Chi phí vận chuyển gồm những gì? Các khoản cần biết khi tính giá một lô hàng

Chi phí vận chuyển là khoản tiền doanh nghiệp phải chi để đưa hàng hóa từ điểm gửi đến điểm nhận theo một phương thức và điều kiện giao nhận cụ thể.

Tuy nhiên, khi nhận một báo giá logistics, con số được gọi là “cước vận chuyển” chưa chắc đã là toàn bộ chi phí để đưa hàng về kho. Ngoài cước chính, doanh nghiệp có thể phát sinh phí bốc xếp, kho bãi, giao nhận, chứng từ, phụ phí theo tuyến hoặc các khoản liên quan đến đặc thù của lô hàng.

Đặc biệt với hàng nhập khẩu, việc hiểu từng thành phần của chi phí vận chuyển giúp doanh nghiệp tránh tình trạng báo giá ban đầu thấp nhưng tổng chi phí cuối cùng lại cao.

1. Cước vận chuyển chính

Đây thường là khoản chi phí được quan tâm đầu tiên. Cước vận chuyển là tiền trả cho việc di chuyển hàng hóa từ điểm này đến điểm khác bằng phương thức đã lựa chọn.

Tùy loại hình, cước có thể được tính theo:

• Kg.
• Mét khối (m³).
• Chuyến xe.
• Container.
• Trọng lượng tính cước.
• Số kiện hoặc đơn vị hàng hóa.

Ví dụ, với một số tuyến hàng hóa, đơn vị vận chuyển có thể báo giá theo kg hoặc m³. Trong khi đó, hàng nguyên container có thể được tính theo container và loại container. Vì vậy, trước khi so sánh hai báo giá, cần xác định đơn vị tính cước có giống nhau hay không.

2. Phí lấy hàng hoặc vận chuyển chặng đầu

Không phải lúc nào người bán cũng nằm ngay tại điểm tập kết hoặc kho của đơn vị vận chuyển.

Hàng có thể phải di chuyển từ:

Nhà cung cấp → điểm gom/kho → điểm xuất hàng.

Khoản vận chuyển này có thể được tính riêng hoặc đã được đưa vào báo giá tùy theo điều kiện dịch vụ.

Với doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc, khoảng cách từ nhà cung cấp đến kho tập kết cũng có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí logistics.

Do đó, khi nhận báo giá, nên hỏi rõ:

Giá đã bao gồm chi phí lấy hàng tại địa chỉ người bán hay chưa?

3. Chi phí bốc xếp, nâng hạ

Hàng hóa trong quá trình vận chuyển có thể phải trải qua nhiều lần bốc dỡ.

Một số trường hợp có thể phát sinh:

• Bốc hàng lên phương tiện.
• Dỡ hàng xuống kho.
• Nâng hạ pallet.
• Chuyển hàng giữa các phương tiện.
• Sắp xếp hàng trong kho.

Không phải báo giá nào cũng bao gồm toàn bộ các khoản này.

Nếu doanh nghiệp không xác định rõ từ đầu, những khoản phí nhỏ ở từng công đoạn có thể cộng lại thành một khoản đáng kể đối với lô hàng lớn.

4. Chi phí kho bãi

Nếu hàng phải lưu tại kho trước khi tiếp tục vận chuyển hoặc chờ xử lý, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí kho bãi.

Chi phí này phụ thuộc vào:

• Thời gian lưu kho.
• Khối lượng hoặc diện tích sử dụng.
• Số lượng hàng.
• Loại hình kho.
• Yêu cầu bảo quản.

Ví dụ, hàng về kho nhưng chưa thể giao ngay cho khách hàng thì thời gian lưu kho kéo dài có thể làm tổng chi phí logistics tăng.

Vì vậy, khi tính chi phí vận chuyển thực tế, không nên bỏ qua chi phí phát sinh trước và sau chặng vận chuyển chính.

5. Phí đóng gói và xử lý hàng hóa

Một số lô hàng cần được đóng gói hoặc gia cố trước khi vận chuyển.

Có thể bao gồm:

• Đóng thùng.
• Quấn màng bảo vệ.
• Đóng pallet.
• Gia cố kiện hàng.
• Phân loại.
• Kiểm đếm.
• Dán nhãn.

Mức phí phụ thuộc vào loại hàng và yêu cầu của doanh nghiệp.

Hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh hoặc hàng có quy cách đóng gói đặc biệt thường cần được xử lý khác với hàng thông thường.

6. Các khoản phí tại điểm trung chuyển hoặc cảng

Với một số phương thức vận tải, hàng hóa có thể đi qua cảng, ga hoặc trung tâm trung chuyển.

Tại đây có thể xuất hiện những khoản chi phí liên quan đến:

• Xử lý hàng.
• Lưu bãi.
• Nâng hạ.
• Chứng từ.
• Khai thác hàng hóa.
• Phí dịch vụ tại điểm trung chuyển.

Đây là lý do doanh nghiệp cần phân biệt giữa cước vận chuyển chính và tổng chi phí của cả hành trình.

Một báo giá chỉ ghi một con số cước nhưng không nêu phạm vi dịch vụ sẽ rất khó để doanh nghiệp đánh giá chính xác.

7. Chi phí chứng từ và thủ tục

Đối với hàng hóa thông thường trong vận chuyển nội địa, nhóm chi phí này có thể không đáng kể hoặc không phát sinh.

Nhưng với hàng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phải xử lý nhiều loại chứng từ và thủ tục tùy từng lô hàng.

Chi phí có thể liên quan đến:

• Xử lý chứng từ.
• Khai báo.
• Dịch vụ thủ tục.
• Kiểm tra hồ sơ.
• Các yêu cầu quản lý chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý.

Điểm cần lưu ý là chi phí dịch vụ logistics và các khoản thuế, nghĩa vụ tài chính của hàng nhập khẩu không phải lúc nào cũng là một khoản.

Doanh nghiệp cần xác định rõ báo giá đang bao gồm những gì và không bao gồm những gì.

8. Phí giao hàng chặng cuối

Sau khi hàng hoàn thành chặng vận chuyển chính, hàng vẫn cần được đưa đến kho của doanh nghiệp hoặc địa chỉ nhận cuối cùng.

Ví dụ:

Cảng → kho doanh nghiệp

hoặc:

Kho logistics → cửa hàng → khách hàng.

Chi phí của chặng cuối có thể phụ thuộc vào:

• Khoảng cách.
• Loại xe.
• Khối lượng hàng.
• Thời gian giao.
• Địa điểm giao nhận.

Đối với doanh nghiệp có nhiều điểm giao hàng, chi phí chặng cuối có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí logistics.

9. Các khoản phụ phí

Ngoài cước chính, một số tuyến hoặc loại hình vận chuyển có thể có phụ phí.

Phụ phí có thể thay đổi theo:

• Tuyến vận chuyển.
• Thời điểm.
• Loại phương tiện.
• Loại hàng.
• Điều kiện giao nhận.
• Tình trạng khai thác của tuyến.

Do đó, khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị vận chuyển ghi rõ:

Cước chính là bao nhiêu?

Phụ phí gồm những gì?

Khoản nào có thể thay đổi?

Khoản nào đã bao gồm trong giá?

Đây là cách đơn giản để tránh hiểu nhầm giữa “giá cước” và “giá trọn gói”.

10. Chi phí phát sinh do thời gian

Thời gian cũng có thể tạo ra chi phí.

Ví dụ, nếu hàng bị lưu lại lâu hơn dự kiến, doanh nghiệp có thể phát sinh:

• Phí lưu kho.
• Phí lưu bãi.
• Chi phí xử lý lại.
• Chi phí giao hàng lại.
• Chi phí do chậm tiến độ.

Với doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh theo mùa vụ, tác động của việc chậm hàng còn có thể lớn hơn rất nhiều so với một khoản phụ phí vận chuyển thông thường.

Vì vậy, thời gian vận chuyển cũng là một yếu tố cần đưa vào bài toán chi phí.

11. Chi phí vận chuyển có phải là toàn bộ chi phí logistics?

Không.

Đây là điểm quan trọng cần phân biệt.

Có thể hiểu đơn giản:

Chi phí vận chuyển là một bộ phận của chi phí logistics.

Chi phí logistics có phạm vi rộng hơn, có thể bao gồm:

• Vận chuyển.
• Kho bãi.
• Bốc xếp.
• Đóng gói.
• Xử lý hàng.
• Quản lý tồn kho.
• Chứng từ.
• Giao nhận.
• Các chi phí liên quan khác.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn biết chính xác một lô hàng thực sự tiêu tốn bao nhiêu cho hoạt động logistics, không nên chỉ lấy cước vận chuyển làm cơ sở.

Cách nhìn một lô hàng nhập khẩu

Giả sử doanh nghiệp nhập một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

Hành trình có thể là:

Nhà cung cấp → kho tập kết tại Trung Quốc → vận chuyển về Việt Nam → kho Việt Nam → giao đến doanh nghiệp.

Trong quá trình này, doanh nghiệp có thể phải tính:

• Chi phí lấy hàng.
• Cước vận chuyển chính.
• Chi phí xử lý hàng.
• Chi phí kho nếu có.
• Chi phí bốc xếp.
• Chi phí thủ tục, chứng từ theo phạm vi dịch vụ.
• Chi phí giao hàng về kho.

Nếu chỉ nhìn vào cước vận chuyển chính, doanh nghiệp có thể đánh giá thấp giá thực tế để đưa hàng về kho.

Cần hỏi gì khi nhận báo giá vận chuyển?

Trước khi chốt một phương án, doanh nghiệp nên xác nhận ít nhất:

Giá tính theo đơn vị nào?

Kg, m³, chuyến, container hay phương pháp khác?

Giá đã bao gồm những khoản nào?

Cần biết rõ phạm vi dịch vụ.

Có phụ phí không?

Nếu có, cần xác định cách tính và trường hợp phát sinh.

Điểm nhận và điểm giao ở đâu?

Giá kho đến kho khác với giá chỉ tính cho một chặng.

Thời gian dự kiến bao lâu?

Không nên đánh đổi thời gian giao nhận mà không biết trước.

Có khoản nào không nằm trong báo giá không?

Đây là câu hỏi quan trọng để tính được tổng chi phí thực tế.

Kết luận

Chi phí vận chuyển không chỉ đơn giản là một con số được tính theo kg hoặc m³. Tùy phương thức và hành trình, một lô hàng có thể phát sinh cước chính, phí lấy hàng, bốc xếp, kho bãi, đóng gói, chứng từ, phụ phí và giao hàng chặng cuối.

Doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt chi phí cần phân biệt rõ cước vận chuyển với tổng chi phí để đưa hàng đến điểm nhận.

Đặc biệt với hàng nhập khẩu, việc yêu cầu báo giá minh bạch về phạm vi dịch vụ và các khoản đã bao gồm sẽ giúp doanh nghiệp dễ tính giá vốn và hạn chế những khoản phát sinh ngoài dự kiến.

Năng lực kho bãi của Hoa Việt Logistics

Hoa Việt Logistics có hệ thống kho phục vụ hoạt động tiếp nhận, tập kết và điều phối hàng hóa:

• Kho Bằng Tường (Trung Quốc): hỗ trợ tập kết hàng trước khi vận chuyển về Việt Nam.
• Kho Hà Nội: P. Hoàng Mai, Hà Nội.
• Kho TP.HCM: P. Tân Bình, TP.HCM.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOA VIỆT
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com