Tờ khai nhập khẩu là chứng từ quan trọng trong quá trình đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam. Trên tờ khai thể hiện các thông tin cơ bản và quan trọng liên quan đến lô hàng như người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình, cửa khẩu, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và các thông tin phục vụ việc kiểm tra, tính thuế và quản lý hải quan.
Với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, tờ khai nhập khẩu không chỉ là một thủ tục bắt buộc. Đây còn là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát tính hợp pháp của lô hàng, nghĩa vụ thuế và hồ sơ phục vụ kế toán, quản trị hàng hóa sau này.
Tờ khai nhập khẩu là gì?
Tờ khai nhập khẩu là hồ sơ khai báo thông tin về hàng hóa nhập khẩu với cơ quan hải quan theo quy định.
Nói đơn giản, khi doanh nghiệp mua một lô hàng từ Trung Quốc và đưa về Việt Nam theo hình thức phải làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần khai thông tin của lô hàng với cơ quan hải quan. Thông tin đó được thể hiện trên tờ khai nhập khẩu tương ứng.
Tờ khai không phải là một hóa đơn mua hàng.
Invoice thể hiện giao dịch thương mại giữa người bán và người mua, còn tờ khai là hồ sơ phục vụ quản lý hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
Hai loại chứng từ này có mối quan hệ rất chặt chẽ nhưng chức năng không giống nhau.
Tờ khai nhập khẩu dùng để làm gì?
Tờ khai nhập khẩu có nhiều vai trò trong quá trình nhập hàng.
Xác định thông tin lô hàng
Cơ quan hải quan dựa trên nội dung khai báo để biết doanh nghiệp đang nhập mặt hàng gì, từ đâu, số lượng bao nhiêu, trị giá thế nào và theo loại hình nào.
Phục vụ kiểm tra hải quan
Thông tin trên tờ khai là một phần cơ sở để cơ quan hải quan thực hiện quản lý rủi ro và kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa theo quy định.
Xác định nghĩa vụ thuế
Các thông tin như mã HS, trị giá, xuất xứ, thuế suất và các yếu tố liên quan được sử dụng để xác định nghĩa vụ thuế của hàng nhập khẩu.
Làm cơ sở cho quá trình thông quan
Tùy kết quả xử lý hồ sơ và kiểm tra, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành thủ tục.
Một tờ khai nhập khẩu có những thông tin gì?
Tùy mẫu và loại hình, tờ khai có nhiều chỉ tiêu khác nhau. Có thể chia thành các nhóm để doanh nghiệp dễ hình dung.
| Nhóm thông tin | Nội dung thường gặp |
| Người nhập khẩu | Tên, mã số thuế, địa chỉ |
| Người xuất khẩu | Tên, địa chỉ |
| Vận chuyển | Cửa khẩu, phương thức vận chuyển, thông tin vận tải |
| Hàng hóa | Tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng |
| Phân loại | Mã HS, xuất xứ |
| Thương mại | Hợp đồng, hóa đơn, điều kiện giao hàng |
| Trị giá | Đơn giá, trị giá hải quan |
| Thuế | Thuế suất, tiền thuế và các thông tin liên quan |
| Quản lý chuyên ngành | Giấy phép, kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng |
Không phải lô hàng nào cũng có đầy đủ hoặc giống nhau ở tất cả các trường thông tin.
Tờ khai nhập khẩu có phải khai đúng theo invoice?
Invoice là một trong những chứng từ quan trọng để đối chiếu nhưng không có nghĩa mọi nội dung trên invoice có thể được sao chép nguyên trạng sang tờ khai.
Tên hàng trên invoice của nhà cung cấp nước ngoài có thể ngắn hoặc sử dụng tên thương mại. Trong khi đó, khai hải quan cần thể hiện thông tin phù hợp với bản chất hàng hóa và yêu cầu quản lý.
Ví dụ, nhà cung cấp có thể ghi “plastic accessories” nhưng doanh nghiệp cần biết cụ thể sản phẩm là gì, công dụng gì, chất liệu gì, sử dụng trong lĩnh vực nào để xác định cách khai phù hợp.
Đây là lý do việc xác định mã HS và chính sách mặt hàng nên được thực hiện trước khi hàng về.
Mã HS ảnh hưởng thế nào đến tờ khai nhập khẩu?
Mã HS là một trong những thông tin quan trọng nhất trên tờ khai.
Mã HS liên quan đến việc phân loại hàng hóa và có thể ảnh hưởng đến:
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng.
- Chính sách quản lý.
- Giấy phép.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Điều kiện hưởng ưu đãi thuế theo xuất xứ trong trường hợp đáp ứng điều kiện.
Sai mã HS không đơn giản là sai một dãy số.
Nếu doanh nghiệp xác định sai mã, có thể kéo theo sai thuế hoặc áp dụng sai chính sách đối với mặt hàng.
Do đó, trước khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp cần hiểu rõ hàng hóa thay vì chỉ tìm một mã HS có tên gần giống trên internet.
Tờ khai nhập khẩu và phân luồng
Sau khi tờ khai được đăng ký và hệ thống xử lý, doanh nghiệp có thể nhận kết quả phân luồng theo cơ chế quản lý rủi ro.
Ở góc độ thực tế, doanh nghiệp thường quen với cách gọi:
- Luồng xanh.
- Luồng vàng.
- Luồng đỏ.
Tuy nhiên, không nên hiểu đơn giản rằng luồng xanh luôn đồng nghĩa “không kiểm tra gì” hoặc luồng đỏ chắc chắn có vấn đề.
Phân luồng là một phần của cơ chế quản lý rủi ro. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo theo thông báo và yêu cầu của cơ quan hải quan.
Khi nào cần chú ý đặc biệt đến tờ khai?
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi đăng ký khi:
- Hàng mới nhập lần đầu.
- Chưa chắc mã HS.
- Hàng có nhiều model.
- Hàng có nhiều chất liệu.
- Hàng thuộc nhóm quản lý chuyên ngành.
- Hàng có giấy phép.
- Trị giá lô hàng lớn.
- Có nhiều dòng hàng.
- Nhà cung cấp gửi invoice không rõ ràng.
- Thông tin invoice và packing list không thống nhất.
Một sai sót được phát hiện trước khi đăng ký thường dễ xử lý hơn so với sai sót phát hiện sau khi tờ khai đã được tiếp nhận hoặc hàng đã thông quan.
Có được sửa tờ khai nhập khẩu không?
Trong những trường hợp pháp luật cho phép, người khai có thể thực hiện khai bổ sung.
Theo quy định được cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC, người khai có thể khai bổ sung trong các trường hợp và thời điểm luật định; việc khai bổ sung liên quan đến thông tin tờ khai và chứng từ phải tuân theo điều kiện cụ thể.
Vì vậy, không nên hiểu rằng “khai sai thì lúc nào cũng sửa được”.
Cần xác định:
- Sai thông tin gì?
- Tờ khai đang ở trạng thái nào?
- Hàng đã thông quan chưa?
- Cơ quan hải quan đã phát hiện sai sót chưa?
- Có ảnh hưởng đến thuế không?
- Có thuộc trường hợp bị hạn chế khai bổ sung không?
Doanh nghiệp nên kiểm tra gì trước khi mở tờ khai?
Một checklist đơn giản:
Thông tin doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Người xuất khẩu.
Thông tin hàng hóa
- Tên hàng.
- Chất liệu.
- Công dụng.
- Model.
- Số lượng.
- Trọng lượng.
- Xuất xứ.
Thông tin thương mại
- Invoice.
- Packing List.
- Hợp đồng hoặc đơn hàng.
- Điều kiện giao hàng.
- Chứng từ thanh toán khi cần.
Thông tin hải quan
- Loại hình.
- Mã HS.
- Trị giá.
- Thuế suất.
- Chính sách mặt hàng.
Thông tin chuyên ngành
- Giấy phép nếu có.
- Kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Chứng nhận hoặc hồ sơ theo quy định.
FAQ
Tờ khai nhập khẩu có giống invoice không?
Không. Invoice là chứng từ thương mại, còn tờ khai là hồ sơ khai báo với cơ quan hải quan.
Ai chịu trách nhiệm về tờ khai?
Người khai hải quan chịu trách nhiệm về nội dung khai theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát thông tin cung cấp cho đơn vị khai thuê.
Có thể khai tờ khai trước khi hàng về không?
Tùy loại hình và quy định về thời điểm khai đối với từng trường hợp. Không nên áp dụng một mốc thời gian cho mọi lô hàng.
Tờ khai nhập khẩu có liên quan đến thuế không?
Có. Nhiều thông tin trên tờ khai được sử dụng để xác định nghĩa vụ thuế của hàng nhập khẩu.
Kết luận
Tờ khai nhập khẩu là một trong những hồ sơ trung tâm của quy trình nhập khẩu. Doanh nghiệp càng hiểu rõ cấu trúc và ý nghĩa của tờ khai thì càng dễ kiểm soát sai sót trước khi hàng về cửa khẩu.
Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, việc chuẩn hóa invoice, packing list, thông tin sản phẩm và mã HS ngay từ đầu sẽ giúp quy trình khai báo thuận lợi hơn.
Hoa Việt Logistics hỗ trợ doanh nghiệp vận chuyển và xử lý quy trình nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam.
Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – Hoàng Mai
Kho TP.HCM – Tân Bình
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.