là hàng đặt theo yêu cầu.
• Thời gian giao từ nhà cung cấp đến kho Trung Quốc.
• Thời gian chờ gom hoặc xử lý hàng.
• Thời gian vận chuyển.
• Thời gian thực hiện các thủ tục liên quan.
• Thời gian giao hàng chặng cuối tại Việt Nam.
Vì vậy, khi lập kế hoạch nhập hàng, nên tính theo lead time của toàn bộ đơn hàng, không chỉ lấy thời gian xe chạy làm mốc.
Điều này đặc biệt quan trọng với hàng mùa vụ. Nếu chỉ tính thời gian vận chuyển mà bỏ qua thời gian sản xuất và giao hàng nội địa Trung Quốc, doanh nghiệp rất dễ đặt hàng quá muộn.
8. Chứng từ không phải chuyện của riêng đơn vị logistics
Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị logistics hoặc đơn vị dịch vụ hỗ trợ xử lý nhiều công việc, nhưng không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua phần thông tin và chứng từ.
Người nhập hàng vẫn cần nắm được những thông tin cơ bản của lô hàng:
• Ai là người bán?
• Ai là người mua?
• Hàng hóa là gì?
• Số lượng bao nhiêu?
• Đơn giá và tổng giá trị bao nhiêu?
• Quy cách đóng gói thế nào?
• Hàng có tài liệu kỹ thuật hoặc chứng từ đặc thù không?
Các thông tin trên cần có sự thống nhất giữa hàng thực tế và hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp không kiểm soát thông tin đầu vào, việc thuê dịch vụ bên ngoài cũng khó đảm bảo lô hàng được xử lý đúng ngay từ đầu.
9. Cần xác định rõ phần việc của doanh nghiệp và phần việc của đơn vị logistics
Đây là vấn đề rất quan trọng khi mới nhập hàng.
Doanh nghiệp nên thống nhất trước:
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm:
• Chọn sản phẩm.
• Chọn nhà cung cấp.
• Đàm phán giá và điều kiện mua.
• Kiểm soát chất lượng theo thỏa thuận.
• Cung cấp thông tin sản phẩm cần thiết.
• Xác định nhu cầu nhận hàng.
Đơn vị logistics có thể hỗ trợ:
• Tiếp nhận hàng tại kho Trung Quốc.
• Kiểm đếm hoặc xử lý hàng theo dịch vụ.
• Gom hàng.
• Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam.
• Hỗ trợ các thủ tục logistics và nhập khẩu theo phạm vi dịch vụ.
• Giao hàng về địa chỉ tại Việt Nam.
Phân chia rõ trách nhiệm ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng khi hàng có vấn đề thì không bên nào biết mình phải xử lý phần nào.
10. Hãy xem đơn hàng đầu tiên là lúc xây dựng quy trình
Đơn hàng đầu tiên không chỉ có mục tiêu “đưa hàng về”.
Đó cũng là lúc doanh nghiệp kiểm tra toàn bộ cách mình đang vận hành.
Sau một đơn hàng, nên ghi nhận lại:
• Nhà cung cấp nào giao đúng thời gian?
• Tỷ lệ hàng lỗi bao nhiêu?
• Chi phí thực tế khác dự toán bao nhiêu?
• Khâu nào mất nhiều thời gian nhất?
• Có phát sinh thủ tục ngoài dự kiến không?
• Đơn vị logistics xử lý có ổn định không?
• Hàng về có đúng kế hoạch bán hàng không?
Những dữ liệu này sẽ trở thành cơ sở cho các đơn hàng tiếp theo.
Khi doanh nghiệp nhập thường xuyên, thay vì mỗi lần lại tìm nhà cung cấp, hỏi lại phí và xử lý từ đầu, có thể xây dựng một quy trình chuẩn từ mua hàng đến giao hàng.
Người mới nhập hàng Trung Quốc nên bắt đầu từ đâu?
Nếu chưa từng nhập hàng, doanh nghiệp không nhất thiết phải giải quyết tất cả vấn đề cùng lúc.
Có thể bắt đầu theo thứ tự:
Bước 1: Xác định sản phẩm và mục đích nhập.
Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng.
Bước 3: Tìm và đánh giá nhà cung cấp.
Bước 4: Chốt mẫu, chất lượng và điều kiện mua.
Bước 5: Dự toán tổng chi phí.
Bước 6: Xác định phương án vận chuyển và kho nhận hàng.
Bước 7: Chuẩn bị thông tin, chứng từ cần thiết.
Bước 8: Thực hiện đơn hàng và theo dõi từng mốc.
Bước 9: Đối chiếu chi phí, thời gian và chất lượng sau khi hàng về.
Bước 10: Chuẩn hóa lại quy trình cho những lần nhập tiếp theo.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không cần tự làm tất cả. Những khâu chuyên môn có thể thuê đơn vị logistics hoặc đơn vị dịch vụ phù hợp hỗ trợ, nhưng doanh nghiệp vẫn cần hiểu mình đang nhập gì, tổng chi phí ra sao và trách nhiệm của từng bên nằm ở đâu.
Nhập hàng lần đầu không khó, khó là thiếu một quy trình kiểm soát
Một đơn hàng Trung Quốc – Việt Nam có thể bắt đầu rất đơn giản: tìm sản phẩm, đặt hàng và chờ hàng về.
Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu nhập thường xuyên, những vấn đề về chất lượng, chi phí, thời gian, chứng từ và tồn kho sẽ xuất hiện rõ hơn.
Vì vậy, ngay từ những đơn đầu tiên, doanh nghiệp nên xây dựng cách quản lý có hệ thống thay vì chỉ xử lý từng lô riêng lẻ.
Đó cũng là nền tảng để doanh nghiệp chuyển từ “nhập được hàng” sang “nhập hàng ổn định và kiểm soát được giá vốn”.
Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tiếp nhận hàng tại Trung Quốc, kiểm đếm/xử lý hàng, vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, hỗ trợ thủ tục và giao hàng tại Việt Nam.
Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.