Tờ khai hải quan là gì? Doanh nghiệp cần biết gì trước khi khai báo hải quan?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, một lô hàng có thể đã có Invoice, Packing List và chứng từ vận chuyển nhưng vẫn chưa thể hoàn tất thủ tục nếu thông tin khai báo hải quan chưa được chuẩn bị và xử lý đúng.

Tờ khai hải quan là nơi doanh nghiệp khai báo những thông tin cốt lõi của lô hàng với cơ quan hải quan. Dựa trên thông tin được khai báo, cơ quan hải quan thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra, phân luồng và xử lý lô hàng theo quy định.

Vì vậy, tờ khai hải quan không đơn thuần là một biểu mẫu cần hoàn thành. Đây là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, có liên quan trực tiếp đến hàng hóa thực tế, chứng từ, mã HS, trị giá, thuế và chính sách quản lý mặt hàng.

Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là văn bản hoặc dữ liệu điện tử do người khai hải quan sử dụng để khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và các thông tin liên quan theo quy định.

Trong hoạt động hải quan hiện nay, việc khai báo chủ yếu được thực hiện trên hệ thống điện tử theo loại hình và trường hợp cụ thể.

Có thể hiểu đơn giản, tờ khai hải quan là bản khai chính thức về một lô hàng mà doanh nghiệp gửi cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan.

Trên tờ khai không chỉ có tên hàng. Tùy từng loại hình và đặc điểm lô hàng, thông tin khai báo có thể bao gồm:

• Người xuất khẩu, người nhập khẩu
• Loại hình xuất nhập khẩu
• Tên và mô tả hàng hóa
• Số lượng, đơn vị tính
• Trọng lượng
• Trị giá
• Mã HS
• Xuất xứ
• Thông tin về thuế và các khoản phải nộp nếu có
• Thông tin vận chuyển
• Các thông tin khác theo yêu cầu của từng trường hợp

Do đó, doanh nghiệp cần hiểu bản chất hàng hóa và chuẩn bị dữ liệu trước khi thực hiện khai báo, thay vì chỉ tập trung vào việc nhập thông tin lên hệ thống.

Tờ khai hải quan dùng để làm gì?

Tờ khai hải quan là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng để cơ quan hải quan tiếp nhận và xử lý lô hàng.

Thông qua thông tin được khai báo, cơ quan hải quan có cơ sở thực hiện các hoạt động quản lý như:

• Tiếp nhận thông tin về lô hàng
• Kiểm tra thông tin khai báo
• Đánh giá và phân luồng tờ khai
• Kiểm tra hồ sơ khi thuộc trường hợp phải kiểm tra
• Kiểm tra thực tế hàng hóa khi có yêu cầu
• Xác định nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp theo quy định
• Thực hiện giám sát và xử lý thủ tục đối với hàng hóa

Có thể phân biệt đơn giản: chứng từ thương mại thể hiện giao dịch giữa các bên, còn tờ khai hải quan là dữ liệu khai báo phục vụ quá trình quản lý hải quan đối với lô hàng.

Vì vậy, khai tờ khai không nên được xem chỉ là một công việc hành chính. Một thông tin khai báo không chính xác có thể ảnh hưởng đến các bước xử lý tiếp theo.

Một tờ khai hải quan có những thông tin gì?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải ghi nhớ toàn bộ các trường thông tin trên tờ khai. Điều quan trọng hơn là hiểu những nhóm thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến lô hàng.

Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu

Tờ khai thể hiện thông tin của các bên liên quan đến giao dịch theo quy định.

Đây là nhóm thông tin cơ bản nhưng cần được kiểm tra cẩn thận. Sai tên doanh nghiệp, mã số thuế hoặc thông tin định danh có thể dẫn đến việc phải xử lý hoặc điều chỉnh.

Thông tin về loại hình xuất nhập khẩu

Loại hình phụ thuộc vào mục đích và bản chất của hoạt động xuất nhập khẩu.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập hàng để kinh doanh sẽ có trường hợp khác với doanh nghiệp nhập nguyên liệu phục vụ sản xuất, gia công hoặc thực hiện một loại hình đặc thù khác.

Do đó, doanh nghiệp không nên lựa chọn loại hình chỉ dựa vào thói quen hoặc sao chép máy móc từ tờ khai trước đó khi bản chất giao dịch hiện tại đã thay đổi.

Thông tin về hàng hóa

Đây là một trong những nhóm thông tin cần được đặc biệt chú ý.

Nội dung khai báo phải phản ánh đúng hàng hóa thực tế và có thể liên quan đến:

• Tên hàng
• Mô tả hàng hóa
• Thành phần
• Quy cách
• Chủng loại
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Trọng lượng
• Xuất xứ

Một tên hàng quá chung chung có thể gây khó khăn cho việc xác định chính xác bản chất sản phẩm.

Ví dụ, chỉ ghi “áo”, “máy”, “phụ kiện” hoặc “đồ gia dụng” có thể chưa đủ thông tin nếu sản phẩm có nhiều chủng loại, công dụng hoặc đặc tính khác nhau.

Vì vậy, mô tả hàng hóa cần đủ rõ để nhận diện sản phẩm và thống nhất với các chứng từ liên quan.

Mã HS

Mã HS là thông tin đặc biệt quan trọng trên tờ khai hải quan. Mã HS được sử dụng để phân loại hàng hóa và có liên quan đến thuế suất cũng như chính sách quản lý áp dụng đối với mặt hàng.

Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến những vấn đề như:

• Sai thuế suất
• Khai sai chính sách mặt hàng
• Phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc giải trình
• Phải điều chỉnh thông tin khai báo
• Có thể phát sinh nghĩa vụ tài chính bổ sung tùy trường hợp

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ đến lúc lập tờ khai mới bắt đầu xác định mã HS cho một sản phẩm mới. Việc xác định mã HS nên được thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu.

Nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ cách xác định mã HS, có thể tham khảo thêm bài “Mã HS là gì? Cách xác định mã HS cho hàng hóa nhập khẩu” để hiểu rõ hơn về nội dung này.

Trị giá hàng hóa

Trị giá khai báo là một nhóm thông tin quan trọng khác trên tờ khai.

Doanh nghiệp cần xác định đúng giá trị giao dịch và các yếu tố liên quan theo phương pháp xác định trị giá áp dụng cho từng trường hợp.

Đặc biệt đối với hàng nhập khẩu, trị giá hải quan có thể liên quan trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Do đó, không nên mặc định rằng giá thể hiện trên Invoice luôn là toàn bộ thông tin dùng để xác định trị giá hải quan trong mọi trường hợp. Nội dung này cần được kiểm tra theo loại hình và quy định áp dụng.

Tờ khai hải quan được lập khi nào?

Tờ khai được lập trong quá trình doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng. Thời điểm khai báo cụ thể phụ thuộc vào loại hình xuất khẩu, nhập khẩu và quy định áp dụng đối với từng trường hợp.

Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên đợi đến khi hàng đã đến cửa khẩu mới bắt đầu thu thập thông tin.

Trước khi hàng di chuyển, doanh nghiệp nên chuẩn bị các dữ liệu cơ bản như:

• Hàng hóa là gì
• Mã HS dự kiến
• Số lượng và trọng lượng
• Trị giá
• Xuất xứ
• Nhà cung cấp hoặc người mua
• Chứng từ thương mại
• Phương thức vận chuyển
• Chính sách quản lý mặt hàng

Chuẩn bị trước giúp người khai hải quan có đủ dữ liệu để xử lý tờ khai và hạn chế tình trạng hàng đã đến nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng.

Ai chịu trách nhiệm về nội dung trên tờ khai?

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hoặc sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan trong trường hợp phù hợp.

Tuy nhiên, việc thuê đơn vị thực hiện khai báo không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ hoàn toàn trách nhiệm đối với thông tin của lô hàng.

Người khai hải quan có trách nhiệm đối với tính chính xác, trung thực và phù hợp pháp luật của nội dung khai báo và chứng từ thuộc phạm vi trách nhiệm theo quy định.

Vì vậy, trước khi truyền tờ khai, doanh nghiệp nên có bước kiểm tra nội bộ, đặc biệt đối với những mặt hàng mới:

• Tên hàng đã chính xác chưa?
• Mô tả hàng hóa đã đủ rõ chưa?
• Mã HS đã được kiểm tra chưa?
• Số lượng và trọng lượng có khớp không?
• Trị giá có chính xác không?
• Xuất xứ đã được xác định chưa?
• Chính sách mặt hàng đã được kiểm tra chưa?

Không nên biến việc khai hải quan thành quy trình đơn giản kiểu “gửi Invoice cho bên dịch vụ”.

Tờ khai hải quan và hồ sơ hải quan có giống nhau không?

Không thể đồng nhất tờ khai hải quan và hồ sơ hải quan.

Có thể hiểu đơn giản:

Tờ khai hải quan là thông tin doanh nghiệp khai báo với cơ quan hải quan.

Hồ sơ hải quan là tập hợp các chứng từ, tài liệu liên quan được sử dụng trong quá trình thực hiện thủ tục theo quy định.

Một tờ khai có thể liên quan đến nhiều chứng từ như Invoice, Packing List, chứng từ vận tải, chứng từ xuất xứ hoặc các giấy tờ khác tùy từng trường hợp.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát sự thống nhất giữa thông tin trên tờ khai và các chứng từ liên quan.

Nội dung chi tiết có thể xem thêm tại bài “Hồ sơ hải quan gồm những gì?”.

Điều gì xảy ra nếu khai sai tờ khai hải quan?

Không phải mọi sai sót trên tờ khai đều có mức độ ảnh hưởng giống nhau.

Một số sai sót có thể được xử lý bằng việc sửa đổi, bổ sung theo quy định. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp sai thông tin có thể ảnh hưởng đến:

• Mã HS
• Thuế
• Chính sách mặt hàng
• Số lượng
• Trị giá
• Xuất xứ
• Điều kiện quản lý chuyên ngành

Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai, thời điểm phát hiện và tình trạng xử lý của tờ khai.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin càng sớm càng tốt thay vì áp dụng cách tiếp cận “khai trước, sai thì sửa sau”, đặc biệt với những thông tin có thể ảnh hưởng đến thuế hoặc chính sách quản lý hàng hóa.

Những lỗi thường gặp khi khai tờ khai hải quan

Trong thực tế, sai sót có thể xuất phát từ dữ liệu hàng hóa, chứng từ hoặc quá trình nhập liệu.

Một số lỗi doanh nghiệp thường cần lưu ý gồm:

Mô tả hàng hóa quá chung

Tên thương mại không đủ để thể hiện bản chất sản phẩm có thể gây khó khăn cho việc phân loại và xử lý hồ sơ.

Chọn sai mã HS

Mã HS liên quan đến phân loại hàng hóa, thuế suất và chính sách quản lý nên sai sót ở nội dung này có thể kéo theo nhiều vấn đề phía sau.

Số lượng hoặc trọng lượng không khớp

Thông tin trên tờ khai cần được đối chiếu với chứng từ và hàng hóa thực tế, đặc biệt đối với lô hàng có nhiều kiện hoặc nhiều quy cách đóng gói.

Trị giá khai báo không chính xác

Sai thông tin về trị giá có thể ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Thông tin giữa các chứng từ không thống nhất

Invoice, Packing List, chứng từ vận tải và tờ khai có thông tin khác nhau có thể khiến lô hàng phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc giải trình tùy trường hợp.

Sao chép máy móc từ tờ khai cũ

Một mặt hàng từng nhập trước đây không có nghĩa lần nhập tiếp theo chắc chắn giữ nguyên mọi thông tin.

Nhà cung cấp, quy cách sản phẩm, giá trị, chính sách hoặc điều kiện giao dịch có thể thay đổi. Vì vậy, mỗi lô hàng vẫn cần được kiểm tra theo thông tin thực tế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra gì trước khi truyền tờ khai?

Trước khi khai chính thức, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist ngắn sau:

1. Hàng hóa

• Tên hàng đúng chưa?
• Mô tả đã đủ rõ chưa?
• Số lượng, trọng lượng có khớp không?

2. Phân loại

• Mã HS đã được kiểm tra chưa?
• Chính sách mặt hàng đã được xác định chưa?

3. Thương mại

• Invoice có đúng thông tin không?
• Giá trị khai báo có phù hợp không?
• Điều kiện giao hàng đã xác định chưa?

4. Xuất xứ

• Xuất xứ hàng hóa đã được xác định chưa?
• Có chứng từ xuất xứ cần sử dụng không?

5. Chứng từ

• Các chứng từ liên quan đã đầy đủ chưa?
• Thông tin giữa các chứng từ có thống nhất không?

6. Vận chuyển

• Thông tin phương tiện hoặc chứng từ vận tải đã chính xác chưa?
• Lô hàng đang ở đâu và dự kiến xử lý tại đâu?

Một checklist ngắn trước khi truyền tờ khai có thể giúp doanh nghiệp phát hiện nhiều sai sót trước khi chúng ảnh hưởng đến quá trình thông quan.

Tờ khai hải quan có quyết định hàng được thông quan không?

Không nên hiểu tờ khai hải quan là yếu tố duy nhất quyết định hàng hóa được thông quan.

Tờ khai là một phần quan trọng của quá trình xử lý hải quan, nhưng việc hoàn thành thủ tục còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác liên quan đến hàng hóa, hồ sơ, nghĩa vụ thuế và chính sách quản lý.

Có thể hình dung quy trình tổng quát:

Hàng hóa thực tế → Chứng từ → Khai báo trên tờ khai → Kiểm tra, xử lý hải quan → Hoàn thành các yêu cầu liên quan → Thông quan

Nếu dữ liệu trên tờ khai không phản ánh đúng hàng hóa hoặc không phù hợp với chứng từ, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại.

Ngược lại, việc chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và kiểm tra trước khi khai báo giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xử lý lô hàng.

Làm thế nào để kiểm soát tờ khai hải quan tốt hơn?

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc kiểm soát tờ khai không nên chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng nhân sự.

Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình kiểm tra trước khai báo theo các bước:

Xác định hàng hóa → Kiểm tra chính sách → Xác định mã HS → Kiểm tra chứng từ → Đối chiếu dữ liệu → Khai tờ khai → Kiểm tra lại trước khi truyền

Cách làm này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều SKU, nhiều nhà cung cấp hoặc thường xuyên nhập các mặt hàng tương tự nhau.

Điểm quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp “có một tờ khai”, mà ở việc thông tin trên tờ khai có phản ánh đúng bản chất lô hàng, thống nhất với chứng từ và phù hợp với chính sách áp dụng hay không.

Kết luận

Tờ khai hải quan là dữ liệu khai báo chính thức về lô hàng, phục vụ quá trình thực hiện thủ tục và quản lý hải quan.

Doanh nghiệp không nên xem tờ khai chỉ là một biểu mẫu cần hoàn thành. Các thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, trị giá, xuất xứ và loại hình đều cần được kiểm tra trước khi khai báo.

Đặc biệt, tờ khai cần được đặt trong mối liên hệ với hàng hóa thực tế và bộ chứng từ liên quan. Khi ba phần này thống nhất, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quá trình xử lý lô hàng và hạn chế những vấn đề phát sinh.

Ở các bài tiếp theo, Hoa Việt sẽ phân tích riêng từng nội dung để doanh nghiệp dễ tra cứu:

• Hồ sơ hải quan gồm những gì?
• Người khai hải quan là ai?
• Khai sai tờ khai hải quan xử lý thế nào?
• Mã HS là gì và xác định như thế nào?
• Phân luồng hải quan là gì?

Hoa Việt Logistics – đồng hành cùng doanh nghiệp trong quy trình nhập khẩu

Với hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam, việc kiểm soát thông tin từ lúc nhà cung cấp giao hàng đến kho Trung Quốc, vận chuyển qua cửa khẩu và xử lý thủ tục giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian và kế hoạch nhận hàng.

Hoa Việt Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam nhanh chóng, an toàn và ổn định.

Kho Bằng Tường – Trung Quốc
Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội
Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM

Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com

#HoaVietLogistics #VanChuyenTrungViet #NhapHangTrungQuoc #Logistics #LogisticsTrungViet #GiaiPhapLogistics