Không phải doanh nghiệp nào nhập hàng Trung Quốc cũng đang sử dụng cùng một cách nhập khẩu giống nhau. Có doanh nghiệp đặt hàng qua sàn thương mại điện tử, có doanh nghiệp làm việc trực tiếp với nhà máy. Có đơn vị tự quản lý nguồn hàng nhưng thuê logistics vận chuyển, cũng có doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu để giảm khối lượng nghiệp vụ phải tự xử lý.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi “mua hàng ở đâu?”. Cần nhìn rộng hơn: mua từ ai, hàng được đưa về Việt Nam bằng cách nào. Hoặc ai xử lý các công đoạn logistics và ai chịu trách nhiệm đối với hoạt động nhập khẩu?
Mỗi cách tổ chức phù hợp với một quy mô và mục tiêu kinh doanh khác nhau. Lựa chọn đúng ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nhiều mặt.
Hình thức nhập hàng Trung Quốc được hiểu như thế nào?
Hình thức nhập hàng Trung Quốc là cách doanh nghiệp tổ chức quá trình mua hàng từ Trung Quốc. Sau đó đưa hàng về Việt Nam.
Trên thực tế, một phương án nhập hàng thường gồm nhiều lớp khác nhau:
– Nguồn mua hàng: sàn thương mại điện tử, nhà máy, thương nhân hoặc nhà cung cấp trực tiếp.
– Quy mô nhập: số lượng nhỏ, vừa hoặc lớn.
– Cách vận chuyển: đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc phương án phù hợp khác.
– Cách xử lý logistics: doanh nghiệp tự thực hiện hoặc thuê đơn vị logistics.
– Cách tổ chức nhập khẩu: doanh nghiệp tự thực hiện hoặc sử dụng phương án ủy thác khi phù hợp.
Điều này có nghĩa là một doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp nhiều hình thức.
Ví dụ, doanh nghiệp tìm nhà cung cấp trên 1688. Sau đó yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng về kho tại Trung Quốc. Tiếp tục thuê một đơn vị logistics vận chuyển hàng về Việt Nam. Cuối cùng là lựa chọn phương án nhập khẩu phù hợp với loại hàng.
Do đó, không nên đánh đồng “mua hàng trên 1688”, “vận chuyển đường bộ” và “nhập khẩu chính ngạch” là 1. Đây là những thành phần khác nhau trong cùng một chuỗi.
1. Nhập hàng thông qua sàn thương mại điện tử Trung Quốc
Đây là một trong những cách tiếp cận nguồn hàng phổ biến. Đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ, shop bán lẻ hoặc doanh nghiệp đang thử nghiệm sản phẩm.
Một số nền tảng quen thuộc gồm Taobao, 1688 và Alibaba.
Các nền tảng này giúp doanh nghiệp tiếp cận số lượng lớn nhà cung cấp mà không nhất thiết phải sang Trung Quốc trực tiếp.
Quy trình cơ bản có thể bắt đầu từ:
Tìm sản phẩm → lựa chọn nhà cung cấp → đặt hàng → thanh toán → nhà cung cấp gửi hàng → hàng về kho Trung Quốc → vận chuyển về Việt Nam
Ưu điểm của phương án này là khả năng tìm kiếm nguồn hàng nhanh và đa dạng. Doanh nghiệp có thể so sánh nhiều nhà cung cấp, mức giá, mẫu mã và quy cách sản phẩm.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên xem thông tin trên sàn là căn cứ duy nhất để quyết định.
Cần kiểm tra thêm chất lượng thực tế, năng lực cung ứng, thời gian chuẩn bị hàng, quy cách đóng gói và các thông tin cần thiết khác.
Đặc biệt, sàn thương mại điện tử là kênh tìm kiếm và giao dịch nguồn hàng. Không phải bản thân nó là một phương thức vận chuyển hay phương thức nhập khẩu.
Đây là điểm cần hiểu rõ để tránh nhầm lẫn khi xây dựng phương án nhập hàng.
2. Nhập hàng trực tiếp từ nhà máy hoặc nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp có nhu cầu nhập hàng ổn định hoặc sản lượng lớn hơn, làm việc trực tiếp với nhà máy hoặc nhà cung cấp có thể trở thành phương án phù hợp.
Thay vì mỗi lần nhập lại tìm kiếm một người bán mới, doanh nghiệp có thể xây dựng quan hệ lâu dài với một hoặc một nhóm nhà cung cấp đã được đánh giá.
Hình thức này thường phù hợp với doanh nghiệp:
– Có nhu cầu nhập hàng định kỳ.
– Có sản lượng tương đối ổn định.
– Muốn đàm phán giá theo số lượng.
– Cần đặt sản phẩm theo quy cách riêng.
– Muốn xây dựng sản phẩm hoặc bao bì theo thương hiệu riêng.
– Cần chủ động hơn về nguồn cung.
Một lợi thế quan trọng của việc làm việc trực tiếp là doanh nghiệp có thể trao đổi sâu hơn về sản phẩm, tiêu chuẩn, số lượng và kế hoạch cung ứng.
Tuy nhiên, trách nhiệm đánh giá nhà cung cấp cũng lớn hơn.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nhà cung cấp là nhà máy, thương nhân hay đơn vị trung gian; năng lực sản xuất thực tế ra sao; thời gian chuẩn bị hàng thế nào và có thể đáp ứng sản lượng dự kiến hay không.
Một nhà cung cấp có giá tốt nhưng không đáp ứng được tiến độ có thể khiến doanh nghiệp gặp vấn đề lớn hơn phần chi phí tiết kiệm được.
3. Nhập hàng thông qua đơn vị trung gian mua hàng
Một số doanh nghiệp không trực tiếp xử lý toàn bộ quá trình đặt hàng với nhà cung cấp Trung Quốc mà sử dụng một đơn vị trung gian.
Đơn vị trung gian có thể hỗ trợ tùy theo phạm vi dịch vụ, chẳng hạn như đặt hàng, thanh toán, theo dõi đơn, nhận hàng tại Trung Quốc hoặc tập kết hàng.
Hình thức này thường phù hợp với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc hoặc chưa có nhân sự chuyên trách.
Điểm thuận lợi là doanh nghiệp có thể giảm bớt công việc trong giai đoạn tìm kiếm và xử lý đơn hàng.
Tuy nhiên, cần xác định thật rõ đơn vị trung gian đang làm đến đâu.
Một đơn vị hỗ trợ mua hàng không mặc nhiên chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình logistics hoặc nhập khẩu.
Trước khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp nên làm rõ:
– Phạm vi công việc.
– Chi phí dịch vụ.
– Trách nhiệm khi nhà cung cấp giao thiếu hoặc sai hàng.
– Cách xử lý hàng tại kho Trung Quốc.
– Phương án vận chuyển về Việt Nam.
– Các nghiệp vụ có được bao gồm trong dịch vụ hay không.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tưởng rằng đã “thuê trọn gói” nhưng đến một công đoạn lại phát sinh thêm đầu việc.
4. Tự mua hàng và thuê đơn vị logistics vận chuyển
Đây là mô hình khá phù hợp với doanh nghiệp đã chủ động được nguồn hàng nhưng không muốn tự tổ chức toàn bộ khâu vận chuyển.
Trong mô hình này, doanh nghiệp vẫn trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, thương lượng sản phẩm, số lượng và giá. Sau đó, nhà cung cấp gửi hàng đến địa điểm tập kết tại Trung Quốc.
Đơn vị logistics tiếp nhận hàng và thực hiện các công việc theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Dòng hàng có thể được tổ chức như:
Nhà cung cấp → Kho Trung Quốc → Kiểm đếm/xử lý hàng → Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam → Kho Việt Nam → Giao hàng
Ưu điểm của phương án này là doanh nghiệp vẫn kiểm soát được quan hệ với nhà cung cấp nhưng giảm bớt phần việc vận hành logistics.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp mua hàng từ nhiều nhà cung cấp, kho Trung Quốc có thể đóng vai trò là điểm tập kết để gom và quản lý hàng trước khi đưa về Việt Nam.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ đơn vị logistics cung cấp những dịch vụ nào: chỉ vận chuyển hay có thêm kho, kiểm đếm, đóng gói, hỗ trợ thủ tục và giao hàng chặng cuối.
5. Nhập hàng theo phương án chính ngạch
Khi hoạt động nhập khẩu được tổ chức bài bản, doanh nghiệp cần quan tâm đến phương án nhập khẩu phù hợp với loại hàng và giao dịch của mình.
Nhập khẩu chính ngạch có thể được hiểu ở góc độ doanh nghiệp tổ chức hoạt động nhập khẩu theo quy định, thực hiện các nghĩa vụ và thủ tục cần thiết đối với hàng hóa nhập khẩu.
Điểm quan trọng là không nên hiểu chính ngạch đơn giản là một “tuyến vận chuyển”.
Đường bộ là phương thức vận tải; chính ngạch là cách tổ chức hoạt động nhập khẩu theo quy định.
Hai khái niệm này có thể xuất hiện cùng nhau nhưng không phải một.
Với doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên, giá trị lớn hoặc cần quản lý hồ sơ, chứng từ và nguồn hàng chặt chẽ, việc xác định phương án nhập khẩu ngay từ đầu có ý nghĩa rất lớn.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách áp dụng cho từng mặt hàng trước khi đặt hàng thay vì chờ đến khi hàng chuẩn bị về Việt Nam mới bắt đầu tìm hiểu.
Phần nhập khẩu chính ngạch sẽ được phân tích thành nhóm nội dung chuyên sâu riêng, bởi đây là một chủ đề có nhiều nghiệp vụ cần tách biệt.
6. Ủy thác nhập khẩu
Ủy thác nhập khẩu là một phương án khác dành cho doanh nghiệp chưa muốn hoặc chưa đủ điều kiện để tự tổ chức toàn bộ hoạt động nhập khẩu.
Thay vì tự thực hiện tất cả nghiệp vụ, doanh nghiệp sử dụng một đơn vị nhận ủy thác theo thỏa thuận giữa các bên.
Phương án này có thể được cân nhắc khi:
– Doanh nghiệp mới bắt đầu nhập khẩu.
– Chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng.
– Chưa có nhiều kinh nghiệm về hồ sơ và nghiệp vụ.
– Có nhu cầu nhập hàng nhưng chưa muốn đầu tư ngay một đội ngũ chuyên trách.
Điểm cần lưu ý là ủy thác nhập khẩu khác với thuê đơn vị vận chuyển.
Đơn vị vận chuyển tập trung vào việc đưa hàng từ điểm nhận đến điểm giao theo phạm vi dịch vụ.
Trong khi đó, ủy thác nhập khẩu liên quan đến việc một bên nhận thực hiện hoạt động nhập khẩu theo nội dung ủy thác.
Doanh nghiệp cần làm rõ trách nhiệm, chi phí, chứng từ, nghĩa vụ của từng bên và cách xử lý khi phát sinh vấn đề.
7. Nhập hàng số lượng nhỏ
Quy mô lô hàng cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp tổ chức nhập hàng.
Nhập số lượng nhỏ thường phù hợp với doanh nghiệp đang:
– Thử nghiệm sản phẩm.
– Kiểm tra phản ứng thị trường.
– Chưa có dữ liệu bán hàng ổn định.
– Muốn hạn chế vốn tồn kho.
– Muốn kiểm tra chất lượng trước khi tăng sản lượng.
Ưu điểm lớn nhất là giảm mức vốn phải bỏ ra cho mỗi lần nhập.
Tuy nhiên, lô hàng quá nhỏ hoặc nhập quá thường xuyên có thể khiến chi phí logistics trên mỗi sản phẩm tăng.
Do đó, “nhập ít” không đồng nghĩa với “luôn tiết kiệm”.
Doanh nghiệp cần so sánh giữa chi phí nhập từng lô và chi phí khi tổ chức các lô hàng có quy mô lớn hơn.
8. Nhập hàng số lượng lớn
Khi sản phẩm đã có đầu ra ổn định, doanh nghiệp có thể tăng quy mô mỗi lần nhập.
Nhập số lượng lớn có thể mang lại một số lợi thế:
– Dễ đàm phán với nhà cung cấp.
– Có thể tối ưu một số chi phí logistics.
– Giảm tần suất đặt hàng.
– Chủ động nguồn hàng hơn.
– Phù hợp với kế hoạch phân phối hoặc sản xuất ổn định.
Nhưng đổi lại, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tồn kho và dòng tiền.
Nếu dự báo nhu cầu sai, một lô hàng lớn có thể khiến vốn bị giữ trong kho lâu hơn dự kiến.
Vì vậy, quyết định nhập bao nhiêu không nên chỉ dựa vào mức giá nhà cung cấp đưa ra. Cần đặt cùng với khả năng bán hàng, vòng quay tồn kho, dòng tiền và lead time nhập hàng.
9. Có thể kết hợp nhiều hình thức nhập hàng không?
Có, và đây thường là cách phù hợp hơn khi doanh nghiệp đã có nhiều nhóm sản phẩm.
Một doanh nghiệp có thể tìm sản phẩm trên 1688, làm việc trực tiếp với nhà máy đối với sản phẩm chủ lực, sử dụng kho Trung Quốc để tập kết hàng và thuê đơn vị logistics vận chuyển về Việt Nam.
Với một nhóm hàng khác, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án ủy thác nhập khẩu.
Điều này cho thấy doanh nghiệp không nhất thiết phải chọn một hình thức duy nhất cho toàn bộ hoạt động nhập hàng.
Mỗi nhóm sản phẩm có thể có một phương án riêng dựa trên:
– Giá trị hàng hóa.
– Số lượng.
– Tần suất nhập.
– Đặc điểm sản phẩm.
– Yêu cầu chứng từ.
– Năng lực nhà cung cấp.
– Khả năng quản lý nội bộ.
– Mục tiêu về chi phí và thời gian.
Đây cũng là cách tiếp cận phù hợp hơn khi doanh nghiệp chuyển từ quy mô nhỏ sang hoạt động nhập hàng chuyên nghiệp.
Doanh nghiệp nên chọn hình thức nhập hàng Trung Quốc nào?
Không có một hình thức được xem là tốt nhất cho mọi trường hợp.
Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên trả lời ít nhất 6 câu hỏi:
Một là, doanh nghiệp đang nhập sản phẩm gì?
Đặc điểm hàng hóa quyết định nhiều yêu cầu trong quá trình mua, vận chuyển và nhập khẩu.
Hai là, số lượng nhập mỗi lần bao nhiêu?
Lô nhỏ và lô lớn có bài toán chi phí, tồn kho và dòng tiền khác nhau.
Ba là, nguồn hàng đến từ đâu?
Mua qua sàn, làm việc trực tiếp với nhà máy hay thông qua đơn vị trung gian sẽ có cách quản lý khác nhau.
Bốn là, doanh nghiệp có đội ngũ xuất nhập khẩu hay chưa?
Nếu chưa có, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các dịch vụ hỗ trợ phù hợp thay vì tự xử lý tất cả.
Năm là, doanh nghiệp cần kiểm soát những chứng từ và yêu cầu nào?
Không nên đặt hàng trước rồi mới kiểm tra các yêu cầu áp dụng cho sản phẩm.
Sáu là, mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
Thử sản phẩm, tối ưu giá vốn, đảm bảo nguồn hàng hay mở rộng quy mô sẽ dẫn đến những phương án nhập khác nhau.
Đừng chọn hình thức nhập hàng chỉ vì “giá rẻ”
Một phương án có giá mua thấp chưa chắc là phương án có tổng chi phí thấp.
Tương tự, một phương án vận chuyển có cước rẻ chưa chắc phù hợp nếu doanh nghiệp cần hàng gấp hoặc cần kiểm soát chặt dòng hàng.
Doanh nghiệp nên đánh giá phương án nhập hàng dựa trên ít nhất bốn yếu tố:
Chi phí – Thời gian – Khả năng kiểm soát – Rủi ro.
Khi bốn yếu tố này được đặt cạnh nhau, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để quyết định nên mua từ đâu, nhập theo quy mô nào và thuê ngoài những công đoạn nào.
Quan trọng nhất, hình thức nhập hàng cần phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mới có thể bắt đầu bằng một mô hình đơn giản để kiểm chứng sản phẩm. Khi sản lượng tăng, quy trình cũng cần được chuẩn hóa và chuyên môn hóa hơn.
Hoa Việt Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, kho hàng và các dịch vụ logistics liên quan, giúp doanh nghiệp tổ chức dòng hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô nhập khẩu.
Hệ thống kho:
– Kho Bằng Tường – Trung Quốc.
– Kho Hà Nội – P. Hoàng Mai, Hà Nội.
– Kho TP.HCM – P. Tân Bình, TP.HCM.
Hotline: 0392.54.1688
Website: vanchuyenhoaviet.com
Bạn cần tư vấn vận chuyển?
Hoa Việt Logistics hỗ trợ báo giá nhanh chóng và minh bạch.