5 hoạt động chính trong Logistics gồm những gì?

Logistics không chỉ đơn giản là vận chuyển hàng hóa từ nơi này sang nơi khác. Trong một quy trình Logistics hoàn chỉnh, hàng hóa có thể phải trải qua nhiều hoạt động từ tiếp nhận, lưu kho, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng đến vận chuyển và giao hàng.

Tùy theo ngành nghề và mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể tổ chức Logistics theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, có thể khái quát các hoạt động Logistics thành những nhóm chính gồm vận tải, kho bãi, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và đóng gói – xử lý hàng hóa.

Đây là những hoạt động có mối liên hệ trực tiếp với nhau. Chỉ cần một khâu hoạt động không hiệu quả, thời gian giao hàng, chi phí và khả năng phục vụ khách hàng đều có thể bị ảnh hưởng.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, hiểu rõ từng hoạt động giúp doanh nghiệp biết mình đang cần tối ưu khâu nào thay vì chỉ tập trung vào cước vận chuyển.

Logistics bao gồm những hoạt động nào?

Có thể hình dung một quy trình Logistics cơ bản:

Tiếp nhận hàng → lưu kho → quản lý tồn kho → xử lý đơn → đóng gói và xử lý hàng → vận chuyển → giao hàng.

Trong thực tế, thứ tự có thể thay đổi tùy mô hình. Một số doanh nghiệp không có kho riêng, một số khác thuê ngoài toàn bộ hoạt động Logistics.

Năm nhóm hoạt động quan trọng có thể được hiểu như sau:

1. Vận tải và giao nhận
2. Kho bãi và lưu trữ
3. Quản lý tồn kho
4. Xử lý đơn hàng
5. Đóng gói và xử lý hàng hóa

Ngoài ra, Logistics còn liên quan đến quản lý thông tin, dự báo nhu cầu, bốc xếp, phân loại và nhiều hoạt động hỗ trợ khác.

1. Vận tải và giao nhận

Vận tải là hoạt động đưa hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác.

Đây thường là phần dễ nhận biết nhất của Logistics.

Tùy loại hàng và phạm vi hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Đường bộ.
• Đường biển.
• Đường sắt.
• Đường hàng không.

Đối với hàng Trung Quốc – Việt Nam, vận chuyển đường bộ là một phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi cần đưa hàng qua tuyến biên giới.

Ví dụ, một doanh nghiệp mua hàng tại Trung Quốc có thể cần tổ chức:

Nhà cung cấp → kho Trung Quốc → vận chuyển → kho Việt Nam → doanh nghiệp.

Trong quy trình này, vận tải không chỉ là việc bố trí xe.

Doanh nghiệp còn phải quan tâm đến:

• Lịch nhận hàng.
• Khối lượng và thể tích.
• Phương thức vận chuyển.
• Tuyến đường.
• Thời gian dự kiến.
• Điểm giao nhận.
• Khả năng theo dõi hàng.

Nếu vận chuyển không được tổ chức phù hợp, các hoạt động phía sau như nhập kho, xử lý đơn và giao khách cũng bị ảnh hưởng.

Vận tải có phải toàn bộ Logistics?

Không.

Vận tải chỉ là một hoạt động quan trọng trong Logistics.

Một lô hàng có thể được vận chuyển rất nhanh nhưng vẫn phát sinh vấn đề nếu hàng bị lưu kho quá lâu, tồn kho không được kiểm soát hoặc xử lý đơn chậm.

Vì vậy, doanh nghiệp cần nhìn vận tải trong tổng thể Logistics thay vì chỉ đánh giá dựa trên tốc độ.

2. Kho bãi và lưu trữ

Kho bãi là nơi hàng hóa được tiếp nhận, lưu trữ, sắp xếp và chuẩn bị cho các công đoạn tiếp theo.

Kho có thể nằm ở nhiều vị trí:

• Kho của nhà cung cấp.
• Kho trung chuyển.
• Kho của đơn vị Logistics.
• Kho doanh nghiệp.
• Kho phân phối.

Một hệ thống kho hiệu quả cần giải quyết được ba vấn đề cơ bản:

Hàng ở đâu?

Có bao nhiêu?

Khi nào cần xuất?

Nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt vị trí và tình trạng hàng, thời gian tìm kiếm, bốc xếp và giao hàng có thể tăng lên đáng kể.

Kho trong hoạt động nhập hàng Trung Quốc

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, kho có thể đóng vai trò là điểm tập kết trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.

Ví dụ, hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau có thể được đưa về một kho tại Trung Quốc trước khi sắp xếp vận chuyển.

Sau khi về Việt Nam, hàng tiếp tục được đưa vào kho để kiểm đếm, phân loại, chia đơn hoặc giao cho doanh nghiệp.

Việc có một hệ thống kho phù hợp giúp doanh nghiệp dễ tổ chức dòng hàng hơn, đặc biệt khi số lượng đơn nhập tăng.

3. Quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là quá trình theo dõi số lượng, tình trạng và thời điểm nhập – xuất của hàng hóa để đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng nhưng không duy trì lượng tồn kho quá mức cần thiết.

Đây là một trong những hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Nếu tồn kho quá thấp, doanh nghiệp có thể thiếu hàng.

Nếu tồn kho quá cao, vốn bị giữ trong hàng hóa và phát sinh thêm chi phí lưu trữ.

Ví dụ, một shop bán phụ kiện điện thoại nhập 1.000 sản phẩm.

Nếu mỗi tháng chỉ bán được 100 sản phẩm, việc tiếp tục nhập thêm số lượng lớn có thể khiến lượng tồn kho tăng nhanh.

Ngược lại, nếu một mẫu sản phẩm bán được 500 sản phẩm mỗi tháng nhưng doanh nghiệp chỉ nhập 200 sản phẩm, tình trạng hết hàng có thể xảy ra thường xuyên.

Quản lý tồn kho vì vậy không chỉ là đếm hàng.

Doanh nghiệp cần biết:

• Sản phẩm nào bán nhanh?
• Sản phẩm nào bán chậm?
• Tồn kho hiện tại bao nhiêu?
• Bao lâu cần nhập thêm?
• Lượng nhập phù hợp là bao nhiêu?
• Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về là bao lâu?

Đặc biệt với hàng nhập từ Trung Quốc, thời gian vận chuyển và thời gian chuẩn bị hàng cần được tính vào kế hoạch tồn kho.

4. Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận, kiểm tra và thực hiện yêu cầu mua hàng từ lúc đơn được tạo cho đến khi hàng được chuẩn bị để giao.

Một quy trình xử lý đơn có thể gồm:

Nhận đơn → kiểm tra thông tin → xác nhận hàng → lấy hàng → kiểm tra → đóng gói → bàn giao vận chuyển.

Đối với doanh nghiệp bán hàng online, đây là hoạt động diễn ra liên tục.

Nếu doanh nghiệp nhận 500 đơn mỗi ngày nhưng quy trình kho chỉ xử lý được 200 đơn, hàng sẽ nhanh chóng bị tồn tại khu vực chờ xử lý.

Điều này có thể khiến:

• Đơn giao chậm.
• Tăng tỷ lệ hủy.
• Tăng áp lực cho nhân sự.
• Khách hàng không hài lòng.

Do đó, xử lý đơn hàng là một phần quan trọng của Logistics đầu ra.

5. Đóng gói và xử lý hàng hóa

Đóng gói và xử lý hàng hóa bao gồm các công việc giúp sản phẩm được bảo quản, phân loại và chuẩn bị phù hợp trước khi vận chuyển hoặc giao cho khách hàng.

Có thể bao gồm:

• Đóng thùng.
• Dán nhãn.
• Phân loại.
• Kiểm đếm.
• Gom hàng.
• Chia hàng.
• Bốc xếp.
• Chuẩn bị hàng theo đơn.

Đối với hàng hóa có đặc điểm khác nhau, yêu cầu xử lý cũng khác nhau.

Ví dụ, hàng điện tử cần chú ý đến khả năng va đập và điều kiện bảo quản.

Hàng máy móc có thể cần phương án đóng gói và bốc xếp phù hợp với trọng lượng.

Hàng dễ móp hoặc dễ vỡ cần có phương án bảo vệ riêng.

Một cách đóng gói không phù hợp có thể khiến chi phí vận chuyển tăng hoặc làm tăng rủi ro hư hỏng.

Năm hoạt động Logistics liên kết với nhau thế nào?

Năm hoạt động trên không tồn tại độc lập.

Có thể hình dung:

Kho bãi → tồn kho → xử lý đơn → đóng gói → vận chuyển → giao hàng.

Ví dụ doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho chính xác nhưng kho sắp xếp không khoa học.

Khi có đơn hàng, nhân viên mất nhiều thời gian tìm hàng.

Đơn hàng bị xử lý chậm.

Sau đó, dù đơn vị vận chuyển hoạt động nhanh, khách hàng vẫn nhận hàng muộn.

Điều này cho thấy chỉ tối ưu một khâu chưa chắc giúp toàn bộ hệ thống tốt hơn.

Doanh nghiệp cần nhìn vào mối liên kết giữa các hoạt động.

Ví dụ thực tế: Logistics cho doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc

Giả sử một doanh nghiệp Việt Nam nhập 10 m³ đồ gia dụng từ Trung Quốc.

Quy trình Logistics có thể diễn ra như sau.

Bước 1: Tiếp nhận hàng

Hàng từ nhiều nhà cung cấp được đưa về kho tại Trung Quốc.

Kho tiếp nhận và sắp xếp hàng theo từng lô.

Bước 2: Kiểm đếm và xử lý

Hàng được phân loại, kiểm đếm và chuẩn bị cho phương án vận chuyển.

Bước 3: Vận chuyển

Hàng được tổ chức vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam.

Bước 4: Nhập kho Việt Nam

Hàng về kho Việt Nam và được sắp xếp theo yêu cầu.

Bước 5: Quản lý tồn kho

Doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng còn lại để lên kế hoạch bán và nhập tiếp.

Bước 6: Xử lý đơn

Khi có đơn hàng, bộ phận kho xác nhận sản phẩm và lấy hàng.

Bước 7: Đóng gói

Hàng được đóng gói phù hợp với từng đơn.

Bước 8: Giao hàng

Hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng.

Nhìn vào quy trình này có thể thấy vận chuyển chỉ là một phần trong toàn bộ hoạt động Logistics.

Hoạt động Logistics nào ảnh hưởng nhiều nhất đến chi phí?

Không có một hoạt động duy nhất luôn chiếm chi phí cao nhất.

Tùy mô hình kinh doanh, tỷ trọng chi phí có thể khác nhau.

Một doanh nghiệp nhập hàng số lượng lớn có thể chịu chi phí đáng kể từ vận chuyển và kho bãi.

Một doanh nghiệp bán hàng online với hàng nghìn đơn mỗi ngày có thể chịu áp lực lớn hơn ở khâu xử lý đơn, đóng gói và giao hàng.

Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi chi phí theo từng hoạt động thay vì chỉ nhìn vào tổng chi phí Logistics.

Có thể theo dõi:

• Chi phí vận chuyển.
• Chi phí kho.
• Chi phí bốc xếp.
• Chi phí đóng gói.
• Chi phí xử lý đơn.
• Chi phí giao hàng.
• Chi phí phát sinh do lưu kho hoặc xử lý chậm.

Khi tách được từng khoản, doanh nghiệp mới xác định được điểm nào đang tạo ra chi phí lớn.

Những sai lầm thường gặp khi quản lý Logistics

Chỉ tập trung giảm cước vận chuyển

Giảm cước nhưng hàng lưu kho lâu, xử lý đơn chậm hoặc tồn kho lớn vẫn có thể khiến tổng chi phí tăng.

Không kiểm soát tồn kho

Không biết chính xác hàng còn bao nhiêu dẫn đến nhập dư hoặc nhập thiếu.

Kho không được tổ chức khoa học

Hàng vẫn có trong kho nhưng mất nhiều thời gian để tìm và lấy.

Quy trình xử lý đơn thủ công quá nhiều

Khi số lượng đơn tăng, cách làm thủ công dễ gây nhầm sản phẩm, thiếu hàng hoặc giao sai.

Không theo dõi thời gian từng công đoạn

Nếu chỉ biết “hàng giao chậm” nhưng không biết chậm ở khâu nào, doanh nghiệp khó tìm ra nguyên nhân.

Làm thế nào để tối ưu các hoạt động Logistics?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc chuẩn hóa từng khâu.

Với vận tải

Xác định phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng, khối lượng, thời gian và ngân sách.

Với kho

Sắp xếp vị trí hàng khoa học, quản lý mã hàng và cập nhật số lượng thường xuyên.

Với tồn kho

Theo dõi tốc độ bán, thời gian nhập hàng và mức tồn kho để lên kế hoạch nhập phù hợp.

Với xử lý đơn

Chuẩn hóa quy trình từ lúc nhận đơn đến lúc bàn giao hàng.

Với đóng gói

Xây dựng tiêu chuẩn đóng gói theo từng nhóm hàng để vừa bảo vệ sản phẩm vừa kiểm soát chi phí.

Quan trọng nhất là các khâu phải kết nối với nhau.

Doanh nghiệp nhỏ có cần quản lý đầy đủ các hoạt động Logistics?

Có, nhưng không nhất thiết phải tự làm tất cả.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể tự quản lý đơn hàng và tồn kho nhưng thuê ngoài kho hoặc vận chuyển.

Một doanh nghiệp khác có thể thuê đơn vị Logistics đảm nhận nhiều công đoạn hơn.

Việc thuê ngoài hay tự vận hành phụ thuộc vào:

• Quy mô hàng hóa.
• Số lượng đơn.
• Nhân sự.
• Diện tích kho.
• Năng lực quản lý.
• Chi phí.
• Yêu cầu về tốc độ giao hàng.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ khâu nào nên tự làm và khâu nào nên thuê ngoài.

Logistics hiệu quả không chỉ nằm ở tốc độ

Một quy trình Logistics tốt không đơn giản là đưa hàng đi thật nhanh.

Doanh nghiệp cần cân bằng giữa:

Chi phí – thời gian – độ ổn định – chất lượng xử lý – khả năng đáp ứng.

Ví dụ, phương án vận chuyển nhanh nhất nhưng chi phí quá cao chưa chắc phù hợp với sản phẩm có biên lợi nhuận thấp.

Ngược lại, phương án rẻ nhất nhưng thời gian không ổn định có thể khiến doanh nghiệp khó duy trì nguồn hàng.

Do đó, Logistics hiệu quả là phương án phù hợp với mô hình kinh doanh thực tế, chứ không nhất thiết là phương án nhanh nhất.

Kết luận

Các hoạt động Logistics liên kết với nhau để đảm bảo hàng hóa được lưu chuyển và giao nhận hiệu quả.

Năm nhóm hoạt động quan trọng gồm:

• Vận tải và giao nhận.
• Kho bãi và lưu trữ.
• Quản lý tồn kho.
• Xử lý đơn hàng.
• Đóng gói và xử lý hàng hóa.

Tùy theo mô hình, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều hoạt động hỗ trợ khác. Tuy nhiên, việc hiểu rõ những nhóm hoạt động cốt lõi giúp doanh nghiệp nhìn đúng bản chất của Logistics và xác định được khâu nào cần tối ưu.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc – Việt Nam, Logistics không chỉ bắt đầu khi hàng lên xe. Quy trình có thể bắt đầu từ lúc hàng được tiếp nhận tại kho Trung Quốc, tiếp tục qua vận chuyển, kho Việt Nam, quản lý tồn kho và cuối cùng là giao hàng cho khách.

Khi từng khâu được kết nối và kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể giảm chi phí phát sinh, chủ động hơn về nguồn hàng và nâng cao khả năng đáp ứng khách hàng.

Hoa Việt Logistics: hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam

Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, tập trung vào vận chuyển đường bộ và giải pháp phục vụ nhu cầu nhập hàng của chủ shop, doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh.

Hệ thống kho gồm:

• Kho Bằng Tường (Trung Quốc): tiếp nhận và tập kết hàng hóa từ Trung Quốc.
• Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội.
• Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM.

Tùy loại hàng, số lượng, thể tích và nhu cầu giao nhận, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với kế hoạch nhập hàng.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT

Hotline: 0392.54.1688

Website: vanchuyenhoaviet.com